Quick Guide: BTW-aangifte

Owned by Boban Tubic (Unlicensed)
Last updated: Apr 21, 2022 by Carin Lam
7 min read

1.   Bepalen BTW-methode

BTW, ofwel Belasting over Toegevoegde Waarde, komt er op neer dat je BTW verschuldigd bent over je totale omzet, maar je mag de BTW die andere ondernemers bij je in rekening brengen daarvan aftrekken. In feite betaal je dus belasting over de waarde die je toevoegt: het verschil tussen de inkoopprijs en de verkoopprijs.

Het voeren van een administratie met behulp van Minox vergemakkelijkt het doen van de BTW-aangifte. Het is wel van belang dat alle instellingen in Minox correct zijn om het juiste resultaat te kunnen weergeven.

Bij aanvang van een boekjaar dien je te bepalen welke BTW-methode je gaat hanteren. Er mogen dan nog geen mutaties of vaste journaalposten in de administratie aanwezig zijn. In het programmaonderdeel Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie : Tabblad BTW heb je de keuze tussen “BTW op de sub-administratie” of  “BTW op grootboek”.

BTW op de sub-administratie

Standaard is deze optie niet aangevinkt.
Dit betekent dat in de inkoop- en verkoopdagboeken de BTW wordt geboekt op de sub-administratie (crediteur en debiteur).
De regel(s) daarna boek je het grootboek, zonder BTW code.

vs.

BTW op het grootboek

Door het aanvinken van deze optie boek je de BTW op grootboekniveau, hetgeen controle technisch voordelen biedt.

 

BTW op grootboek of subadministratie

De mogelijkheid bestaat om uit een ingebracht bedrag automatisch de BTW te berekenen, naar keuze uit een bruto of netto ingegeven bedrag.
Het BTW-bedrag zelf wordt automatisch geboekt op de, via de code aangegeven, BTW-rekening in het grootboek. Bij boekingen op sub-rekeningen (debiteuren en crediteuren) is het mogelijk om openstaande posten op te vragen en desgewenst automatisch af te boeken.

Standaard wordt in Minox bij de inkoop- en verkoopdagboeken de BTW op het grootboek geboekt. Het boeken van de BTW op grootboekniveau biedt controletechnisch voordelen.
Het controleren of op de betreffende grootboekrekening de juiste BTW is geboekt, is een van de mogelijkheden om vast te stellen of er een correcte BTW-aangifte wordt of is gedaan. Is bijvoorbeeld de grootboekrekening 8000 (in Onderhoud Grootboek) gekoppeld aan de categorie van de BTW-aangifte “Leveringen/diensten belast met 21%”, dan kan het handig zijn om de mutaties van deze rekening te controleren of consequent de juiste BTW-code is gebruikt.

Het is ook mogelijk om de BTW op de subadministratie te boeken. De regel(s) daarna boek je het grootboek, zonder een BTW-code. Hierdoor is het mogelijk om zeer snel de boekingen te verrichten.

 Deze keuze kan alleen worden gemaakt als er nog geen boekingen zijn, bijvoorbeeld bij het starten van een nieuwe administratie of direct nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt.

 

Het boeken van de BTW bij kas of bank is altijd op grootboekniveau. Om ook in het in- en verkoopboek de BTW op grootboekniveau te kunnen boeken, dient de optie "BTW op grootboek" te zijn ingeschakeld in de tab BTW van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Tevens geef je in dat tabblad het bedrag in tot welke Minox eventuele BTW-verschillen automatisch mag corrigeren.

In- en verkoopboek

De reden om de BTW in de eerste regel bij de debiteur of crediteur te boeken is de snelheid van boeken, in combinatie met de controle op de BTW. Het factuurbedrag wordt ingetoetst en aan de hand van de ingestelde BTW-code bij de debiteur of crediteur, toont Minox het BTW-bedrag. Als dit bedrag klopt, kan men zich concentreren op de tegenrekening(en).
Heeft een factuur slechts één tegenboeking, dan zal het weinig verschil uitmaken of de BTW op de regel van sub- of op de grootboekrekening wordt geboekt.

BTW op grootboek

Kies je voor de methode om bij de grootboekrekeningen de BTW te boeken, dan boek je eerst het factuurbedrag (inclusief BTW) bij de debiteur of crediteur, maar dan zonder een BTW-code. Daarna verschijnt automatisch de gekoppelde tegenrekening. Als deze grootboekrekening wordt bevestigd, vult Minox automatisch het bedrag (exclusief BTW), de BTW-code en het BTW-bedrag in. Het komt in de praktijk voor, dat de BTW op de ontvangen factuur iets afwijkt van het totaal van de per regel berekende BTW. Als men het bedrag aanpast, dan kan Minox het verschil automatisch corrigeren op het BTW-bedrag. Je kunt zelf instellen hoe groot deze afwijking mag zijn (bijvoorbeeld 0,05).

Automatische journaalposten

De journaalposten, die Minox automatisch genereert vanuit de facturering en de in- en verkooporderadministratie worden op dezelfde wijze geboekt als wanneer je dit handmatig zou doen. Als je gekozen hebt om de BTW op grootboekniveau te boeken, zal Minox dit bij automatisch gegenereerde journaalposten ook doen.

Controle

Bij het opvragen en afdrukken van de grootboekmutaties is de controle, of BTW en de juiste BTW-code zijn geboekt, eenvoudig. Zo dient bijvoorbeeld bij een omzetrekening altijd dezelfde BTW-code gebruikt te zijn.

2.    Aanmaken stamgegevens

2.1     Aanmaken Grootboekrekeningen

Ga naar Onderhoud | Grootboek. Rekeningen met betrekking tot de BTW-aangifte dienen hier aanwezig te zijn. 

Onderstaande grootboekrekeningen dienen slechts als voorbeeld en kunnen per rekeningschema verschillen:

Grootboekrekening

Omschrijving

Grootboekrekening

Omschrijving

1501

BTW hoog te betalen (21%)

1502

BTW laag te betalen (6%)

1507

BTW overig

1564

BTW privégebruik

1503

BTW hoog te vorderen (21%)

1504

BTW laag te vorderen (6%)

1562

Betaalde / ontvangen BTW

 

 

2.2     Aanmaken BTW-codes

Ga naar Onderhoud | Algemeen |BTW-gegevens.  Hier wordt een koppeling naar het aangifteformulier van de Belastingdienst gelegd.

De volgende BTW-codes kunnen worden aangemaakt:

Nr.

Omschrijving / Soort

Percentage

Grootboekrekening

Nr.

Omschrijving / Soort

Percentage

Grootboekrekening

1

BTW hoog te betalen (1a)

21

1501

2

BTW laag te betalen (1b)

6

1502

3

BTW hoog te vorderen (5b)

21

1503

4

BTW laag te vorderen (5b)

6

1504

5

BTW diversen te betalen (1c)

variabel

1507

6

BTW verlegd levering buiten EU (3a)

 

 

7

BTW verlegd levering binnen EU (3b)

 

 

8

BTW verlegd afstandsverkopen binnen (3c)

 

 

9

BTW verlegd levering binnenland (1e)

0

 

10

BTW verlegd verwerving binnenland (2a)

21

 

11

BTW verlegd verwerving binnen EU (4b)

21

 

12

BTW verlegd verwerving buiten EU (4a)

21

 

13

BTW privé gebruik auto/GWE/tel.(1d)  

variabel

1564

 

*Bij de BTW-codes voor Inkoop EU en buiten EU moet 21% worden ingegeven. De BTW wordt vervolgens automatisch verrekend via de voorheffing (rubriek 5B), zodat er effectief geen BTW geheven wordt, maar het wel geadministreerd is.


2.3     Instellen Basisgegevens BTW    

Ga naar Onderhoud |Algemeen | Basisgegevens Administratie : Tabblad BTW. Vermeld hier de juiste gegevens.  

Privé BTW

Meestal wordt deze grootboekrekening gebruikt op de laatste aangifte van het jaar. Gebruik deze grootboekrekening voor leveringen en diensten die je geheel of gedeeltelijk privé gebruikt en waarvan je de omzetbelasting eerder als voorbelasting heeft afgetrokken. Het kan bijvoorbeeld gaan om privégebruik van een auto van de zaak.
Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek. 

Betaalde/ontvangen BTW

Geef hier het grootboekrekeningnummer in waarop het BTW-bedrag wordt geboekt dat wordt afgedragen aan / ontvangen van de Belastingdienst.
Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Grootboek.

BTW-code hoog

Vul hier de BTW-code in van af te dragen BTW hoog.

BTW-code laag

Vul hier de BTW-code in van af te dragen BTW laag.

Aangiftetype

Hier geef je het type aangifte aan, zoals deze aan je is opgegeven door de Belastingdienst:

  • Kalendermaand 

  • Kalenderkwartaal

  • Boekjaarkwartaal

  • Jaar

Verzendwijze

Hier dien je aan te geven:

  • door wie de aangifte verzorgd wordt: belastingplichtige of intermediair.

  • door wie de aangifte wordt verzonden: belastingplichtige, servicebureau of intermediair.

Verzorgd door

Het is afhankelijk van de gekozen Verzendwijze welke gegevens je hier dient in te toetsen (zoals OB-nummer of Beconnummer).

Verzonden door

Het is afhankelijk van de gekozen Verzendwijze welke gegevens je hier dient in te toetsen (zoals OB-nummer, SEB-IDnummer of Beconnummer).


2.4     Toewijzen BTW-codes

Per grootboekrekening kun je een BTW-code opgeven, deze zijn mede bepalend voor de aangifte BTW.
Bij groetboekrekeningen die behoren tot de BTW soort 1a, 1b, 2e, 3a, 3b, 4a en 4b is het belangrijk dat de juiste BTW-code wordt ingegeven.


2.5     Instelling debiteur

Ga naar Onderhoud | Debiteuren. Per debiteur kun je in het tab “Financieel” opgeven of de debiteur BTW-plichtig is. Indien dit niet het geval is, kun je een BTW identificatienummer ingeven. Dit is ook belangrijk voor de ICP-aangifte.
Indien je factureert met Minox, dien je ook in het tabblad Verkoop de rubriek Omzetcategorie correct in te vullen.

Voor informatie over het opstellen van een ICP-aangifte, kijk naar deze Quick Guide.

3.    BTW aangifte 


Ga naar Rapportage | Grootboek | BTW aangifte.  Je krijgt de volgende selectie opties in beeld:

Opties:

Herrekende aangifte: Van de verzonden elektronische aangiften blijft een kopiebestand in het archief staan. 
Bij het aanmaken van een Voorlopige of een Definitieve cumulatieve BTW-aangifte kunt u de eerdere aangiften betrekken zodat u in feite een herrekende aangifte krijgt.
 

Soort overzicht:

Dit overzicht is bedoeld om inzicht te geven hoe de bedragen van de aangifte binnen Minox tot stand zijn gekomen. Hiertoe worden de bedragen in een aantal groepen bij elkaar gebracht en uiteindelijk worden de eindcijfers in een recapitulatie bij elkaar gebracht. De groepen zijn achtereenvolgens Grondslagen, BTW af te dragen, BTW te vorderen, BTW verlegd buiten EU en BTW verlegd binnen EU.