Quick Guide Taken>Verkoop

Het programmaonderdeel Taken>Verkoop is bedoeld voor de bulkverwerking van orders en het verzamelen van facturen en abonnementen.

Voor het per stuk invoeren en verwerken van offertes, orders, facturen en abonnementen kun je nog steeds gebruik maken van Taken>Facturering. Hierin kun je echter geen orders in bulk verwerken of meerdere orders of abonnementen op 1 factuur verzamelen. In Taken>Verkoop is dit nu mogelijk ( ook het aanmaken van een individueel document is hier overigens mogelijk).

Meer informatie over het invoeren en verwerken van orders via Taken > Facturering vind je hier:

Quick Guide verkooporders en abonnementen

De lay-out die wordt gebruikt voor de documenten in het programmaonderdeel Taken>Verkoop komt vanuit de lay-outs die zijn opgeslagen in de basisgegevens van de administratie. Zie de bovengenoemde Quick Guide voor het instellen van deze lay-outs.

In de onderstaande tekst gaan we verder alleen in op het programmaonderdeel Taken>Verkoop.

NB.: Als je de orders en abonnementen module niet hebt aangeschaft, zijn onder Taken>Verkoop alleen de onderdelen offertes en facturen beschikbaar.

Taken>Verkoop>Offertes

In dit onderdeel tref je een overzicht van alle offertes in de administratie die nog niet zijn verwerkt.

Filters

Met de filters aan de linkerkant van het scherm kun je offertes zoeken via het klantnummer, de offertedatum of door een (deel van) de referentie of de debiteurnaam in te toetsen in het veld “zoeken”. Wil je geen gebruik maken van de filters, dan kun je dit gedeelte van het scherm met het knopje “<” dichtklappen. Met de button

worden alle filters gereset.

Deze filters werken in alle onderdelen van Taken>Verkoop op dezelfde wijze. Bij de hierna volgende onderdelen zullen we de filters dan ook alleen bespreken indien er verschillen zijn.

Kolommen

De lijst met offertes kun je naar eigen inzicht sorteren op elke kolom. Klik hiervoor op de kolomnaam van de gewenste kolom. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

Acties

In de kolom Acties heb je de mogelijkheid om een offerte te bewerken, een preview op te vragen of de offerte te verwerken.

Kies je voor Bewerken , dan wordt de offerte geopend in het programmaonderdeel Taken > Facturering, waar de offerte kan worden gewijzigd.
Kies je voor Preview , dan wordt de offerte op het scherm getoond (Minox opent de PDF in een nieuw tabblad rechts van het tabblad Minox Online). In plaats van een offertenummer wordt de tekst “Concept” getoond. Het offertenummer wordt alleen bij het verwerken van een offerte geprint.
Kies je voor Verwerken , dan wordt een offerte-nummer toegewezen. Net als bij Taken > Facturering, kun er voor kiezen om de instelling van de debiteur aan te houden, een PFD op het scherm weer te geven of geen van beide.

Buttons

Met de button kun je nieuwe offertes aanmaken. Hiervoor wordt het programmaonderdeel Taken > Facturering geopend, waar de nieuwe offerte aangemaakt kan worden.
Met de button kun je het offerte-overzicht verversen ( nieuwe offertes die bijvoorbeeld in de tussentijd door een collega zijn aangemaakt verschijnen dan ook in de lijst).

Taken>Verkoop>Orders

Filters

Zie Taken>Verkoop>Offertes. Het documenttype is hier toegevoegd als selectie- mogelijkheid.

Kolommen

De lijst met orders kun je naar eigen inzicht sorteren op elke kolom. Klik hiervoor op de kolomnaam van de gewenste kolom. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

In de eerste kolom kun je één of meerdere orders selecteren voor verwerking. Vink je het hokje in de titelbalk aan, dan selecteer je alle orders.

In de kolom “Te verwerken” staat de status voor de eerstvolgende actie (of het eerstvolgende stadium) van het document. In het standaard orderproces wat je hebt vastgelegd in de basisgegevens van de administratie wordt bepaald welk document de volgende stap is. Als je bijvoorbeeld geen afleverbonnen gebruikt, kun je deze daar uitvinken en komen ze ook niet in Taken>Verkoop voor, tenzij er een afleverbon handmatig is aangemaakt. (zie de bovengenoemde Quick Guide Verkooporders & abonnementen voor meer informatie)

In de kolom “Laatste stap op” staat de status en datum van de vorige stap.

In de kolom Acties heb je de mogelijkheid om een order te bewerken, een preview op te vragen, informatie in te zien of de order te verwerken. (De actie-knoppen zijn alleen zichtbaar als je met de muis naar de regel wijst of erop klikt.)

Kies je voor Bewerken , dan wordt de offerte geopend in het programmaonderdeel Taken > Facturering, waar de order gewijzigd kan worden.
Kies je voor Informatie , dan worden de datums getoond van de diverse orderdocumenten die eerder van de betreffende order zijn afgedrukt/gemaild.
Kies je voor Preview , dan wordt het orderdocument op het scherm getoond. Let op, dit is niet hetzelfde als het Verwerken van het document. De status blijft dus ongewijzigd.
Kies je voor Verwerken , dan wordt alleen die order verwerkt. Kies je daarbij voor PDF naar scherm, dan wordt het document direct op het scherm getoond.

Widgets

In de Widgets boven in het scherm wordt van elke orderstatus (Orderbevestiging, Pakbon, Aflever bon) het aantal aanwezige orders getoond. Door op een Widget te klikken selecteer je snel alleen de orders van die status.

Buttons

Met de button kun je nieuwe orders aanmaken. Hiervoor wordt het programmaonderdeel Taken > Facturering geopend, waar de nieuwe order aangemaakt kan worden.
Met de button worden de gemarkeerde orders verwerkt. In het verwerkingsscherm wordt het aantal geselecteerde debiteuren en orders getoond en het totaal bedrag van de orders.

Tevens bepaal je hier hoe je de verwerking wilt uitvoeren en met welke datum de verwerking uitgevoerd moet worden.

Net als bij Taken > Facturering, kun je er voor kiezen om de instelling van de debiteur aan te houden (dus bijvoorbeeld direct via de mail versturen of alleen weergeven) , een PFD op het scherm weer te geven of geen van beide. De opgegeven geldt voor alle orders die op dat moment worden verwerkt.

Let op: Als je kiest voor “Pdf naar scherm”, dan worden de documenten niet direct op het scherm getoond. Er wordt bovenin het scherm een download-link aangemaakt, waarmee je de documenten kunt downloaden.

Zolang je de melding zelf niet sluit, kun je de bestanden (blijven) downloaden. Zelfs na afsluiten en opnieuw opstarten van Minox blijft de link beschikbaar.

De button haalt eventuele nieuwe orders op die (via andere gebruikers) zijn toegevoegd.

Taken>Verkoop>Facturen

In dit scherm worden alleen de documenten met de status “Gereed voor factuur” getoond. Het type document kan ieder type zijn, maar de status van het document “Gereed voor factuur” bepaalt of het document hier wordt weergegeven.

Wanneer een document niet in de lijst verschijnt, kun je via Taken > Verkoop > Orders de order bewerken en de status wijzigen naar Factuur:

Filters:

Zie Taken>Verkoop>Offertes. Het documenttype is hier toegevoegd als selectie- mogelijkheid.

Kolommen

De lijst met documenten kun je ook hier weer naar eigen inzicht sorteren op elke kolom. Klik hiervoor op de kolomnaam van de gewenste kolom. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

In de eerste kolom kun je één of meerdere documenten selecteren voor verwerking. Vink je het hokje in de titelbalk aan, dan selecteer je alle documenten.

De kolom “Type” toont de laatst verwerkte status van het document.

In de kolom “Gepland voor” staat een eventueel van te voren vastgelegde factuurdatum. Dit kan bij het aanmaken/wijzigen van een order al worden vastgelegd.

In de kolom “Acties” heb je de mogelijkheid om een document te bewerken, een preview op te vragen, informatie in te zien of het document te verwerken.

Kies je voor Bewerken , dan wordt het document geopend in het programmaonderdeel Taken > Facturering, waar het gewijzigd kan worden.
Kies je voor Preview , dan wordt het document op het scherm getoond. Let op, dit is niet hetzelfde als het Verwerken van het document. De status blijft dus ongewijzigd. In plaats van een factuurnummer wordt de tekst “Concept” getoond. Het factuurnummer wordt alleen bij het daadwerkelijk verwerken van een factuur geprint.
Kies je voor Verwerken , dan wordt alleen dit document verwerkt. Kies je daarbij voor PDF naar scherm, dan wordt het document direct op het scherm getoond.
Met Splitsen kun je een verzamelfactuur weer terugzetten naar de oorspronkelijke individuele facturen. Let op dat wijzingen die in de verzamelfactuur zijn doorgevoerd te niet worden gedaan. Deze optie is alleen beschikbaar bij verzamelfacturen. (* zie voor aanvullende informatie ook het kopje "De actie: splitsen" onder de uitleg over de buttons)

Buttons

Met de button kun je een nieuwe factuur aanmaken. Hiervoor wordt het programmaonderdeel Taken > Facturering geopend, waar de nieuwe factuur aangemaakt kan worden. In plaats van een nieuwe factuur kun je ook een nieuwe order aanmaken door de status bij “Naar document” te wijzigen naar bijv. Pakbon of Afleverbon.

Let er op dat deze orders daarna niet zichtbaar zijn bij Verkoop > Facturen, maar bij Verkoop > Orders.

De button haalt eventuele nieuwe facturen op die (via andere gebruikers) zijn toegevoegd.
Met de button kun je meerdere documenten op 1 factuur verzamelen. Vooraf selecteer je de documenten die je wilt verzamelen (vinkje). Klik dan op de button Verzamelen.

Minox toont het aantal geselecteerde documenten voor verzamelen en de opties, waarbij documenten alleen verzameld kunnen worden als de rubrieken overeenkomen. Zo kunnen bijvoorbeeld door de optie Valuta een order in Euro’s en een in Dollars niet worden samengevoegd tot één order. Ook kun je een factuur met BTW verlegd niet samenvoegen met een factuur waarop wél BTW wordt berekend.

De eerste vijf opties staan verplicht aan en vormen hoofdgroepen. Wanneer een debiteur bijvoorbeeld 2 orders heeft met 5% factuurkorting en 3 orders met 10% factuurkorting, dan ontstaan twee verzamelfacturen. Afhankelijk van de gekozen opties kunnen er dus meerdere verzamelfacturen voor één debiteur ontstaan.

Als je de gewenste opties hebt aangevinkt, klik je op OK. Het proces voor het verzamelen van de orders start direct.

Wanneer de documenten zijn verzameld tot één verzamelfactuur, zie je in het scherm dat de oorspronkelijke documenten niet meer in de lijst staan. De nieuwe verzamelfactuur is in principe een normale factuur die weer geopend en bewerkt kan worden.

De individuele documenten worden als “alinea’s” in de verzamelorder opgenomen. Elke alinea opent met ordernummer, orderdatum, leverdatum en referentie van de oorspronkelijke order.

Let op: Als je aan een document ( offerte/order/afleverbon etc.) een bijlage hebt gekoppeld, komt deze bij het verzamelen van facturen NIET mee. Een eventuele bijlage kan dan ook het beste worden gekoppeld aan de uiteindelijke verzamelfactuur. Dit kun je doen door de verzamelfactuur te bewerken ( zie actie : bewerken, hierboven beschreven). In het het programmaonderdeel Taken > Facturering kun je dan een bijlage koppelen aan de verzamelfactuur;

De actie: splitsen: Verzamelen ongedaan maken

Bij een verzamelfactuur is een extra “actie” mogelijk, namelijk Splitsen. Hiermee kun je het verzamelen, zoals hierboven reeds aangegeven, weer ongedaan maken.

Met de button worden alleen de gemarkeerde documenten verwerkt. In het verwerkingsscherm wordt het aantal geselecteerde debiteuren en documenten getoond en het totaal bedrag van de documenten. Net als bij Taken > Facturering, kun je er voor kiezen om de instelling van de debiteur aan te houden, een PFD op het scherm weer te geven of geen van beide.

Nadat op OK is geklikt, start de verwerking van de facturen. Boven in beeld wordt een progressie-balk getoond:

Let op: Als je kiest voor “Pdf naar scherm”, dan worden de documenten niet direct op het scherm getoond. Er wordt bovenin het scherm een download-link aangemaakt, waarmee je de documenten kunt downloaden.

De download link blijft beschikbaar, zolang je deze zelf niet sluit. Zelfs na afsluiten en opnieuw opstarten van Minox. Uiteraard kunnen facturen ook altijd nog via Opvragen > Factuurhistorie worden geprint of gemaild.

Met de button worden alle filters gereset
De button opent Opvragen>Factuurhistorie.

Taken>Verkoop>Abonnementen

Het documenttype Abonnement wordt in Minox gebruikt voor het terugkerend factureren voor dezelfde diensten of goederen (of daadwerkelijke abonnementen).

Indien je over de module Facturering: Orders en Abonnementen beschikt, kon je via Taken>Facturering al abonnementen aanmaken. Het grote verschil met dit programmaonderdeel is dat je bij Taken>Verkoop>Abonnementen nu ook meerdere abonnementen tegelijk kunt factureren, terwijl je bij abonnementen via Taken>Facturering ieder abonnement individueel moet factureren. Daarnaast is het nu ook, op veler verzoek, via Taken>Verkoop>Abonnementen mogelijk om een abonnement samen te voegen met een (losse) factuur voor dezelfde debiteur.

Buttons

Met de button “Nieuw abonnement” maak je abonnementen aan. Bij abonnementen via dit programmaonderdeel wordt (extra ten opzichte van Taken>Facturering) gevraagd om drie extra rubrieken: "Factureren op", "Einddatum abonnement" en "Frequentie";

Factureren op : Eerste datum waarop (of waarna) het abonnement gefactureerd moet worden.

Einddatum : Na deze datum wordt het abonnement niet meer gefactureerd.

Frequentie : Met welke frequentie moet het abonnement gefactureerd worden.

Met de button zet je periodiek de geselecteerde facturen klaar voor facturering. Daarna start je het programma Taken > Verkoop > Facturen als je de facturen meteen wilt verwerken.

Via de uitgebreide filter-opties selecteer je de abonnementen die je wilt factureren. Met de button “Facturen klaarzetten” zet je de geselecteerde abonnementen klaar voor facturering.

Door de extra stap “Facturen klaarzetten” heb je de mogelijkheid om later, bij het daadwerkelijk factureren van de abonnementen, eventuele andere facturen of orders van dezelfde klant te verzamelen op één factuur.

Bij het klaarzetten voor facturering kan een aanvullende voorloop tekst worden meegegeven. Deze wordt in de eerste artikelregel(s) van de factuur opgenomen:

Als de gewenste abonnementen zijn klaar gezet voor facturering, start je het programma Taken > Verkoop > Facturen. Hiermee kunnen de klaargezette abonnementsfacturen worden verwerkt.

Na het verwerken van een abonnementsfactuur, worden de rubrieken “Laatste factuur” en “Factureren op” van het abonnement bijgewerkt. De datum in de rubriek “Factureren op” wordt opgehoogd met de gekozen frequentie.

Filters

Met het filterscherm aan de linkerkant kun je abonnementen zoeken of selecteren via diverse filters, net als bij offertes, orders en facturen. Bij de filters in Taken>Abonnementen heb je een aantal extra filtermogelijkheden, zoals het abonnement nummer de frequentie of de einddatum van het abonnement. Wil je geen gebruik maken van de filters, dan kun je dit gedeelte met “<” dichtklappen. Met de button kun je weer alle selecties resetten.

Kolommen

De lijst met abonnementen kun je naar eigen inzicht sorteren op elke kolom. Klik hiervoor op het kopje van de gewenste kolom. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

In de eerste kolom kun je één of meerdere abonnementen selecteren om klaar te zetten voor facturering. Vink je het hokje in de titelbalk aan, dan selecteer je alle abonnementen.

In de kolom “Laatste factuur” staat de datum waarop het abonnement voor het laatst is gefactureerd.

In de kolom “Volgende factuur” staat de datum waarop (of waarna) het abonnement de eerst volgende keer weer gefactureerd moet worden. In de kolom “Laatste stap op” staat de status en datum van de vorige stap.

In de kolom “Einddatum” staat de datum waarna het abonnement niet meer gefactureerd zal worden.

In de kolom Acties heb je de mogelijkheid om een abonnement te bewerken, een preview op te vragen, of het abonnement te verwerken.

Kies je voor Bewerken , dan wordt het abonnement geopend in het programmaonderdeel Taken > Facturering, waar de abonnement gewijzigd kan worden.
Kies je voor Preview , dan wordt het abonnement op het scherm getoond. Let op, dit is niet hetzelfde als het Verwerken van het abonnement. De status blijft dus ongewijzigd. In plaats van een Abonnement nummer wordt de tekst “Concept” getoond. Het Abonnement nummer wordt alleen bij het daadwerkelijk verwerken van een factuur geprint.
Kies je voor Factuur klaarzetten , dan wordt alleen de geselecteerde abonnementen klaargezet voor facturering. Start daarna het programma Taken > Verkoop > Facturen als je de factuur meteen wilt verwerken.