Je gebruikt vaste journaalposten voor journaalposten (mutaties) die elke periode hetzelfde zijn. Als je bijvoorbeeld binnen Minox geen gebruik maakt van de module vaste activa kan je de afschrijvingen van jouw vaste activa op deze manier boeken, of periodiek terugkerende kosten zoals bijvoorbeeld huur van het gebouw en apparatuur.
Als je werkt met vaste journaalposten, hoef je de journaalposten slechts één keer aan te maken. Deze optie beperkt zich niet alleen tot grootboekmutaties, maar kan ook betrekking hebben op debiteuren en crediteuren.
Nadat je de vaste journaalposten eenmaal hebt aangemaakt in Taken>Vaste Journaalposten, kan je via dit menu onderdeel iedere periode (maand, kwartaal of anders) de posten voor die desbetreffende periode doorboeken.
Hoe maak je vaste journaalposten aan?
- Ga naar Taken>Vaste journaalposten
- Kies de dagboekcode voor het dagboek waarin je de posten wilt boeken
- Via Enter of Tab kom je in de boekingsregels
- Breng de boekingen in zoals je ook in het boekingsprogramma doet voor andere mutaties (zie Taken>Boeken : Helppagina voor meer informatie over boeken)
De volgende velden behoeven nog een nadere toelichting met betrekking tot de Vaste journaalposten:
- Factuurnummer
Het factuurnummer dat wordt ingetoetst in Vaste journaalposten, kan worden gehanteerd bij de verwerking van de vaste journaalposten.
Het is echter ook mogelijk om door het programma een afwijkend factuurnummer te laten genereren bij het verwerken van de vaste journaalposten.
- Boekstuknummer
Het boekstuknummer dat wordt ingetoetst in Vaste journaalposten, kan worden gehanteerd bij de verwerking van de vaste journaalposten.
Je kunt ook door het programma een afwijkend boekstuknummer te laten genereren bij het verwerken van de vaste journaalposten.
- Datum
De datum die je hier opgeeft kan bij het verwerken van de vaste journaalposten nog worden gewijzigd.
- Vervaldatum
De datum die je hier opgeeft kan wijzigen als bij het verwerken van de vaste journaalposten voor een andere boekingsdatum wordt gekozen.
Verwerken vaste journaalposten
Als je alle vaste journaalposten voor een dagboek hebt ingegeven, kunnen de posten verwerkt worden. De volgende periode ga je weer naar Taken>Vaste journaalposten en hoef je de posten alleen maar te verwerken.
Er kan voor de verwerking worden gekozen voor:
- Huidig dagboek
Alleen het huidige actieve dagboekblad wordt verwerkt in de financiële administratie. De omschrijving van het actieve dagboek wordt automatisch getoond.
- Alle dagboeken
Alle dagboekbladen die zijn aangemaakt in de Vaste journaalposten worden verwerkt in de financiële administratie.
Opties
- Factuurnr. (1e)
Hier kan het factuurnummer worden ingetoetst dat wordt gebruikt voor de eerste boekingsregel.
Als hier een 0 (nul) wordt ingevuld, worden de factuurnummers gehanteerd zoals die zijn ingegeven in het oorspronkelijke dagboekblad.
- Ophoging (Factuurnr.)
Indien elke boekingsregel hetzelfde factuurnummer dient te bevatten dan toetst u bij Factuurnr. een getal in en toetst u hier 0 (nul) in. Indien echter iedere boekingsregel een uniek factuurnummer moet krijgen, toetst u hier een ophoging in, bijvoorbeeld 1 of 5. Iedere volgende boekingsregel wordt opgehoogd met het getal dat hier wordt ingevuld.
Indien bij 1e Factuurnr. voor 0 is gekozen, dan is dit veld niet van toepassing. Dan worden de factuurnummers gehanteerd zoals die zijn ingegeven in het oorspronkelijke dagboekblad.
- Boekstuknr. (1e)
Hier kan het boekstuknummer worden ingetoetst dat wordt gebruikt voor de eerste boekingsregel.
Als hier een 0 (nul) wordt ingevuld, worden de boekstuknummers gehanteerd zoals die zijn ingegeven in het oorspronkelijke dagboekblad.
- Ophoging (Boekstuknr.)
Indien elke boekingsregel hetzelfde boekstuknummer dient te bevatten dan toetst u bij Boekstuknr. een getal in en toetst u hier 0 (nul) in. Indien echter iedere boekingsregel een uniek boekstuknummer moet krijgen, toetst u hier een ophoging in, bijvoorbeeld 1 of 5. Iedere volgende boekingsregel wordt opgehoogd met het getal dat hier wordt ingevuld.
Indien bij 1e Boekstuknr. voor 0 is gekozen, dan is dit veld niet van toepassing. Dan worden de boekstuknummers gehanteerd zoals die zijn ingegeven in het oorspronkelijke dagboekblad.
Niet voor alle dagboeksoorten kan het boekstuknummer afwijken van het factuurnummer.
- Datum
Default staat hier de boekingsdatum vermeld die is ingegeven bij het opstarten van het MINOX-programma. Het is mogelijk om een andere datum in te geven.
De hier ingetoetste datum wordt gebruikt voor alle boekingen die in het dagboekblad aanwezig zijn.
- Periode
Default staat hier de huidige boekingsperiode vermeld (die hoort bij de boekingsdatum die is ingegeven bij het opstarten van het MINOX-programma). Het is mogelijk om een andere periode in te geven.
- Vaste omschrijving
De omschrijving die hier wordt ingetoetst, zal alleen gelden voor de journaalposten die nu verwerkt worden. Toets je hier niets in, dan zal de oorspronkelijke omschrijving worden gehanteerd die is vastgelegd bij het intoetsen van de vaste journaalposten.