Het is verstandig om de tijd te nemen voor het maken van een goede indeling van het artikelbestand met de juiste artikelcodes.
Zo kun je bijvoorbeeld in de codering van de artikelen vastleggen:
productgroep
leverancier
kleurcode
maat
Omdat de sortering van de artikelcodes alfanumeriek is, is het raadzaam om de lengte van de code gelijk te houden.
Belangrijk voor het aanmaken van artikelen is de aanwezigheid van één of meerdere artikelgroepen. (Zie Onderhoud | Facturering | Artikelgroepen) Deze artikelgroepen zijn van groot belang voor de automatische journaalposten die worden gegenereerd door de facturering.
Lijst
Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Leveringscondities getoond met de volgende informatie:
Artikelcode
Omschrijving
Zoeken
Omschrijving
Zoeken
In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Artikelcode door het intoetsen van:
Code: Door het intoetsen van een code/nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt.
(een gedeelte van de) Omschrijving: Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.
Zoeken naar een nummer in de omschrijving kan door achter het betreffende nummer een spatie te gebruiken. Zonder de spatie, zal Minox in de kolom Nummer zoeken.
Verwijderen zoekopdracht
Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.
Kaart
Navigatie en Knoppen
Navigatie
Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.
Knoppen
Knop
Omschrijving
Aanmaken Een nieuw record maken.
Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.
Extra Artikelomschrijvingen Hier kun je extra artikelomschrijvingen aanmaken die tijdens het aanmaken van een factuur door naar de volgende regel te gaan automatisch worden toegevoegd op deze volgende regel in het veld “omschrijving”.
Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.
Algemeen
Artikelcode
De artikelcode is uniek en is maximaal 14 posities. Het is raadzaam om de lengte van de artikelcode voor alle artikelen gelijk te houden daar de sortering van de artikelcode alfanumeriek is.
Voorbeeld:
00001 00015 00120 00200 01350 10001 50030
Worden de voorloopnullen niet gebruikt, dan wordt het bovenstaande voorbeeld als volgt gesorteerd:
1 10001 120 1350 15 200 50030
Omschrijving
De omschrijving van het artikel wordt hier ingetoetst. Er zijn meerdere mogelijkheden om gebruik te maken van extra omschrijvingen indien het aantal posities in dit veld onvoldoende is:
Het veld Omschrijving (vervolg) in de artikelkaart
Extra Artikelomschrijvingen
Handmatige omschrijvingen tijdens de facturering
Factuurteksten
Omschrijving (vervolg)
Hier kan een extra omschrijving worden ingetoetst betreffende het artikel. In het tabblad Verkoop van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie kan worden aangegeven of deze omschrijving op de factuur onder of achter de normale artikelomschrijving moet worden afgedrukt.
Het is mogelijk om tijdens de facturering de vervolgomschrijving aan te passen.
Deze vervolgomschrijving wordt direct achter de eerste omschrijving geplaatst. Je dient er dus rekening mee te houden dat u deze vervolgomschrijving, indien gewenst, met een spatie begint.
Zoeksleutel 1
De zoeksleutel is een hulpmiddel om een artikel terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en facturering, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt. Automatisch verschijnen in dit veld de eerste 20 posities van de omschrijving van het artikel. De zoeksleutel kan echter afwijken van deze omschrijving en handmatig worden gewijzigd. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.
Zoeksleutel 2 en 3
Deze zoeksleutels zijn extra hulpmiddelen om een artikel terug te vinden. Zoeksleutel 2 en 3 kunnen vrij worden gebruikt voor bijvoorbeeld een productgroep. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.
Artikelgroepnr.
Het is verplicht om dit veld in te vullen. Het artikelgroepnummer dat hier wordt ingevuld, bepaalt samen met de omzetcategorie die is ingevuld bij de debiteur, de uiteindelijke opbrengstrekening.
Kortingsgroepnr.
De kortingsgroep die hier wordt ingegeven, wordt gebruikt door de kortingsmatrix. Zie Onderhoud | Facturering | Kortingsmatrix. Met behulp van de Kortingsmatrix is het mogelijk om aan een groep artikelen (in combinatie met het debiteurenkortingsgroepnr.) een kortingspercentage te bepalen.
BTW-code verkoop
De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in de tabel BTW-gegevens. Uitsluitend BTW-codes met de soort "Af te dragen" kunnen worden ingegeven. Indien je bedrijf BTW-plichtig is, dient er altijd een BTW-code ingegeven te worden. Indien een debiteur zonder BTW gefactureerd moet worden, kan dit bij de desbetreffende debiteur worden aangegeven. De BTW-code van het artikel wordt in dat geval genegeerd.
Statistiekcode verkoop
Er kan een keuze worden gemaakt:
Artikelcode
De omzet wordt per debiteur per artikelcode uitgesplitst.
Artikelgroep
De omzet wordt per debiteur per artikelgroep uitgesplitst.
Niet uitgesplitst
De omzet per debiteur wordt niet uitgesplitst.
Samen met de statistiekcode van de debiteur wordt bepaald hoe de omzetstatistieken worden afgedrukt. Ongeacht de statistiekcode die hier wordt ingevuld, worden de statistieken te allen tijde op de meest uitgebreide manier bijgehouden. Voordeel hiervan is dat eventueel later alsnog een uitgebreidere statistiek kan worden afgedrukt.
Aantal van toepassing
Er kan worden gekozen voor:
Tijdens de facturering wordt gebruik gemaakt van aantallen.
Tijdens de facturering worden geen aantallen gebruikt. Indien alleen gebruik wordt gemaakt van een omschrijving met één bedrag (bijvoorbeeld dienstverlening) , kan men ervoor kiezen geen gebruik te maken van aantallen.
Verkoophistorie
Er kan worden gekozen voor:
Door deze optie aan te vinken wordt de verkoophistorie voor dit artikel bijgehouden. Samen met het veld Verkoophistorie van de debiteur wordt bepaald hoe de Verkoophistorie default wordt afgedrukt. Ongeacht de waarde die hier wordt ingevuld, wordt de verkoophistorie te allen tijde bijgehouden. Voordeel hiervan is dat eventueel later alsnog de Verkoophistorie kan worden afgedrukt. Bij het opvragen van de verkoophistorie wordt wel de keuze gehanteerd die hier is gemaakt.
Er wordt geen verkoophistorie bijgehouden.
Gewicht, Eenheid / verpakking, Aantal per colli
Deze velden zijn momenteel (nog) niet in gebruik en kunnen informatief worden gebruikt.
Blokkeren
Standaard is een artikel niet geblokkeerd en kan het in alle noodzakelijke programma's worden benaderd. Geblokkeerde artikelen (bijvoorbeeld artikelen die uit het assortiment zijn), kunnen niet worden gebruikt in de facturering. Ook als artikelen bijvoorbeeld door middel van een import worden geüpdate ( denk bijvoorbeeld aan prijswijzigingen) worden geblokkeerde artikelen niet gewijzigd.
Prijzen
Verkoopprijs
Dit is de verkoopprijs die tijdens de facturering wordt getoond in de kolom Prijs. De daar getoonde prijs kan eventueel weer afwijken door bijvoorbeeld de prijscode van de debiteur of prijs- en/of kortingsafspraken.
Indien er geen verkoopprijs wordt ingegeven, stopt de cursor tijdens de facturering in de kolom Prijs. Er kan dan handmatig een prijs worden ingegeven.
Afwijkende verkoopprijs 1 t/m 9
Er zijn negen afwijkende verkoopprijzen mogelijk. Afwijkende verkoopprijzen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:
een bepaalde groep debiteuren, bijvoorbeeld de groothandel en de detailhandel
prijzen in vreemde valuta
prijzen inclusief BTW
Advies verkoopprijs
Hier kan een advies verkoopprijs worden ingevuld. De advies verkoopprijs wordt standaard niet gebruikt tijdens de facturering maar kan bijvoorbeeld worden afgedrukt op een prijslijst.
Prijs per
Hier kan worden aangegeven voor hoeveel stuks de ingevoerde prijs geldt:
1
10
100
1000
Inhoud
Indien er voor dit artikel bijvoorbeeld sprake is van liters, dozen of kilo's kan men gebruik maken van het veld inhoud. In de facturering wordt dan de volgende berekening gemaakt: Aantal x Inhoud x Prijs = Bedrag.
Het aantal decimalen voor het veld Inhoud wordt bepaald in het tabblad Verkoop in Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.
Inkoopprijs
De prijs die hier wordt ingetoetst, wordt gebruikt als inkoopwaarde voor de statistieken. Hierdoor kunnen een winstbedrag en -percentage ten opzichte van de verkoopprijs worden berekend.
Loonsom artikel
Alleen indien de module BTW verlegd actief is, is dit veld van toepassing.
Door deze optie aan te vinken, geef je aan dat het betreffende artikel een een loonsom-artikel is. Dit is alleen toepassing op doorbelaste uren en niet op materialen, grondstoffen enz. Alleen over Loonsomartikelen wordt het percentage berekend dat is ingetoetst in het tabblad Verkoop van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.
Vrije velden
Veld 1, Veld 2 en Veld 3
De ingave in deze velden (1 t/m 3) is vrij. Deze eerste drie velden zijn alfanumeriek en kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt. De omschrijvingen van deze velden kunnen worden aangepast in de tab Vrije velden van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.
Zie het voorbeeld in de afbeelding hiernaast waarbij de omschrijving van Veld 1 is gewijzigd in Productsoort.
Veld 4 en Veld 5
Ook de ingave in deze velden (4 en 5) is vrij. Deze twee velden zijn numeriek en kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt. De velden hebben standaard 2 decimalen. De omschrijvingen van deze velden kunnen worden aangepast in de tab Vrije velden van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.
