Onderhoud Documenten - Aanmaning

Owned by Joke van Schaik (Unlicensed)
Last updated: Jun 15, 2022 by Carin Lam
8 min read

Hier kunnen de diverse teksten worden ingetoetst die worden gebruikt bij het produceren van aanmaningen. Aanmaningsteksten worden per tekstnummer en per taalcode vastgelegd. Je kunt meerdere teksten per taal vastleggen. De Taalcode voor een debiteur wordt bepaald in Onderhoud | Debiteuren in de tab Algemeen. Afhankelijk van (de ernst van) de tekst die je wilt hanteren, kun je meerdere tekstnummers aanleggen.

Het formulier van de aanmaning worden gebruikt voor zowel aanmaningen als voor rekeningoverzichten.

Op deze pagina:

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Aanmaningsteksten getoond met (standaard) de volgende informatie:

  • Tekstnr.
  • Taalcode
  • Omschrijving


 Klik hier voor meer info over Zoeken en Instellingen in de lijst.

Zoeken en Instellingen

Zoeken

Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Aanmaningstekst door het intoetsen van:

    • Nummer:
      Door het intoetsen van een nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt.
    • Taalcode of (een gedeelte van de) Omschrijving:
      Door het intoetsen van een taalcode of een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende tekst in voorkomt.

Verwijderen zoekopdracht

Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Aanmaningsteksten de weer te geven informatie aan te passen.

Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.


Kaart


 Klik hier voor meer info over Navigatie en Knoppen.

Navigatie en Knoppen

Navigatie

Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.

Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.

Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.

Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.

Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

KnopOmschrijving
 

Aanmaken
Een nieuw record maken.

Opslaan
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. 
Opslaan en Nieuw record
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart. 
Annuleren
Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
Verwijderen record
Een reeds opgeslagen record verwijderen. 

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Behalve de standaard knoppen, bevindt zich in Onderhoud Documenten(Aanmaning) een extra knop voor het kopiëren van een bestaande kaart naar een nieuwe kaart.

KnopOmschrijving

Dupliceren
Door te kiezen voor Dupliceren, worden alle gegevens van een bestaande kaart overgenomen in een nieuwe kaart.
Je dient eerst in Documenten | Aanmaningsteksten de kaart te openen die u wenst te kopiëren alvorens je kiest voor de icoon Dupliceren.

In het venster dat wordt getoond voor het Dupliceren, kan het nieuwe tekstnummer worden opgegeven.

Basis voor nieuwe aanmaningstekst

Automatisch worden het tekstnummer en de taalcode getoond van de aanmaningstekst die je wenst te dupliceren. Een ander tekstnummer ingeven is hier niet mogelijk. Je dient dan vanuit een andere kaart te kiezen voor Dupliceren.

Nieuw tekstnr. en taal

Tekstnr.

Geef hier een uniek nummer in ter identificatie van de aanmaningstekst. 

Taalcode

De taalcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Talen. De Taalcode voor een debiteur wordt bepaald in de tab Adres van Onderhoud | Debiteuren.


Algemeen

In het tabblad Algemeen worden in Tekstnummer 1 ook de instellingen bepaald voor alle overige tekstnummers. Dit tabblad is derhalve bij andere tekstnummers niet te benaderen.

Tekstnr.

Geef hier een uniek nummer in ter identificatie van de aanmaningstekst. 

Taalcode

De taalcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Talen. De Taalcode voor een debiteur wordt bepaald in de tab Adres van Onderhoud | Debiteuren.

Omschrijving

De omschrijving van de aanmaningstekst wordt hier ingetoetst. Deze omschrijving is alleen bedoeld voor intern gebruik en verschijnt niet op het rekeningoverzicht of de aanmaning. Er kan bijvoorbeeld worden ingegeven voor wie de aanmaningstekst bedoeld is en wat de ernst van de tekst is.

Afdrukposities

Men kan de afdrukpositie bepalen voor:

  • Bedrijfsnaam
  • Bedrijfsgegevens
  • Debiteurenvenster
  • Voettekst
  • Documenttitel

De afdrukposities kunnen worden gewijzigd door deze naar horizontaal en/of verticaal te verplaatsen. Door bijvoorbeeld 2 en 5 in te toetsen bij debiteurenvenster, worden de debiteurengegevens 5 posities meer naar rechts en 2 posities (regels) meer naar beneden afgedrukt. Het is ook mogelijk om een negatief getal in te toetsen. Daardoor verschuiven de gegevens respectievelijk naar links en naar boven.

Door de voettekst naar boven te verplaatsen, wordt de ondermarge vergroot.

Ook de documenttitel zoals die is ingevuld in de tab Kop, kan worden verplaatst.

Bedrijfsgegevens 

Hier wordt aangegeven of de volgende gegevens moeten worden afgedrukt:

BedrijfsnaamDefault staat hier de naam van de administratie vermeld zoals die is ingegeven in de tab Algemeen van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Door hier een andere bedrijfsnaam in te toetsen kan op de aanmaning een andere naam worden afgedrukt. Indien je met briefpapier werkt, dien je dit veld blanco te laten.
BedrijfsgegevensDoor deze optie aan te vinken, worden de NAW-gegevens van de administratie afgedrukt zoals die zijn ingegeven in de tab Algemeen van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Debiteurgegevens

AdresvensterDoor te kiezen voor Links of Rechts kan worden aangegeven of de NAW-gegevens van de geadresseerde aan de linkerkant of aan de rechterkant van het formulier dienen te worden afgedrukt.
Vervolgnaam

Er kan worden aangegeven of de Vervolgnaam van de debiteur Nooit moet worden afgedrukt of alleen Indien ingevuld.

Je dient rekening te houden met de beschikbare ruimte op de aanmaning (de grootte van het venster van de envelop).

Contactpersoon

Er kan worden aangegeven of de Contactpersoon van de debiteur Nooit moet worden afgedrukt of alleen Indien ingevuld.

Je dient rekening te houden met de beschikbare ruimte op de aanmaning (de grootte van het venster van de envelop).

Standaard

Door te kiezen voor Standaard worden alle gewijzigde velden in de tab Algemeen en de tab Kopgegevens weer "verwijderd" en gewijzigd in de standaard tekst. De eventuele wijzigingen in overige tabbladen blijven bewaard.


Kop

Bedrijfsgegevens

Indien u ervoor kiest om uw eigen bedrijfsgegevens af te drukken op de aanmaning, is het mogelijk om de titels van de af te drukken gegevens aan te passen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op aanmaningen met een andere taalcode.

Briefhoofd

Hier kunt u voor iedere kolom de gewenste tekst intoetsen. Deze teksten kunnen worden aangepast, bijvoorbeeld voor een andere taal. Je dient wel rekening te houden met de beschikbare ruimte.

Onder de regel met deze teksten wordt het overzicht van de openstaande posten geprint.

Aanhef:

Default staat hier de tekst "Geachte". Deze tekst kan worden aangepast, bijvoorbeeld voor een andere taal. Op de aanmaning wordt achter de tekst "Geachte" de inhoud van het veld Aanhef uit de debiteurenkaart geprint.
Voor debiteuren waarvan geen contactpersoon bekend is, dien je in het veld Aanhef een algemene tekst in te geven, bijvoorbeeld "heer/mevrouw".

Heb je bij de debiteuren geen contactpersonen ingetoetst, dan kun je in de Aanmaningsteksten het veld Aanhef leeg laten.

Factuur- nummer
Factuur- datum
Verval- datum
Factuur- bedrag
Betaald bedrag
Openstaand saldo		:

In verband met de beschikbare ruimte worden deze veldnamen verdeeld over twee regels.

Bij het aanpassen hiervan dien je hier rekening mee te houden.

Titel Rekeningoverzicht:Default staat hier de tekst "Rekeningoverzicht". Deze tekst kan worden aangepast, bijvoorbeeld voor een andere taal. Bij het afdrukken van een rekeningoverzicht, wordt deze titel rechts bovenaan het overzicht afgedrukt.
Titel Aanmaning:

Default staat hier de tekst "Aanmaning". Deze tekst kan worden aangepast, bijvoorbeeld voor een andere taal. Bij het afdrukken van een aanmaning, wordt deze titel rechts bovenaan het overzicht afgedrukt.

Aanmaningskosten

Met betrekking tot eventueel te berekenen aanmaningskosten, kunnen de volgende velden worden ingevoerd:

Omschrijving:

Standaard staat hier de tekst "Aanmaningskosten". Indien gewenst, bijvoorbeeld voor een vreemde taal, kan deze omschrijving worden aangepast.

Kosten:Wil je aanmaningskosten op de aanmaning afdrukken, dan dien je het bedrag te wijzigen in bijvoorbeeld 25,00. Indien je het bedrag op 0,00 laat staan, zullen geen kosten worden vermeld. De aanmaningskosten worden niet bewaard en/of gejournaliseerd. Het oorspronkelijke openstaande postenbedrag wordt derhalve dus niet opgehoogd met deze kosten.

Aantal keer
of
Vervaldagen

:

Vervolgens heb je de keuze om het aantal dagen dat een factuur vervallen is af te drukken of het aantal keer dat een post gemaand is. Vink één van deze opties aan.

Wil je geen van deze mogelijkheden, vink dan "Aantal keer" aan en maak het veld leeg. Ook al kies je het veld "Aantal keer" niet of wil je dit veld niet vermelden, MINOX zal altijd bij Debiteuren beheer bijhouden hoe vaak een aanmaning is afgedrukt, samen met de laatste datum van de aanmaning.


Tekst rekening

Hier kun je een vrije tekst intoetsen die dient als openingstekst voor het rekeningoverzicht.

Het verdient aanbeveling om in ieder geval in de tekst op te nemen dat het gaat om een overzicht van álle openstaande posten, waarbij de vervallen posten gemarkeerd zijn. 


Tekst aanmaning

Hier kun je een vrije tekst intoetsen die dient als openingstekst voor de aanmaning.


Voet

Hier kun je een vrije tekst intoetsen die dient als de voettekst voor zowel de aanmaning als voor het rekeningoverzicht. Deze tekst wordt geprint na het overzicht van de openstaande posten.

Een voorbeeld van een voettekst is:
"Indien dit schrijven uw betaling heeft gekruist, kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen." 


Afbeeldingen

Afbeelding

Links in het tabblad worden - indien aanwezig - de afbeeldingen weergegeven voor:

  • Documentkop
In de kop van het document kun je een afbeelding van uw bedrijfslogo opnemen. 
  • Briefpapier
Deze afbeelding wordt over de gehele pagina afgedrukt.
Bij het aanmaken van deze afbeelding moet je met de volgende voorwaarden rekening houden:
  • Bestandsformaat: BMP, JPG of PNG
  • Print-breedte / -hoogte: A4-formaat
  • PDF: A4-formaat
    In bijv. Word kunt u uw briefpapier opmaken en opslaan als PDF-bestand.
  • Documentvoet
In de voet van het document kun je een afbeelding opnemen met daarin uw leveringsvoorwaarden, incassokosten o.i.d.

Door met de rechter muisknop op de afbeelding te klikken, wordt de afbeelding in een apart tabblad van uw browser geopend.

Wij adviseren de optie voor het briefpapier te gebruiken, dit geeft in de meeste gevallen het mooiste resultaat.

Wijzigen

Indien er (nog) geen afbeeldingen aanwezig zijn, kan dit worden gerealiseerd middels de knop Wijzigen. 

Opheffen

Door te kiezen voor Opheffen wordt de koppeling tussen het document en het bestand met de afbeelding weer ongedaan gemaakt. Door te kiezen voor Wijzigen is het eventueel mogelijk om een andere afbeelding op te nemen.