In dit onderdeel worden instellingen gedaan die betrekking hebben op de lay-out van het document Factuur. Voordat het programma Facturering in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om de lay-out goed in te stellen.

In de tab Documenten van Onderhoud | Algemeen  |  Basisgegevens administratie is reeds gekozen voor een factuur met een Horizontale sluitregel of een een factuur met een Verticale sluitregel.

Door te klikken op de knop Wijzigen, is het mogelijk om o.a. de kolommen en de teksten die op de Factuur worden geprint, aan te passen.

Het is mogelijk om voor de E-mail-factuur een aantal instellingen te laten afwijken van de standaard factuur.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Documenten (Verkoopfactuur) getoond met (standaard) de volgende informatie:

• Documentsoort
• Taalcode

 Klik hier voor meer info over Zoeken en Instellingen in de lijst.

Zoeken en Instellingen

Zoeken

	Zoeken In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Docuement door het intoetsen van:  (een gedeelte van de) Omschrijving: Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.
	Verwijderen zoekopdracht Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Documenten de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

Kaart

 Klik hier voor meer info over Navigatie en Knoppen.

Navigatie en Knoppen

Navigatie

	Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
	Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
	Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Een nieuw record maken.
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
	Kopiëren Door te kiezen voor Kopiëren gegevens, worden alle gegevens van een bestaand document overgenomen naar een nieuw document.
	Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.
	Door te kiezen voor Print voorbeeld wordt een voorbeeld van de lay-out naar het beeldscherm geprint. Indien er teksten zijn gewijzigd, dienen deze wijzigingen eerst opgeslagen te worden. Het voorbeeld wordt eerst naar het beeldscherm geprint en kan men vervolgens op de printer afdrukken. Het is raadzaam om middels deze knop te controleren of de factuur juist is ingesteld alvorens je gebruik gaat maken van de facturering. Te allen tijde dien je rekening te houden met de beschikbare ruimte op het document. Doordat er gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd proportioneel lettertype kan er niet worden uitgegaan van een aantal posities maar moet er naar de beschikbare ruimte worden gekeken. De letter W neemt bijvoorbeeld meer ruimte in dan de letter I.
	Door te kiezen voor E-mail voorbeeld wordt een voorbeeld van de lay-out naar het beeldscherm geprint die zal worden gebruikt bij het verzenden van een factuur per e-mail. Indien er teksten zijn gewijzigd, dienen deze wijzigingen eerst opgeslagen te worden. Het voorbeeld wordt eerst naar het beeldscherm geprint en kan men vervolgens op de printer afdrukken. Het is raadzaam om middels deze knop te controleren of de factuur juist is ingesteld alvorens je gebruik gaat maken van de (e-mail)facturering. Te allen tijde dien je rekening te houden met de beschikbare ruimte op het document. Doordat er gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd proportioneel lettertype kan er niet worden uitgegaan van een aantal posities maar moet er naar de beschikbare ruimte worden gekeken. De letter W neemt bijvoorbeeld meer ruimte in dan de letter I.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Algemeen

Soort

Hier wordt de gekozen documentsoort vermeld, in dit geval Verkoopfactuur.

Taalcode

Een document kan voor verschillende talen worden ingesteld. Indien er gebruik wordt gemaakt van verschillende talen en er geen documentteksten zijn ingebracht voor die talen, worden de standaard teksten en instellingen van de taalcode NL (Nederlands) gebruikt.

Bij het afdrukken van een verkoopfactuur wordt gekeken naar de taalcode van de debiteur. Die taalcode is ingevuld in de tab Algemeen van de betreffende debiteur.
Ook indien voor bepaalde Nederlandse debiteuren een afwijkende factuur moet worden geprint, kan hiervoor een nieuwe taalcode (bijvoorbeeld NL2) worden gecreëerd in Onderhoud | Algemeen | Talen.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam

Hier kan de bedrijfsnaam worden ingetoetst, zoals deze op de factuur moet worden afgedrukt. Indien je met briefpapier werkt, dient u dit veld blanco te laten.

Bedrijfsgegevens

Door deze optie aan te vinken, worden de NAW-gegevens van de administratie afgedrukt zoals die zijn ingegeven in de tabbladen Algemeen, Extra en Bank van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Afhankelijk van de velden die daar zijn ingevuld, wordt de kop voor het document bepaald. 

Aantal exemplaren

Het aantal exemplaren dat voor de debiteur dient te worden afgedrukt, dient hier te worden ingevuld.

Voor het afdrukken van een (kopie) factuur voor je eigen administratie, kan het programma Afdrukken Kopiefacturen of Afdrukken Factuurhistorie worden gebruikt.

Debiteurgegevens

Vervolgnaam en Contactpersoon

Door "Indien ingevuld" aan te vinken kun je aangegeven of de velden "Naam (vervolg)" en/of "Contactpersoon" van de debiteur ook moeten worden afgedrukt. Je dient rekening te houden met de beschikbare ruimte op de factuur.

Adresvenster

Je kunt aangeven of het adresvenster van je vensterenvelop links of rechts is.

Verzendadres

Vervolgnaam en Contactpersoon

Kop

Bedrijfsgegevens

Indien je ervoor kiest om je eigen bedrijfsgegevens af te drukken op de documenten, is het mogelijk om de titels van de af te drukken gegevens aan te passen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen met een andere taalcode.

Briefhoofd

De standaardteksten die worden afgedrukt, kunnen hier worden aangepast. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor facturen met een andere taalcode.

De velden Factuurdatum, Debiteurennr. en Factuurnr. worden verdeeld over twee regels. Door het gebruik van een of meerdere spaties kan dit juist worden ingesteld.

Gegevens debiteur

Van een debiteur kun je het telefoonnummer en/of e-mailadres vermelden op de factuur.

Orderregel

Deze velden zijn in de huidige versie (nog) niet van toepassing.

Positie debiteur en Positie verzendadres

Men kan de afdrukpositie bepalen voor zowel het debiteurenadres (factuuradres) als het verzendadres.

Aantal tekens naar rechts

De afdrukpositie kan worden gewijzigd door deze horizontaal te verplaatsen. Door bijvoorbeeld 5 in te toetsen, worden de gegevens 5 posities meer naar rechts afgedrukt. Door -5 in te toetsen worden de gegevens 5 posities naar links verplaatst.

Aantal regels omlaag

Tevens kan de afdrukpositie worden gewijzigd door deze verticaal te verplaatsen. Door bijvoorbeeld 2 in te toetsen, worden de gegevens 2 posities regels meer naar beneden afgedrukt. Het is ook mogelijk om een negatief getal in te toetsen. Daardoor verschuiven de gegevens naar boven.

Regel

Kolomtitels Afdrukken J/N

Voor de kolommen kun je aangeven of die wel of niet moeten worden geprint. Tevens kan men de standaardteksten die worden afgedrukt, aanpassen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor facturen met een andere taalcode.

Afdrukken koppen

Met de optie "Voorbedrukte koppen" kan worden bepaald of de kolomtitels moeten worden afgedrukt. Indien deze optie wordt uitgevinkt, worden de kopjes boven de artikelregel en de horizontale sluitregel niet afgedrukt.

Kolommen

Voet

Voet positie - Aantal regels hoger

De voet van de factuur kan een of meerdere regels omhoog worden geplaatst. Bijvoorbeeld om ruimte te maken voor je bedrijfsgegevens of voor een afbeelding onderaan de factuur.
Het aantal regels kan hier worden ingetoetst.

Sluitregel

De omschrijvingen van de velden in de sluitregel kunnen worden aangepast.

Velden zoals Factuurkorting, Kredietbeperking en Incasso worden alleen afgedrukt op de factuur indien ook daadwerkelijk van die functies gebruik wordt gemaakt.

Facturen BTW-inclusief - BTW-specificatie

Indien deze optie is aangevinkt, wordt een complete sluitregel geprint met het goederenbedrag, belastbaar bedrag, BTW-percentage, BTW-bedrag en factuurbedrag.
Indien deze optie is uitgeschakeld, wordt alleen het factuurbedrag geprint.

Condities

De omschrijvingen van deze velden kunnen desgewenst worden aangepast.

Voettekst

In de voetteksten wordt gebruik gemaakt van variabelen, bijvoorbeeld <DAGEN> in de voettekst van de betalingskorting. Deze variabelen worden automatisch door Minox ingevuld bij het gebruik van de betreffende conditie.
De voettekst is afhankelijk van de instelling en/of betalingsconditie van de desbetreffende debiteur.

Voetteksten kunnen worden aangepast voor:

*  Variabelen

De volgende variabelen kunnen worden gebruikt in de voettekst van de factuur:

• Uit basisgegevens administratie:
  <IBAN>
  <EMAIL>
  <TELEFOON>
  
  
• Van de debiteur:
  <DEBNR>
  <IBANDEBITEUR>
  
  
• Betalingsconditie:
  <DAGEN>
  
• Met betrekking tot de factuur:
  <FACTNR>
  <FACTDATUM>
  <VERVALDATUM>
  <VALUTA>
  <FACTBEDRAG>
  
  

Afbeelding

Links in het tabblad worden - indien aanwezig - de afbeeldingen weergegeven voor de kop van de factuur en voor de voet van de factuur. Indien er (nog) geen afbeeldingen aanwezig zijn, kan dit worden gerealiseerd middels de knop Wijzigen.

Afbeeldingen kunnen worden ingesteld voor:

E-mail

De gegevens die in dit tabblad worden ingevoerd, zijn alleen van toepassing op de factuur die per e-mail wordt verzonden. 
Zo kun je bijvoorbeeld de originele factuur afdrukken op briefpapier. De e-mailfactuur kan vervolgens worden voorzien van een afbeelding met uw bedrijfslogo en/of bedrijfsgegevens.

E-mail Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail kan worden bepaald. Hierbij kunnen variabelen worden gebruikt:

Voorbeeld:

[Minox-Online] Factuur <FACTUURNR> van <ADMINISTRATIENAAM>

E-mail "Body"

In de tekst van de email zelf kun je ook een variabele gebruiken, bijvoorbeeld om in de aanhef  de contactpersoon op te nemen <CONTACTPERSOON>

E-mail Afzender

Het e-mailadres dat dient te worden gebruikt als Afzender, kan hier worden ingetoetst.

E-mail - BCC

BCC staat voor Blind Copy Conform. Het e-mailadres van een BCC-ontvanger is niet zichtbaar in de mail die wordt verzonden.

Je kunt hier bijvoorbeeld, ter controle, je eigen e-mailadres intoetsen of het e-mailadres van de Afdeling Administratie van je bedrijf.

Je kunt ook meerdere emailadressen instellen door deze met een komma te scheiden (123@hotmail.com,456@gmail.com) 

Bedrijfsnaam

Hier kan de bedrijfsnaam worden ingetoetst, zoals deze op de e-mailfactuur moet worden afgedrukt. Indien gebruik maakt van afbeelding met een bedrijfslogo, hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Bedrijfsgegevens

Door deze optie aan te vinken, worden de NAW-gegevens van de administratie afgedrukt zoals die zijn ingegeven in de tabbladen Algemeen, Extra en Bank van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Afhankelijk van de velden die daar zijn ingevuld, wordt de kop voor het document bepaald. 

Indien je gebruik maakt van afbeelding met je bedrijfsgegevens, hoeft dit veld niet te worden aangevinkt.

Afbeeldingen

Links in het tabblad worden - indien aanwezig - de afbeeldingen weergegeven voor de kop van de factuur en voor de voet van de factuur. Indien er (nog) geen afbeeldingen aanwezig zijn, kan dit worden gerealiseerd middels de knop Wijzigen.

Afbeeldingen kunnen worden ingesteld voor:

Tekst bij e-mail

Een factuur die per e-mail wordt verzonden, wordt in de bijlage van het e-mailbericht geplaatst.

In de e-mail kun je een begeleidende tekst opnemen. Deze tekst is voor alle e-mailfacturen hetzelfde, maar kan persoonlijk worden gemaakt door het opnemen van:

Voorbeeld:

Geachte <AANHEF>,

Hierbij treft u onze factuur <FACTUURNR> aan.

Vaste bijlage

Door middel van het toevoegen van een attachment, kun je naast de factuur, een bijlage toevoegen aan de e-mail die wordt verzonden (bijvoorbeeld een document met daarin uw leveringsvoorwaarden).
Een gekoppelde vaste bijlage wordt meegestuurd bij alle facturen.

BTW verlegd

De standaardteksten die worden afgedrukt met betrekking tot BTW verlegd, kunnen hier worden aangepast. De teksten kunnen bijvoorbeeld worden aangepast voor facturen met een andere taalcode.

De standaard tekst is:
<PERC_GREK>% van het loonsombedrag zijnde <GBEDRAG> dient te worden betaald op de G-Rekening, nummer <GBANKREK> en het restant ad <RESTANT> dient te worden betaald op onze gewone rekening <BANKREK1>.