...
- Kies je voor Bewerken
, dan wordt het document geopend in het programmaonderdeel Taken > Facturering, waar het gewijzigd kan worden. - Kies je voor Preview
, dan wordt het document op het scherm getoond. Let op, dit is niet hetzelfde als het Verwerken van het document. De status blijft dus ongewijzigd. In plaats van een factuurnummer wordt de tekst “Concept” getoond. Het factuurnummer wordt alleen bij het daadwerkelijk verwerken van een factuur geprint. - Kies je voor Verwerken
, dan wordt alleen dit document verwerkt. Kies je daarbij voor PDF naar scherm, dan wordt het document direct op het scherm getoond. - Met Splitsen
kun je een verzamelfactuur weer terugzetten naar de oorspronkelijke individuele facturen. Let op dat wijzingen die in de verzamelfactuur zijn doorgevoerd te niet worden gedaan. Deze optie is alleen beschikbaar bij verzamelfacturen. (* zie voor aanvullende informatie ook het kopje "De actie: splitsen" onder de uitleg over de buttons)
Buttons
- Met de button
kun je een nieuwe factuur aanmaken. Hiervoor wordt het programmaonderdeel Taken > Facturering geopend, waar de nieuwe factuur aangemaakt kan worden. In plaats van een nieuwe factuur kun je ook een nieuwe order aanmaken door de status bij “Naar document” te wijzigen naar bijv. Pakbon of Afleverbon.
...
- De button
haalt eventuele nieuwe facturen op die (via andere gebruikers) zijn toegevoegd. - Met de button
kun je meerdere documenten op 1 factuur verzamelen. Vooraf selecteer je de documenten die je wilt verzamelen (vinkje). Klik dan op de button Verzamelen.
Minox toont het aantal geselecteerde documenten voor verzamelen en de opties, waarbij documenten alleen verzameld kunnen worden als de rubrieken overeenkomen. Zo kunnen bijvoorbeeld door de optie Valuta een order in Euro’s en een in Dollars niet worden samengevoegd tot één order. Ook kun je een factuur met BTW verlegd niet samenvoegen met een factuur waarop wél BTW wordt berekend.
De eerste vijf opties staan verplicht aan en vormen hoofdgroepen. Wanneer een debiteur bijvoorbeeld 2 orders heeft met 5% factuurkorting en 3 orders met 10% factuurkorting, dan ontstaan twee verzamelfacturen. Afhankelijk van de gekozen opties kunnen er dus meerdere verzamelfacturen voor één debiteur ontstaan.
Als je de gewenste opties hebt aangevinkt, klik je op OK. Het proces voor het verzamelen van de orders start direct.
Wanneer de documenten zijn verzameld tot één verzamelfactuur, zie je in het scherm dat de oorspronkelijke documenten niet meer in de lijst staan. De nieuwe verzamelfactuur is in principe een normale factuur die weer geopend en bewerkt kan worden.
De individuele documenten worden als “alinea’s” in de verzamelorder opgenomen. Elke alinea opent met ordernummer, orderdatum, leverdatum en referentie van de oorspronkelijke order.
Let op: Als je aan een document ( offerte/order/afleverbon etc.) een bijlage hebt gekoppeld, komt deze bij het verzamelen van facturen NIET mee. Een eventuele bijlage kan dan ook het beste worden gekoppeld aan de uiteindelijke verzamelfactuur. Dit kun je doen door de verzamelfactuur te bewerken ( zie actie : bewerken, hierboven beschreven). In het het programmaonderdeel Taken > Facturering kun je dan een bijlage koppelen aan de verzamelfactuur;
De actie: splitsen: Verzamelen ongedaan maken
Bij een verzamelfactuur is een extra “actie” mogelijk, namelijk Splitsen. Hiermee kun je het verzamelen, zoals hierboven reeds aangegeven, weer ongedaan maken.
- Met de button
worden alleen de gemarkeerde documenten verwerkt. In het verwerkingsscherm wordt het aantal geselecteerde debiteuren en documenten getoond en het totaal bedrag van de documenten. Net als bij Taken > Facturering, kun je er voor kiezen om de instelling van de debiteur aan te houden, een PFD op het scherm weer te geven of geen van beide.
Nadat op OK is geklikt, start de verwerking van de facturen. Boven in beeld wordt een progressie-balk getoond:
Let op: Als je kiest voor “Pdf naar scherm”, dan worden de documenten niet direct op het scherm getoond. Er wordt bovenin het scherm een download-link aangemaakt, waarmee je de documenten kunt downloaden.
De download link blijft beschikbaar, zolang je deze zelf niet sluit. Zelfs na afsluiten en opnieuw opstarten van Minox. Uiteraard kunnen facturen ook altijd nog via Opvragen > Factuurhistorie worden geprint of gemaild.
- Met de button
worden alle filters gereset - De button
opent Opvragen>Factuurhistorie.