Realtime verwerking bankmutaties
Sinds kort bestaat in Minox Online de mogelijkheid om bankmutaties realtime door te laten boeken naar het bank-dagboek. Zodra de mutaties binnenkomen in de administratie staan ze in het dagboek. Je kunt ze natuurlijk nog wel nalopen en desgewenst wijzigen.
Ook de bekende methode van zelf het voorstel controleren en eventueel aanvullen alvorens door te verwerken naar het dagboek blijft hiernaast bestaan, zodat je als gebruiker kunt kiezen wat je prettiger vindt werken.
Je kunt de optie “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken” per administratie per boekjaar aan of uit zetten. Ook wijzigen gedurende een boekjaar is mogelijk. De enige voorwaarde is dat er op het moment van wijzigen geen bankmutaties in het verwerkingsvoorstel mogen staan of mutaties op de grootboekrekening “Toe te wijzen bankposten”.
De optie “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”, maakt tevens gebruikt van een nieuwe scherm-indeling voor Verwerking bankmutaties. Deze wordt verderop beschreven. Wanneer je geen gebruik maakt van deze optie, dan blijf je met de oude scherm-indeling werken.
Het is niet mogelijk om de nieuwe optie te gebruiken in combinatie met de oude scherm-indeling voor Verwerking bankmutaties.
Via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties | tab Herkenning kun je aangeven of je gebruik wilt maken van “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”
Om te beginnen met realtime doorboeken van de bankmutaties, moet je eerst een grootboekrekening aanmaken voor (nog-) niet herkende bankmutaties. (zie Onderhoud | Grootboek voor uitleg over het aanmaken van grootboekrekeningen) Deze grootboekrekening moet worden vastgelegd in de basisgegevens van de administratie: Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | in het tabblad Grootboek;
Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, dan gaan mutaties die niet toegewezen kunnen worden naar de rekening boekingsverschillen ( 2e veld in de afbeelding hierboven). Het nadeel hiervan is dat het voor de gebruiker niet direct zichtbaar (zonder verder klikken) is of de mutatie vanuit verwerking bankmutaties automatisch op deze rekening is geplaatst of dat dit een uitzoekpost betreft die een gebruiker zelf op deze rekening heeft gezet, los van de bankmutaties. Wij adviseren de extra rekening aan te maken zodat alles direct gescheiden en overzichtelijk blijft.
De eerste keer dat je naar het nieuwe verwerking bankmutaties gaat, verschijnt het volgende scherm;
Klik op “aan de slag” om te beginnen.
Indien er op dat moment bij het “oude” Taken | Verwerking bankmutaties nog een voorstel open staat, volgt deze melding:
Verwerk eerst dit voorstel en keer dan terug naar Taken | Verwerking bankmutaties (nieuw, met sterretje)
Als je in de administratie een bankenkoppeling hebt opgezet, komen de bankmutaties zonder verdere actie van de gebruiker binnen in het dagboek. Als je als gebruiker de bankmutaties wilt controleren, ga je naar Taken | Verwerking Bankmutaties
Als je geen bankenkoppeling hebt opgezet maar bestanden inleest, kun je ook gebruik maken van deze functie. Hoe je hier een CAMT of MT940 bestand van je bank kunt uploaden lees je verderop.
We bespreken per onderdeel van het nieuwe verwerking bankmutaties hoe e.e.a. werkt.
Bankrekeningen
Hier worden de bankrekeningen weergegeven waarvoor mutaties zijn opgehaald of opgehaald kunnen worden. Selecteer de bankrekening hier, dan worden in de andere onderdelen van dit scherm de mutaties van deze rekening getoond. De mutaties die je hier aantreft, kunnen een van de volgende statussen hebben;
Toegewezen : Minox heeft een volledige match met een debiteur/crediteur/ grootboekrekening en een openstaande post kunnen vinden en heeft de boeking op de overeenkomstige rekening geboekt
Aandacht vereist: Iets in de mutatie wijkt af van de openstaande post ( bijvoorbeeld teveel of te weinig betaald)
Wachten op factuur: Minox heeft de debiteur of crediteur gevonden maar er is nog geen factuur in de administratie geboekt die overeenkomt met deze bankmutatie*
*Telkens als het programma Verwerking bankmutaties wordt gestart, zal opnieuw worden gekeken of nog niet toegewezen bankposten alsnog afgeletterd kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat de bijbehorende openstaande post is aangemaakt, een IBAN-nummer bij een debiteur/crediteur is ingevuld of een herkenningstekst is aangemaakt.
Wanneer een bankmutatie alsnog kan worden toegewezen, dan wijzigt de boeking automatisch van de grootboekrekening “Toe te wijzen bankposten” naar de gevonden grootboek-, debiteuren- of crediteurenrekening.
De Knoppen in het onderdeel Bankrekeningen
Het scherm verversen. Er worden indien beschikbaar ook nieuwe mutaties opgehaald.
Onder de knop transacties vind je meerdere acties/opties:
Importeren/ Bestand uploaden: Door middel van deze optie kun je een MT940 of CAMT053 bestand wat je bij de bank hebt gedownload in Minox uploaden. Door middel van de knop “Bestanden selecteren” blader je naar het bestand dat je op je computer hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op openen en vervolgens op versturen.
Importeren: opnieuw ophalen: Deze optie maakt het mogelijk om mutaties die zijn opgehaald door middel van de automatische bankenkoppeling (en om welke reden dan ook verwijderd) opnieuw op te halen. Selecteer de rekening en het tijdvak waarvoor je mutaties opnieuw wilt ophalen, en klik op de groene vink.
Lijst afdrukken: Druk een lijst af van de transacties die voor de geselecteerde rekening zijn opgehaald of ingelezen. Je kunt hier ook op status en op datum filteren en de lijst exporteren naar bijvoorbeeld excel.
Selectie bevestigen: De geselecteerde mutaties ( geselecteerd op bankrekening en status) worden bevestigd. Ze staan nu bevestigd in het bankdagboek en zijn niet meer zichtbaar bij Taken | Verwerking Bankmutaties
Selectie verwijderen: Deze opties verwijdert de geselecteerde mutaties ( geselecteerd op bankrekening en status). Het is uiteraard nog mogelijk om ze opnieuw op te halen of in te lezen door middel van de hierboven genoemde opties.
Transacties
Hier vind je de opgehaalde of ingelezen bankmutaties van de bij het onderdeel “Bankrekeningen” geselecteerde bankrekening. Je kunt door middel van de Filter knoppen op status bepalen welke transacties je wilt weergeven.
Let op: in tegenstelling tot de “oude” manier van verwerken van de bankmutaties kun je er ook voor kiezen alleen deze gefilterde transacties te verwerken/bevestigen. (zie de beschrijving van het onderdeel “Bankrekeningen” hierboven)
Transactiegegevens
In dit onderdeel zie je van de transactie die je in het onderdeel “Transacties” hebt geselecteerd/aangeklikt linksboven (1)de details met betrekking tot de gegevens die in het bankbestand ( of de door middel van de bankenkoppeling gedownloade transactiegegevens) door de bank zijn meegegeven.
Boven in het midden (2) zie je de status van de mutatie, waarop eventueel de rekening ( debiteur/crediteur of grootboek)is herkend en waarop de openstaande post is herkend en de naam zoals deze is meegegeven door de bank.
Rechts (3) vind je het (transactie-)bedrag, hoeveel van dit bedrag is verwerkt in de daaronder weergegeven boekingsregels en hoeveel er dan eventueel nog te verwerken overblijft.
De knoppen boven het onderdeel transactiegegevens:
Vorige (F7): niet beschikbaar bij de eerste transactie in de lijst: gaat naar de vorige transactie in de lijst
Volgende (F8): niet beschikbaar bij de laatste transactie in de lijst: gaat naar de volgende transactie in de lijst
Herkenningstekst: maak een herkenningstekst aan voor deze transactie. (zie Onderhoud | Algemeen | verwerking bankmutaties voor meer informatie)
Document tonen: het eventueel gekoppelde document ( factuur of bonnetje of anderszins) tonen
Bevestigen: bevestig de transactie definitief
Verwijderen: verwijder de transactie
Knoppen binnen het onderdeel(4):
Omschrijving (5)
Hier vind je de omschrijving van de gevonden rekening ( debiteur/crediteur/grootboek), het eventueel bij de debiteur/crediteur/grootboekrekening opgeslagen memo en de omschrijving van de eventuele kostensoort en kostenplaats.
Regel bewerken/ de boekingsregel(s) (6):
Hier vind je de boekingsregel zoals Taken | Verwerking Bankmutaties hem in het bankdagboek heeft opgeslagen en kun je de regel nog bewerken, en eventuele regels toevoegen.