Page Comparison

In dit scherm worden alleen de documenten met de status “Gereed voor factuur” getoond. Het type document kan ieder type zijn, maar de status van het document “Gereed voor factuur” bepaalt of het document hier wordt weergegeven.

Wanneer een document niet in de lijst verschijnt, kun je via Taken | Verkoop | Orders de order bewerken en de status wijzigen naar Factuur:

Filters:

Zie Taken| Verkoop| Offertes. Het documenttype is hier toegevoegd als selectie- mogelijkheid.

Kolommen

De lijst met documenten kun je ook hier weer naar eigen inzicht sorteren op elke kolom. Klik hiervoor op de kolomnaam van de gewenste kolom. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

In de eerste kolom kun je één of meerdere documenten selecteren voor verwerking. Vink je het hokje in de titelbalk aan, dan selecteer je alle documenten.

De kolom “Type” toont de laatst verwerkte status van het document.

In de kolom “Gepland voor” staat een eventueel van te voren vastgelegde factuurdatum. Dit kan bij het aanmaken/wijzigen van een order al worden vastgelegd.

In de kolom “Acties” heb je de mogelijkheid om een document te bewerken, een preview op te vragen, informatie in te zien of het document te verwerken.

• Kies je voor Bewerken , dan wordt het document geopend in het programmaonderdeel Taken | Facturering, waar het gewijzigd kan worden.

• Kies je voor Preview , dan wordt het document op het scherm getoond. Let op, dit is niet hetzelfde als het Verwerken van het document. De status blijft dus ongewijzigd. In plaats van een factuurnummer wordt de tekst “Concept” getoond. Het factuurnummer wordt alleen bij het daadwerkelijk verwerken van een factuur geprint.

• Kies je voor Verwerken , dan wordt alleen dit document verwerkt. Kies je daarbij voor PDF naar scherm, dan wordt het document direct op het scherm getoond.

• Met Splitsen kun je een verzamelfactuur weer terugzetten naar de oorspronkelijke individuele facturen. Let op dat wijzingen die in de verzamelfactuur zijn doorgevoerd te niet worden gedaan. Deze optie is alleen beschikbaar bij verzamelfacturen. (* zie voor aanvullende informatie ook het kopje "De actie: splitsen" onder de uitleg over de buttons) 

Buttons

• Met de button

  

  kun je een nieuwe factuur aanmaken. Hiervoor wordt het programmaonderdeel Taken | Facturering geopend, waar de nieuwe factuur aangemaakt kan worden. In plaats van een nieuwe factuur kun je ook een nieuwe order aanmaken door de status bij “Naar document” te wijzigen naar bijv. Pakbon of Afleverbon.

• De button

  

  haalt eventuele nieuwe facturen op die (via andere gebruikers) zijn toegevoegd.

• Met de button

  

  kun je meerdere documenten op 1 factuur verzamelen. Vooraf selecteer je de documenten die je wilt verzamelen (vinkje). Klik dan op de button Verzamelen.

Minox toont het aantal geselecteerde documenten voor verzamelen en de opties, waarbij documenten alleen verzameld kunnen worden als de rubrieken overeenkomen. Zo kunnen bijvoorbeeld door de optie Valuta een order in Euro’s en een in Dollars niet worden samengevoegd tot één order. Ook kun je een factuur met BTW verlegd niet samenvoegen met een factuur waarop wél BTW wordt berekend.

De eerste vijf opties staan verplicht aan en vormen hoofdgroepen. Wanneer een debiteur bijvoorbeeld 2 orders heeft met 5% factuurkorting en 3 orders met 10% factuurkorting, dan ontstaan twee verzamelfacturen. Afhankelijk van de gekozen opties kunnen er dus meerdere verzamelfacturen voor één debiteur ontstaan.

Als je de gewenste opties hebt aangevinkt, klik je op OK. Het proces voor het verzamelen van de orders start direct.

Wanneer de documenten zijn verzameld tot één verzamelfactuur, zie je in het scherm dat de oorspronkelijke documenten niet meer in de lijst staan. De nieuwe verzamelfactuur is in principe een normale factuur die weer geopend en bewerkt kan worden.

De individuele documenten worden als “alinea’s” in de verzamelorder opgenomen. Elke alinea opent met ordernummer, orderdatum, leverdatum en referentie van de oorspronkelijke order.

Een eventuele bijlage kan dan ook het beste worden gekoppeld aan de uiteindelijke verzamelfactuur. Dit kun je doen door de verzamelfactuur te bewerken ( zie actie : bewerken, hierboven beschreven). In het het programmaonderdeel Taken | Facturering kun je dan een bijlage koppelen aan de verzamelfactuur; 

De actie: splitsen: Verzamelen ongedaan maken

Bij een verzamelfactuur is een extra “actie” mogelijk, namelijk Splitsen. Hiermee kun je het verzamelen, zoals hierboven reeds aangegeven, weer ongedaan maken.

• Met de button

  

  worden alleen de gemarkeerde documenten verwerkt. In het verwerkingsscherm wordt het aantal geselecteerde debiteuren en documenten getoond en het totaal bedrag van de documenten. Net als bij Taken | Facturering, kun je er voor kiezen om de instelling van de debiteur aan te houden, een PFD op het scherm weer te geven of geen van beide.

Nadat op OK is geklikt, start de verwerking van de facturen. Boven in beeld wordt een progressie-balk getoond:

❗ Let op: Als je kiest voor “Pdf naar scherm”, dan worden de documenten niet direct op het scherm getoond. Er wordt bovenin het scherm een download-link aangemaakt, waarmee je de documenten kunt downloaden.

De download link blijft beschikbaar, zolang je deze zelf niet sluit. Zelfs na afsluiten en opnieuw opstarten van Minox. Uiteraard kunnen facturen ook altijd nog via Opvragen | Factuurhistorie worden geprint of gemaild.

• Met de button

  

  worden alle filters gereset

• De button

  

   opent Opvragen| Factuurhistorie.