Met de aanvullende module Minox Incasso kun je incasso-opdrachten vervaardigen vanuit Minox. Per debiteur kan worden aangegeven of de betalingen via incasso mogen plaatsvinden. De incasso-opdrachten worden in een bestand opgeslagen. Dit bestand dien je in het Internet Bankieren-programma van je bank in te lezen om vervolgens daar te verwerken.

Alle gegevens voor het vervaardigen van incasso-opdrachten zijn in de Minox-administratie aanwezig, zoals debiteurennummer, factuurnummer, factuurbedrag, IBAN, BIC en betalingsconditie. Aan de hand van deze gegevens en de vervaldatum van de openstaande posten doet Minox een voorstel tot incasso.

Voordat de incasso-opdrachten definitief worden verwerkt, kun je een incassovoorstel nog wijzigen. Zo kunnen bedragen worden gewijzigd en kunnen posten worden verwijderd of toegevoegd. Nadat alle wijzigingen zijn aangebracht, kun je het incassovoorstel definitief verwerken. Niet alleen worden dan de incasso-opdrachten klaargezet, ook de financiële administratie wordt volledig bijgewerkt.

De incasso-opdrachten worden klaargezet in één bestand in het SEPA-formaat.

Doorlopende machtiging

In het geval van een doorlopende machtiging is het vanaf november 2016 niet meer noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen een First (eerste incasso-opdracht van een doorlopende reeks) en een Recurrent (vervolg incasso-opdracht van een doorlopende reeks).
Ook een First- mag als een Recurrent-opdracht worden aangeboden.

Verwerken bestand

De bank heeft tijd nodig om het bestand te kunnen verwerken. Je dient hier rekening mee te houden met het bepalen van de incassodatum.

De termijn voor het insturen van incasso's gaat voor alle incassotypes terug naar één werkdag. In de praktijk kan het echter zijn dat de bank vereist dat je het een dag eerder aanlevert. Dat geldt voor zowel de doorlopende als de eenmalige incasso.

Europese Incasso	Eenmalige machtiging en/of Doorlopende machtiging	1 of 2 dagen *
Zakelijke Incasso	Eenmalige machtiging en/of Doorlopende machtiging	1 of 2 dagen *

* Het aantal dagen kan per bank verschillen. Raadpleeg hiervoor uw eigen bank.

Het is mogelijk om betalingen van binnen- en buitenland in één bestand te verwerken.
Voorwaarde hiervoor is, dat bij zowel de buitenlandse als bij de Nederlandse debiteuren de BIC en IBAN ingevuld is.

Basisgegevens

Voordat je een eerste incasso-opdracht kunt vervaardigen, dien je de volgende onderdelen in de administratie te controleren en/of in te voeren:

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie

tab Grootboek

De grootboekrekening Incasso moet zijn ingevuld. Deze (tussen)rekening wordt gebruikt om het saldo van alle incasso-opdrachten tegen te boeken. Zodra de incasso's zijn verwerkt bij de bank, wordt het saldo weer tegengeboekt op deze rekening in het betreffende bankboek. Indien je ook gebruik maakt van het programma Automatische betalingen, mag daarvoor desgewenst dezelfde tussenrekening worden gebruikt. De rekening wordt ook wel "Gelden onderweg" genoemd.

tab Bank

Om een incassobestand te kunnen maken, dien je het Incassant-ID in te toetsen in de basisgegevens. Een Incassant-ID ontvangt je van je bank bij het afsluiten van een incassocontract. Je incasseert altijd met hetzelfde Incassant-ID, ook als je voor incasso's meerdere rekeningen bij verschillende banken gebruikt.

NL	:	De ISO landencode van het land waar de Incassant ID is uitgegeven (positie 1 en 2). De ISO landencode van een in Nederland uitgegeven Incassant-ID is NL.
Controlegetal	:	Dit is een voorbeeld van een controlegetal (positie 3 en 4). Het controlegetal bestaat uit twee posities en is voor ieder Incassant-ID anders, net als het controlegetal in het IBAN.
ZZZ	:	De Creditor Business Code (posities 5, 6 en 7). Deze posities kun je naar eigen inzicht invullen en bijvoorbeeld gebruiken om verschillende bedrijfseenheden te identificeren. Deze code is voor uw eigen administratie; de bank controleert hier niet op.
123456780000	:	De laatste posities (8 t/m 19) bestaan uit uw inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel. Dat zijn acht posities + 0000.

Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities

Voor elk incassotype, dien je een aparte betalingsconditie aan te maken. Zie voor een uitgebreidere beschrijving Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities.

Type mandaat

Voor de module Incasso, is het noodzakelijk dat je vastlegt wat voor soort mandaat het betreft.

De volgende types zijn mogelijk:

Eenmalige machtiging / Europese Incasso
Doorlopende machtiging / Europese Incasso
Eenmalige machtiging / Zakelijke incasso
Doorlopende machtiging / Zakelijke Incasso

Kredietbeperking/Betalingskorting

Deze velden zijn niet van toepassing bij de module Incasso. Een combinatie van kredietbeperking en/of betalingskorting met een Incasso-betalingsconditie is niet mogelijk.

Onderhoud | Debiteuren

tab Financieel

Geef hier de betalingsconditie in die voor de incasso's kan worden gebruikt. Deze betalingsconditie kun je gebruiken als selectie-criterium bij het maken van een incassovoorstel.

Indien voor één debiteur meerdere types van toepassing zijn, dient bij het maken van de factuur de juiste betalingsconditie te worden gekozen.

Het is belangrijk om, middels de betalingsconditie, een onderscheid te maken tussen de te incasseren debiteuren en de overige debiteuren.

tab Bank

IBAN

Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, is het (internationaal) bankrekeningnummer.
Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Het IBAN staat dus voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst.

BIC 1

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren.
De BIC van de debiteur kan hier worden ingetoetst. Voor een aantal IBAN kan Minox de BIC automatisch bepalen.

IBAN en BIC zijn van belang indien uw werkt met Minox Automatische betalingen, Verwerking bankmutaties en/of Incasso.

Naam bank

Hier is een vrije omschrijving van de banknaam mogelijk.

Plaats bank

Hier is een vrije omschrijving van de bankplaats mogelijk. Het veld wordt automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Incasso blokkeren

Wil je een debiteur uitsluiten voor incasso, dan kun je dit opgeven in de rubriek Incasso blokkeren:

	Indien bijvoorbeeld de debiteur of de bank aangeeft dat er niet meer geïncasseerd mag worden, dient dit veld te worden aangevinkt.
	Er mogen incasso-opdrachten plaatsvinden voor deze debiteur.

Onderhoud | Algemeen | Dagboeken

IBAN en BIC

Controleer of bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC zijn ingevuld. Bij het aanmaken van de definitieve incasso-opdracht kun je uit deze nummers het IBAN kiezen, waarvan het bedrag afgeschreven moet worden.

Dagboek Automatische Betalingen

Maak een dagboek aan voor de Incasso. Het Soort dagboek moet Memoriaal zijn. De grootboekrekening die aan het dagboek gekoppeld wordt, is een tegenrekening. Dit mag niet dezelfde rekening zijn als de tussenrekening die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Een reeds bestaand Memoriaal-dagboek (bijvoorbeeld dat van de Automatische betalingen) voor de Incasso gebruiken, is mogelijk.

Mandaten

Onderhoud | Debiteuren | knop Mandaten

Door te kiezen voor Mandaten worden de mandaten van de debiteur geopend.

Om een incasso te kunnen uitvoeren, moet de debiteur een machtigingsformulier ondertekenen. Daarmee geeft de cliënt toestemming aan je bedrijf en aan zijn bank om een of meerdere incasso’s te laten uitvoeren.

Op het machtigingsformulier voor de Euro-incasso zijn de volgende gegevens verplicht:

Het woord SEPA in de titel van de Euro-incassomachtiging.
Je naam, adres, woonplaats en land.
Het land hoeft alleen te worden vermeld als het bedrijf in het buitenland gevestigd is.
Je Incassant-ID (zie Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie → tab Bank).
Het machtigingskenmerk.
Verklaring van het type machtiging met vermelding van de bijbehorende terugboekingstermijn.
Naam, adres en woonplaats van de debiteur.
IBAN en BIC van de debiteur.
Plaats en datum van ondertekening.
Handtekening van de debiteur.

De getekende machtiging leg je vast in het mandaatregister van de debiteur.

Navigatie

Navigeren door de mandaten kan met behulp van de pijltoetsen.

	Je kunt naar het eerste mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste mandaat staat.
	Je kunt naar het vorige mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste mandaat staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar het volgende mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste mandaat staat.
	Je kunt naar het laatste mandaat door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste mandaat staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in de mandaten.

Knop	Omschrijving

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Een nieuw mandaat maken.
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat.
	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw mandaat gestart.
	Document inzien Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van het huidige mandaat met een document aanwezig is. Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Word), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht. Een incassant moet op verzoek van de debiteur of de bank, een kopie van de machtiging kunnen verstrekken.
	Document koppelen Door te kiezen voor Koppelen document wordt het huidige mandaat aan een document gekoppeld.
	Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een record. Ook het aanmaken van een nieuw record wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen. Het te verwijderen record dient eerst te worden geselecteerd. Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Debiteurennummer en naam

Het nummer en de naam van de debiteur worden automatisch weergegeven.

Volgnr.

Het volgnummer begint met 1 en wordt bij ieder mandaat automatisch met 1 opgehoogd.
Het is niet mogelijk om zelf het nummer aan te passen.

Het volgnummer wordt gebruikt bij het bepalen van het (standaard) machtigingskenmerk dat wordt afgedrukt op de factuur. Derhalve is het niet raadzaam regels te verwijderen.
Het machtigingskenmerk wordt ook opgenomen in het incassobestand dat naar de bank wordt gezonden. Doordat het debiteurennummer en het volgnummer zijn opgenomen in het machtigingskenmerk is het altijd mogelijk om een incasso terug te vinden in het mandaatregister.

Actief

Actief	Omschrijving

Actief

Omschrijving

Ja

Standaard wordt bij het aanmaken van een mandaat Ja ingevuld waarmee wordt aangegeven dat het betreffende mandaat actief is. Per Type (EM of DM) kunnen er twee machtigingen actief zijn (één voor Core en één voor B2B).

Nee

Eenmalige machtiging:
Zodra een mandaatregel van een Eenmalige machtiging is geïncasseerd, wordt hier automatisch N(ee) ingevuld. Dit gebeurt zodra het incassobestand is aangemaakt in Taken | Incasso.

Doorlopende machtiging:
Indien een mandaatregel van een Doorlopende machtiging niet meer van toepassing is, dien je hier zelf N(ee) in te geven.

Type

Je selecteert hier een van de volgende typen:

Type	Omschrijving

Type	Omschrijving
Eenmalige machtiging	Per soort (Core of B2B) kan één eenmalige machtiging actief zijn. Eenmalige machtigingen die reeds verwerkt zijn, krijgen automatisch de status Actief = "Nee".
Doorlopende machtiging	Per soort (Core of B2B) kan één doorlopende machtiging actief zijn. Voor een doorlopende machtiging die niet meer actief is, kun je zelf de status Actief aanpassen in "Nee".

Soort

Je selecteert hier een van de volgende soorten:

Soort	Omschrijving

Soort	Omschrijving
Europese Incasso (Core)	Normale incasso, de zgn. Euro-incasso. Dit is van toepassing bij zowel particuliere als zakelijke bankrekeningen.
Zakelijke Europese Incasso (B2B)	Zakelijke incasso, de zgn. Bedrijven Euro-incasso. Dit is alleen toepassing bij zakelijke bankrekeningen (business-to-business).

Datum ondertekening

Elke machtiging moet worden voorzien van een datum van ondertekening.
Standaard staat hier de datum 01-11-2009. Deze datum dient u te gebruiken voor alle bestaande machtigingen.

Voor nieuwe machtigingen toets je hier de datum in waarop deze zijn ondertekend.

	Omschrijving

Omschrijving

Plaats ondertekening

Je dient hier de plaatsnaam in te toetsen die de debiteur heeft ingevuld op de machtiging bij "Plaats ondertekening".

Standaard staat hier de plaatsnaam zoals die is ingegeven bij het Postadres van de debiteur. Het is mogelijk om deze te wijzigen.

1-ste DM *

Eerste van een Doorlopende Machtiging

Ja	In het geval van een Doorlopende Machtiging vult Minox hier bij de eerste doorlopende machtiging J (ja) in.
Nee	Bij een Eenmalige Machtiging is dit veld niet van toepassing en dus niet te wijzigen. Ook bij eventueel nog volgende doorlopende machtigingen is dit veld niet meer van toepassing.

1-ste datum *

Dit veld is alleen van toepassing indien bij "Eerste Doorlopende machtiging" (1-ste DM) Ja is ingevuld. Zodra de eerste doorlopende machtiging is verwerkt door het programma Taken | Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld.

Bij een Eenmalige Machtiging is dit veld niet van toepassing en dus niet te wijzigen. Ook bij eventueel nog volgende doorlopende machtigingen is dit veld niet meer van toepassing.

Datum incasso

Zodra de machtiging is verwerkt door het programma Taken | Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld.

Door diverse redenen is het mogelijk dat na het voltooien in het Minox Incasso, het bestand niet wordt verzonden naar de bank. In dat geval mag je de datum zelf verwijderen of aanpassen.

Kenmerk machtiging

Default wordt het kenmerk ten behoeve van de machtiging als volgt opgebouwd: XXXXX-YYYY

Waarbij:
XXXXX = het debiteurennummer
YYYY = het mandaat-volgnummer

Het is mogelijk om het kenmerk aan te passen aan je eigen wensen. Belangrijk is dat het kenmerk uniek is voor ieder mandaat dat wordt ingetoetst.

Het "Kenmerk machtiging" wordt tevens op de factuur afgedrukt. Op de factuur wordt het machtigingskenmerk voorafgegaan door de Incassant-Id (zoals ingevuld in de tab Bank van Basisgegevens administratie).

Eerste incasso van een doorlopende machtiging
Door de regels die sinds november 2016 van kracht zijn, mag u een incasso ook direct als Recurrent (= vervolgincasso) aanbieden en hoeft u geen gebruik meer te maken van de velden 1-ste DM en 1-ste datum.

Afdrukken

Mandaten kunnen worden afgedrukt met het programma-onderdeel Afdrukken | Debiteuren | Mandaatregister.

Taken | Incasso

Verwerken van het incasso voorstel