Quick Guide: RGS Mapper en RGS Robot

Owned by Wilco Kraaij (Unlicensed)
Last updated: Apr 26, 2022 by Jos ten Ham

Wat is RGS?

RGS staat voor Referentie GrootboekSchema. Het is eigenlijk een standaard grootboekschema zoals ze dat in België al jaren kennen.
Het lost het probleem op dat iedereen een eigen grootboekschema heeft en het dus niet mogelijk is om standaard dashboards te maken zonder deze eerst specifiek te maken voor je rekeningschema. Voordeel van RGS t.o.v. het Belgische schema is dat RGS gekoppeld is aan SBR waardoor je theoretisch met één druk op de knop vanuit je administratie bijvoorbeeld een deponering kunt doen. Daarnaast is het RGS schema niet ontworpen om op te boeken, het is ontworpen als referentie grootboekschema, dus om te koppelen aan je eigen rekeningschema.

Meer over RGS lees je hier. Een download van het RGS-schema in Excel vind je hier. Bij het koppelen van je grootboekrekeningnummers aan RGS, kan het handig zijn om dit schema te kunnen inzien.

Wat doen de RGS Mapper & de RGS Robot?

De RGS Mapper en RGS Robot zijn ontwikkeld met de gedachte om het mappen zo makkelijk mogelijk te maken of eigenlijk nog liever, niet te hoeven mappen. De RGS Robot is een zelflerend systeem dat steeds slimmer wordt naarmate er meer klanten een mapping naar hun grootboekrekeningschema hebben gemaakt. Als een standaard rekeningschema eenmaal is gemapt dan zullen alleen nog de uitzonderingen zichtbaar zijn en gemapt moeten worden.

Onderhoud → Grootboek 

In Onderhoud → Grootboek is de knop RGS Mapper beschikbaar. Het volgende scherm verschijnt:

Goedkeuren

Dit is een administratie die nagenoeg geheel door de RGS robot is gemapt op basis van intelligentie uit data en stamdata van de rekeningen. Je kunt zien dat 8 van de 145 grootboekrekeningen zijn goedgekeurd.
Achter deze rekeningen staat een groene duim: . Alle mappings die een groene duim hebben zijn opgeslagen in de administratie en zullen ook nooit worden aangepast door de RGS Robot.

Tevens zie je voor de geselecteerde grootboekrekeningen hoe andere klanten de RGS categorie deze mappen.
Bijvoorbeeld voor rek.nr. 10 Bedrijfsgebouwen. In dit geval zijn er binnen de categorie Bedrijfsgebouwen gevonden:

  • 139 mappings naar "BMvaBegVvp - Verkrijgings- of vervaardigingsprijs bedrijfsgebouwen" 

  • 64 mappings naar "BMvaBegCae - Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen bedrijfsgebouwen" 

Sneller werken met filters en statussen

Omdat je in principe een lijst wilt van alles wat je nog niet hebt gecontroleerd, kun je via filters kiezen voor "Nog te mappen":  

Nog te mappen betekent alle rekeningen waarvoor je nog iets moet doen, dit betreft de statussen:

100% match

Een rekening met precies hetzelfde rekeningennummer en omschrijving is al een keer door een andere klant gemapt. Deze rekeningen kun je per stuk goedkeuren via of in één keer allemaal goedkeuren via 

 

Deel match

Bij deze rekening is geen 100% match gevonden maar kan de robot via precies dezelfde rekeningomschrijving een mapping voorstellen. Of deze rekening is gemapt op basis van de omzet Btw-code. Deze codes moet je handmatig bevestigen door op de  te klikken. 
Het is ook mogelijk om zelf een andere RGS code op te slepen van de linkerkant (RGS) naar de rechterkant  (Grootboekrekeningen)van het scherm. 

Niet gevonden

De RGS-robot heeft in de data geen enkele match kunnen vinden om jou als klant een mapping voor te stellen. Naar deze grootboekrekeningen moet je zelf een andere RGS slepen. Zie het voorbeeld hieronder.

Voorbeeld: zelf een mapping doen

Zoeken naar een RGS-code

Er kan worden gezocht in RGS naar een of meerdere RGS-codes. Bij Winst en Verlies/Balans-filter kan worden gekozen voor:

  • Geen filter

  • Balans

  • Winst en Verlies

 Er kan een zoekargument worden ingetoetst.

Voor rekening 4325 heeft de RGS-robot geen RGS-code kunnen vinden met het zoekargument "Mijn eigen kosten". 

Door alleen het zoekargument "kosten" te laten staan, dan krijg je te zien hoe andere klanten iets met "kosten" hebben gemapt:

 

De meest gebruikte RGS-mappings met het zoekargument "kosten" worden zichtbaar. In dit geval moet deze rekening worden gemapt naar "WBedAlkOal - Algemene kosten andere kosten".
Dit doe je door deze categorie te "slepen" naar de rekening mijn eigen kosten.  





Op deze pagina:








Instructievideo: Onderhoud → Grootboek → RGS Mapper

Bekijk een video met uitleg over RGS Mapper.



 









RGS Analyzer

Klantgerichte dashboards met adviesmogelijkheden voor iedere administratie

Wanneer je de administratie hebt voorzien van alle mappings, kun je direct aan de slag met de RGS Analyzer! Hierover kun je meer lezen in de Quick Guide RGS Analyzer. 

FAQ

  • Ik heb één rekeningschema. Moet ik al mijn klanten apart mappen?
    Nee, als je je standaard rekeningschema hebt voorzien van RGS-codes, zal de RGS-robot automatisch in alle administraties een 100% match voorstellen voor die rekeningen. Het is niet noodzakelijk om deze eerst goed te keuren, iedere mapping die is gevonden zal worden gebruikt in de RGS Analyzer en de API.


  • Hoe kan het dat er voor mijn administratie al zoveel rekeningen zijn gemapt?
    De RGS Mappings Robot is een Crowd gedreven systeem. Dit betekent dat het leert van de mappings van andere klanten en daardoor steeds slimmer wordt.


  • Waar komen deze mappings terug?
    Op dit moment is er een RGS Dashboard waarin je klantspecifieke dashboards kan maken. Daarnaast is het beschikbaar in de API waardoor koppelpartners zoals PM-reports en Visionplanner - maar bijvoorbeeld ook gekoppelde fiscale pakketten - bij het inlezen al direct de juiste mapping zullen kennen.
    Daarnaast zal het worden opgenomen in Auditfile 3.2. Ook zal in Minox Online steeds meer gebruik worden gemaakt van dit schema, bijvoorbeeld om het boeken slimmer te maken.