Realtime verwerking bankmutaties
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
Realtime automatisch banktransacties ophalen bij de bank, boeken en afletteren |
Sinds kort bestaat in Minox Online de mogelijkheid om bankmutaties banktransacties realtime door te laten boeken naar het bank-dagboek. Zodra de mutaties transacties binnenkomen in de administratie staan ze in het dagboek. Je kunt ze natuurlijk nog wel nalopen en desgewenst wijzigen.
Ook de bekende methode van zelf het voorstel controleren en eventueel aanvullen alvorens door te verwerken naar het dagboek blijft hiernaast vooralsnog bestaan, zodat je als gebruiker kunt kiezen wat je prettiger vindt zelf bepaalt wanneer je de overstap maakt naar nog makkelijker en efficiënter werken.
Je kunt de optie “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken” voor realtime automatisch bank verwerken per administratie per boekjaar aan (of uit) zetten bij Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties. Ook wijzigen overstappen gedurende een boekjaar is mogelijk. De enige voorwaarde is dat er op het moment van wijzigen geen bankmutaties banktransacties in het verwerkingsvoorstel mogen staan of mutaties op de grootboekrekening “Toe te wijzen bankposten”.
De optie “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”, Het realtime automatisch bank verwerken maakt tevens gebruikt van een nieuwe nieuw scherm -indeling voor Verwerking bankmutaties. Deze wordt verderop beschreven. Wanneer je geen gebruik maakt van deze optie, dan blijf je met de oude scherm-indeling werken.Het is niet mogelijk om de nieuwe optie te gebruiken in combinatie met de oude scherm-indeling voor Verwerking bankmutatiesDit biedt de gebruiker grip op het automatische proces en in dit artikel zal verder ingegaan worden op alle mogelijkheden van dit scherm.
Via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties | tab Herkenning kun je aangeven of dat je gebruik wilt maken van “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”. Je kan ook de stappen volgen via Taken | Verwerking bankmutaties ⭐.
Aan de slag
Om te beginnen met realtime doorboeken van de bankmutatiesbanktransacties, moet je adviseren we eerst een grootboekrekening aanmaken voor (nog-) niet herkende bankmutatiesbanktransacties. (zie Onderhoud | Grootboek voor uitleg over het aanmaken van grootboekrekeningen) Deze grootboekrekening moet worden vastgelegd in de basisgegevens van de administratie: Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | in het tabblad Grootboek;
...
Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, dan gaan mutaties banktransacties die niet toegewezen kunnen worden naar de rekening boekingsverschillen ( 2e veld in de afbeelding hierboven). Het nadeel hiervan is dat het voor de gebruiker niet direct zichtbaar (zonder verder klikken) is of de mutatie transactie vanuit verwerking Verwerking bankmutaties automatisch op deze rekening is geplaatst of dat dit een uitzoekpost betreft, die een gebruiker zelf op deze rekening heeft gezet, los van de bankmutatiesbanktransacties. Wij adviseren de extra rekening aan te maken zodat alles direct gescheiden en overzichtelijk blijft.
De eerste keer dat je naar het nieuwe verwerking Verwerking bankmutaties gaat, verschijnt het volgende scherm;
...
Verwerk eerst dit voorstel en keer dan terug naar Taken | Verwerking bankmutaties (nieuw, met sterretje)
...
⭐
| Info |
|---|
Je kunt natuurlijk, als je voorstel relatief recente transacties bevat, er ook voor kiezen het “oude” voorstel te verwijderen en vervolgens bij het verwerken van de banktransacties nieuwe stijl de mutaties opnieuw op te halen. |
Als je in de administratie een bankenkoppeling hebt opgezet, komen de bankmutaties banktransacties zonder verdere actie van de gebruiker binnen in het dagboek. Als je als gebruiker de bankmutaties banktransacties wilt controleren, ga je naar Taken | Verwerking Bankmutaties
...
⭐.
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
Nog geen bankenkoppeling? Zie Quick Guide: Bizcuit aanvragen en Bankrekening(en) koppelen |
Als je geen bankenkoppeling hebt opgezet maar bestanden inleest, kun je ook gebruik maken van deze functie. Hoe je hier een CAMT of MT940 bestand van je bank kunt uploaden lees je verderop.
Werking van het scherm
We bespreken per onderdeel van het nieuwe verwerking Verwerking bankmutaties hoe e.e.a. werkt.
...
Bankrekeningen
...
Hier worden de bankrekeningen weergegeven waarvoor mutaties transacties zijn opgehaald of opgehaald kunnen worden. Selecteer de bankrekening hier, dan worden in de andere onderdelen van dit scherm de mutaties transacties van deze rekening getoond. De mutaties transacties die je hier aantreft, kunnen een van de volgende statussen hebben;
...
Toegewezen : Minox heeft een volledige match met een debiteur/crediteur/grootboekrekening en een openstaande post kunnen vinden en heeft de boeking op de overeenkomstige rekening geboekt.
Aandacht vereist: Iets in de mutatie transactie wijkt af van de openstaande post (bijvoorbeeld teveel of te weinig betaald).
Wachten op factuur: Minox heeft de debiteur of crediteur gevonden, maar er is nog geen factuur in de administratie geboekt die overeenkomt met deze bankmutatie**Telkens als het programma Verwerking bankmutaties wordt gestartbanktransactie.
| Info |
|---|
Telkens als er iets in een openstaande post wordt gewijzigd, zal opnieuw worden gekeken of nog niet toegewezen |
banktransacties alsnog afgeletterd kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat de bijbehorende openstaande post is aangemaakt, een IBAN-nummer bij een debiteur/crediteur is ingevuld of een herkenningstekst is aangemaakt. Wanneer een |
banktransactie alsnog kan worden toegewezen, dan wijzigt de boeking automatisch van de grootboekrekening “Toe te wijzen bankposten” naar de gevonden grootboek-, debiteuren- of crediteurenrekening. |
De Knoppen in het onderdeel Bankrekeningen
...
Het scherm verversen. Er worden indien beschikbaar ook nieuwe mutaties transacties opgehaald.
...
Onder de knop transacties vind je meerdere acties/opties:
Importeren/ Bestand uploaden: Door middel van deze optie kun je een MT940 of CAMT053 bestand wat je bij de bank hebt gedownload in Minox uploaden. Door middel van de knop “Bestanden selecteren” blader je naar het bestand dat je op je computer hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op openen en vervolgens op versturen.
| Note |
|---|
NB.: Upload een bestand maar één keer. Minox bewaart deze transacties en kunnen altijd opnieuw opgehaald worden via Transacties> Importeren: opnieuw ophalen. Zo voorkom je dubbele transacties. |
Importeren: opnieuw ophalen: Deze optie maakt het mogelijk om mutaties transacties die eerder zijn opgehaald door middel van de automatische bankenkoppeling (en om welke reden dan ook verwijderd) opnieuw op te halen. opnieuw op te halen. Ook bevestigde en verwijderde transacties keren hier door terug in je scherm.
De volgende melding verschijnt:
...
| Note |
|---|
NB.: Houd er, zoals in de melding bij opnieuw inlezen bankmutaties aangegeven, wel rekening mee dat je de controle en het eventueel aanpassen en uiteindelijk bevestigen van de transacties opnieuw moet uitvoeren. |
Selecteer de rekening en het tijdvak waarvoor je mutaties transacties opnieuw wilt ophalen, en klik op de groene vink.
Lijst afdrukken: Druk een lijst af van de transacties die voor de geselecteerde rekening zijn opgehaald of ingelezen. Je kunt hier ook op status en op datum filteren en de lijst exporteren naar bijvoorbeeld excel.
...
Selectie bevestigen: De geselecteerde mutaties transacties ( geselecteerd op bankrekening en status) worden bevestigd. Ze staan nu bevestigd in het bankdagboek en zijn niet meer zichtbaar bij Taken | Verwerking Bankmutaties
...
⭐
Selectie verwijderen: Deze opties verwijdert de geselecteerde mutaties transacties ( geselecteerd op bankrekening en status). Het is uiteraard nog mogelijk om ze opnieuw op te halen of in te lezen door middel van de hierboven genoemde opties.
Transacties
...
Om te voorkomen dat je per ongeluk transacties verwijdert is er een extra controle noodzakelijk.
Voorbeeld:
...
de in grijs vermelde tekst moet in het veld worden getypt, en vervolgens door middel van de knop "Bevestigen" worden bevestigd,
Transacties
...
Hier vind je de opgehaalde of ingelezen bankmutaties banktransacties van de bij het onderdeel “Bankrekeningen” geselecteerde bankrekening. Je kunt door middel van de Filter knoppen Filterknoppen op status bepalen welke transacties je wilt weergeven. Let op
| Note |
|---|
NB.: in tegenstelling tot de “oude” manier van verwerken van de |
...
banktransacties, verwerk je nu niet in één keer, maar kies je om je zichtbare selectie - of een individuele transactie - te bevestigen. (zie de beschrijving van het onderdeel “Bankrekeningen” hierboven). |
Transactiegegevens
In dit onderdeel zie je van de transactie die je in het onderdeel “Transacties” hebt geselecteerd/aangeklikt linksboven (1)de details met betrekking tot de gegevens die in het bankbestand ( of de door middel van de bankenkoppeling gedownloade transactiegegevens) door de bank zijn meegegeven.
Boven in het midden (2) zie je de status van de mutatietransactie, waarop eventueel de rekening ( debiteur/crediteur of grootboek)is herkend en waarop de openstaande post is herkend en de naam zoals deze is meegegeven door de bank. Je kunt hier ook handmatig de status aanpassen.
| Note |
|---|
als je handmatig de status aanpast naar “toegewezen” of “aandacht vereist”, of je wijzigt de boeking, dan gaat de transactie niet meer mee in het automatische herkenningsproces. Als je wilt dat de transactie weer meegaat in het automatische herkenningsproces, wijzig dan de status naar “wachten op factuur”. |
Rechts (3) vind je het (transactie-)bedrag, hoeveel van dit bedrag is verwerkt in de daaronder weergegeven boekingsregels en hoeveel er dan eventueel nog te verwerken overblijft.
| Info |
|---|
Als je boeking niet in evenwicht is, boekt Minox het restant automatisch naar de rekening voor boekingsverschillen. Als er daarna iets in de openstaande post verandert, verandert de boeking op boekingsverschillen automatisch mee. |
De knoppen boven het onderdeel transactiegegevens:
...
Vorige (F7): niet beschikbaar bij de eerste transactie in de lijst: gaat naar de vorige transactie in de lijst
Volgende (F8): niet beschikbaar bij de laatste transactie in de lijst: gaat naar de volgende transactie in de lijst
Herkenningstekst:maak een herkenningstekst aan voor deze transactie. (zie Onderhoud | Algemeen | verwerking bankmutaties voor meer informatie)
Document tonen: het eventueel gekoppelde document ( factuur of bonnetje of anderszins) tonen
Bevestigen:bevestig de transactie definitief (boeking blijft in grootboek, transactie niet meer zichtbaar in het scherm.)
Verwijderen: verwijder de transactie (boeking wordt verwijderd uit het grootboek, transactie niet meer zichtbaar in het scherm).
Ook hier moet het verwijderen van de transactie worden bevestigd om te voorkomen dat transacties per ongeluk worden verwijderd:
...
Typ de aangegeven tekst en klik op "Bevestigen"
Knoppen binnen het onderdeel(4):
...
een regel toevoegen
...
een regel in / tussen -voegen
...
de regel(s) opslaan
Opslaan en een regel toevoegen
...
Annuleren
...
Omschrijving (5)
Hier vind je de omschrijving van de gevonden rekening ( debiteur/crediteur/grootboek), het eventueel bij de debiteur/crediteur/grootboekrekening opgeslagen memo en de omschrijving van de eventuele kostensoort en kostenplaats.
Regel bewerken/ de boekingsregel(s) (6):
Hier vind je de boekingsregel zoals Taken | Verwerking Bankmutaties hem in het bankdagboek heeft opgeslagen en kun je de regel nog bewerken, en eventuele regels toevoegen.
...