Quick Guide: Overstap van BTW op sub naar BTW op grootboek

Minox kent 2 methoden voor de automatische BTW berekening in het in- en verkoopboek.

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar heb je, als je voorheen BTW op sub-niveau hebt geboekt, ongetwijfeld al eens de pop-up gezien met de vraag of je wilt overstappen naar BTW op grootboek.

Waarom overstappen op btw op grootboek?

Standaard wordt tegenwoordig BTW berekening op grootboekniveau gehanteerd. Dit biedt controle-technisch veel voordelen. Omdat de btw-code op grootboek-niveau wordt opgeslagen, zie je later in één oogopslag of bij alle omzet- of inkoopboekingen wel correct BTW is berekend. Wanneer je gebruik wilt maken van de werkkostenregeling in Minox, dan moet zelfs voor deze methode worden gekozen.

Het is natuurlijk ook nog mogelijk om de BTW op debiteuren- of crediteurenniveau (sub) te hanteren. Dit heeft voordelen (snelheid) bij het handmatig boeken van facturen met maar 1 btw-percentage. In het verleden werd deze methode veel gebruikt, maar steeds meer bedrijven stappen over op BTW op grootboek-niveau. Mede omdat er steeds minder handmatig geboekt wordt. Denk hierbij o.a. aan het automatische inlezen van bankmutaties of het insturen van inkoopfacturen via Scan & Herken.

Aan de hand van een uitgesplitste verkoopfactuur over 3 omzetrekeningen, zie je hieronder nog even het verschil tussen de twee methoden:

BTW op grootboek-niveau

BTW op subadministratie

Wisselen van methode

Als je wilt overstappen naar “BTW op grootboek”, dan moet je met het volgende rekening houden:

• Het wisselen is alleen mogelijk bij de start van een nieuw boekjaar. Er mogen (met uitzondering van beginbalans) nog geen boekingen aanwezig zijn.

• Er mogen geen vaste journaalposten aanwezig zijn met mutaties op de sub administratie.

• Controleer alle grootboekrekeningen die in het in- of verkoopboek gebruikt worden. Bepaal de juiste Voorstel BTW code en bepaal of de BTW code tijdens het boeken nog gewijzigd mag worden. (zie ook de informatie over "BTW Wijzigbaar" in ons artikel Aanmaken nieuw boekjaar)

• De journaalposten, die Minox automatisch aanmaakt vanuit bijvoorbeeld Facturering of Scan & Herken volgen ook de gekozen BTW methode.

Om de BTW methode te wijzigen ga je naar Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | tab BTW en vink je de optie “BTW op grootboek” aan. Wij adviseren je om de rubriek “BTW verschil afboeken tot max” op 0,05 te zetten. Het kan in de praktijk voorkomen dat de BTW op de factuur iets afwijkt van het totaal van de per regel berekende BTW. De berekende BTW wordt namelijk per grootboekregel afgerond naar 2 decimalen. Minox zal het verschil automatisch corrigeren op het Btw-bedrag, zolang het opgegeven maximum niet wordt overschreden.

Hieronder zie je hoe een afrondingsverschil van 1 cent kan ontstaan: