Per 1 januari 2005 bent u als ondernemer verplicht om de aangifte Omzetbelasting en opgaaf IntraCommunautaire Leveringen elektronisch aan te leveren bij de Belastingdienst. Slechts een beperkte groep ondernemers kan ontheffing krijgen van deze verplichting. U komt voor ontheffing in aanmerking als u niet beschikt over een computer. Dat wil zeggen dat u zelf geen computer heeft en dat uw eventuele fiscaal intermediair ook geen PC heeft.
Vanaf 2005 stuurt de Belastingdienst u geen aangiftebiljet meer toe maar een uitnodiging tot het doen van een aangifte. Tevens is daar een acceptgiro bijgevoegd.
U kunt op drie manieren aangifte doen:
| 1. | Via de internetsite van de Belastingdienst. |
| 2. | Met speciale aangiftesoftware van MINOX. |
| 3. | Uw aangiften worden verzorgd door een fiscaal intermediair, zoals een accountants- of administratiekantoor. Deze wijze behoeft verder geen toelichting. |
De speciale aangiftesoftware van MINOX is met name bedoeld voor accountants- en administratiekantoren, fiscale intermediairs en grotere bedrijven die veelal ook in aanmerking komen voor de opgaven intracommunautaire leveringen.
Twee manieren van aangifte
1. Via de internetsite van de Belastingdienst
In het laatste kwartaal van 2004 heeft de Belastingdienst alle ondernemers automatisch twee brieven gestuurd. Een brief met daarin een gebruikersnaam en een instructiefolder. Daarna volgde een aparte brief met daarin een wachtwoord. Hiermee wordt toegang verkregen tot de beveiligde website van de Belastingdienst. Vanaf 2005 toetst men de cijfers op deze site in. Direct na het verzenden krijgt men een e-mail van de Belastingdienst of de aangifte goed is ontvangen.
Deze eenvoudige manier sluit nauw aan op de oude situatie. U drukte de definitieve BTW-aangifte af vanuit MINOX en vulde de gegevens in op het aangiftebiljet.
De huidige versie van MINOX voor Windows biedt u de mogelijkheid om de (voorlopige) BTW-aangifte nog handmatig te wijzigen.
Om op deze wijze de aangifte te verzorgen hoeft u dus verder niets te doen. U kunt de rest van de beschrijving over de wijze van elektronische verzending in feite overslaan.
Voor het aangeven via internet heeft u geen pincode of digitaal certificaat nodig. U ondertekent dan met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
2. Met aangiftesoftware van MINOX
Zoals hiervoor reeds beschreven, biedt MINOX u de mogelijkheid om de (voorlopige) BTW-aangifte nog handmatig te wijzigen. Nadat de aangifte door u akkoord is bevonden, wordt deze afgedrukt en tevens opgeslagen in een zogenaamd XML-bestand. Vervolgens dient dit bestand op een elektronische wijze te worden verzonden naar de Belastingdienst.
Belangrijk bij de communicatie tussen u en de Belastingdienst is de beveiliging van die communicatie. Indien u met de aangiftesoftware van MINOX de aangifte gaat indienen, moet deze altijd ondertekend worden met een elektronische handtekening.
Deze ondertekening zorgt ervoor dat:
- De authenticiteit van de berichten vaststaat: de afzender is degene die hij zegt te zijn.
- De vertrouwelijkheid van het berichtenverkeer gegarandeerd is: niemand anders kan de berichten lezen.
- De integriteit van het berichtenverkeer gegarandeerd is: niemand kan de berichten wijzigen.
Pincode of Digitaal certificaat
Er zijn twee methoden ontwikkeld om elektronische aangiften die met een softwarepakket worden ingediend, te ondertekenen, namelijk:
a. Ondertekening met een pincode.
b. Ondertekening met een digitaal certificaat.
a. Pincode
Dit is de meest eenvoudige manier van digitaal ondertekenen maar heeft ook een aantal beperkingen ten opzichte van het gebruik van een digitaal certificaat.
Aanvraag pincode
Als u gebruik wilt maken van het ondertekenen met een pincode dan doet u dit met het formulier 'Opgaaf elektronische handtekening ondernemers en ondernemingen'. U ondertekent uw aangifte met een 5-cijferige pincode. U moet deze code laten registreren bij de Belastingdienst. De pincode is vergelijkbaar met de pincode van de elektronische aangifte voor particulieren. Hier zijn verder geen kosten aan verbonden. Naast de pincode dient u ook een digitale postbus en een procesID aan te vragen (zie beschrijving).
b. Digitaal certificaat
De meest veilige vorm van verzending via het internet of via een inbelverbinding, is gebruik van het digitale certificaat. Deze certificaten worden uitgegeven door een onafhankelijke partij genaamd DigiNotar.
Bij verzending van gegevens wordt automatisch het certificaat meegezonden, zodat
de Belastingdienst zekerheid heeft over de afzender (authenticiteit). Tevens wordt
met een tweede certificaat de informatie onleesbaar gemaakt (vertrouwelijkheid),
zodat de informatie niet door derden kan worden gelezen.
Wie gebruik maakt van een digitaal certificaat, kan daarmee niet alleen elektronisch
aangifte doen, maar ook inhoudelijke berichten van de Belastingdienst ontvangen.
In tegenstelling tot de communicatie met de pincode is er hier sprake van tweerichtingsverkeer.
Deze manier van ondertekenen zal met name door fiscaal intermediairs worden gebruikt,
omdat zij dan elektronische kopieaanslagen kunnen ontvangen.
Aanvraag certificaat
Het aanvragen van een certificaat bestaat uit twee onderdelen:
een digitale aanvraag
een schriftelijke aanvraag
Het aanvragen gebeurt door middel van de aangiftesoftware van MINOX. De digitale
aanvraag wordt automatisch door de software verstuurd.
Tevens wordt er een formulier afgedrukt. Dit formulier moet worden ondertekend door
de verantwoordelijke persoon die vermeld staat op de inschrijving van de Kamer van
Koophandel. Van deze persoon moet tevens een kopie van een legitimatiebewijs worden
meegestuurd.
Nadat de aanvraag door DigiNotar is goedgekeurd ontvangt u van hen het certificaat.
Dit certificaat leest u in de aangiftesoftware van MINOX in.
Aan het gebruik van een digitaal certificaat zijn eenmalige en jaarlijkse kosten
verbonden. Deze kosten worden door DigiNotar aan u in rekening gebracht.
Ook dient u een digitale postbus en een procesID aan te vragen.
Reeds in uw bezit zijnde envelopcertificaten die u voor andere doeleinden gebruikt
(bijvoorbeeld van SFB en UWV) zijn niet te gebruiken voor de BTW-aangifte. De benodigde
certificaten zijn speciaal uitgegeven voor de Belastingdienst.
Digitale postbus en procesID
Behalve de genoemde pincode of het digitale certificaat dient u bij de Belastingdienst
een digitale postbus en procesidentificatie per aangiftesoort aan te vragen.
Als u de aangifte niet via internet wilt verzenden, maar met behulp van een directe
lijn, dan dient u bij KPN een inbelaccount aan te vragen. De benodigde aanvraagformulieren
kunt u met de aangiftesoftware afdrukken.
Aangiftesoftware van MINOX
Als u kiest voor het elektronisch verzenden van de BTW- en ICL-aangifte, dient u
in het bezit te komen van de aangiftesoftware voor MINOX.
De aangiftesoftware installeert u buiten MINOX om op uw computer. Hierdoor kunnen
op een centraal punt de aangiften (automatisch) van andere werkplekken worden ingelezen
en verzonden. Tevens is een accountants- en administratiekantoor in staat de aangifte
die de klant heeft aangemaakt met het digitale certificaat van het kantoor af te
handelen. In de praktijk zal echter de administratie bij de accountant worden ingelezen,
waarna vervolgens de aangifte door de accountant wordt gedaan.
Na ontvangst van uw aanvraagformulier wordt de aangiftesoftware aan u verstuurd.
U dient contact met ons op te nemen voor een aanvraagformulier. Deze aangiftesoftware
is door derden ontwikkeld en wordt door ons, in het kader van het service-abonnement,
gratis aan u ter beschikking gesteld.
Echter voor ondersteuning, zowel bij installatie als gebruik, dient u met deze derde
partij contact op te nemen. Onze helpdesk kan u niet helpen met vragen over de aangiftesoftware.
U doet BTW-aangifte per maand, kwartaal of jaar. U geeft in uw aangifte de BTW aan die u hebt berekend aan uw klanten, en de BTW die u kunt aftrekken. Zorg ervoor dat u uw aangifte en betaling op tijd doet. Op de internetsite van de Belastingdienst staat wanneer uw aangifte en betaling binnen moet zijn.