Administratie | Aanmaken

Middels dit programma is het mogelijk om een administratie aan te maken. Het is mogelijk om een bestaande administratie te kopiëren (al dan niet met behoud van mutaties) of een geheel nieuwe administratie aan te maken.

Snelle start ?

Je kunt een snelle start maken door gebruik te maken van een van onze standaard rekeningschema's.
Zie hiervoor optie 1 in dit artikel bij "Algemeen".

Alleen een gebruiker met de benodigde gebruikersrechten mag een nieuwe administratie aanmaken. Zie Rechten voor meer informatie.

Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar in een bestaande administratie, dien je niet voor dit programma te kiezen maar voor
Taken | Opties | Aanmaken nieuw boekjaar

Algemeen

Er kan worden gekozen voor een van de volgende opties:

Nieuwe administratie aanmaken volgens rekeningschema.
Indien wordt gekozen voor deze optie dan kun je voor 1 van de 5 standaard rekeningschema's aan de rechterkant van de pagina kiezen, of een lege administratie aanmaken. Klik op het informatie icoontje voor meer informatie over de beschikbare schema's.

Nieuwe administratie aanmaken met overname gegevens zonder de financiële mutaties.
Met behulp van deze optie wordt een bestaande administratie overgenomen met daarin een aantal óf alle stamgegevens. De financiële mutaties, openstaande posten, orders, facturen enz. worden echter niet overgenomen.

Bestaande administratie met alle gegevens overnemen onder een ander administratienummer (kopie).
Door middel van deze keuze kun je een kopie aanmaken van een bestaande administratie waarbij alle gegevens worden overgenomen. Er zijn daarna twee identieke administraties aanwezig waarvan alleen de administratienummers verschillen.

Het aanmaken van een kopie van een bestaande administratie vervangt niet een externe backup. Zie Administratie | Backup voor het maken van een backup van een of meerdere administraties.

Administratiegegevens

Administratienr.

Hier dien je een uniek administratienummer in te toetsen. Indien er reeds een administratie aanwezig is met het ingetoetste nummer, geeft het programma een melding. Indien een bestaand administratienummer dient te worden overschreven, dien je eerst het oude nummer te verwijderen.

Naam

Hier dient men de naam of omschrijving van de administratie in te toetsen. Deze naam wordt afgedrukt op de meeste overzichten.

Boekjaar

Standaard stelt het programma het huidige boekjaar voor bij het aanmaken van een administratie. Het is mogelijk om dit aan te passen. De combinatie van het administratienummer en het boekjaar dient wel uniek te zijn.
Indien men een nieuw boekjaar voor een bestaande administratie wenst aan te leggen, kiest men voor Taken | Opties | Aanmaken nieuw boekjaar.
Maak je een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie dan kan het boekjaar niet worden ingetoetst. Het boekjaar is dan automatisch hetzelfde als het boekjaar van de basis-administratie.

Behoud van alle stambestanden

Indien alle bestanden moeten worden overgenomen in de nieuwe administratie, moet deze optie aangevinkt blijven. Indien deze optie wordt uitgeschakeld, kan in het tabblad Stamgegevens worden aangegeven welke stambestanden moeten worden overgenomen.
Deze optie is alleen van toepassing indien in het tabblad Algemeen is gekozen voor het aanmaken van een administratie zonder de financiële mutaties.

Administratienr. - basis

Hier dien je een bestaand administratienummer in te toetsen. Het is alleen mogelijk om hier een administratienummer in te toetsen als er gekozen is voor optie 2 (nieuwe administratie met overname gegevens zonder mutaties) of voor optie 3 (bestaande administratie met alle gegevens). Ten tijde van de overname mag dit administratienummer niet in gebruik zijn door een andere gebruiker. Indien een of meerdere gebruikers in de administratie actief zijn, verschijnt hiervan een melding.

Boekjaar - basis

Als van het geselecteerde administratienummer -dat als basis gaat dienen- meerdere boekjaren aanwezig zijn, is het mogelijk om hier een van die boekjaren te selecteren.

Basisgegevens

Landcode

De landcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Landen. Het is mogelijk om een bestaande landcode te selecteren of om een nieuwe landcode aan te maken. Default staat hier de landcode NL (= Nederland) ingevuld. Een aantal landcodes wordt standaard door het Minox-programma aangemaakt; ook bij het aanmaken van een lege administratie.

Begindatum boekjaar

Het boekjaar hoeft niet gelijk te zijn aan een kalenderjaar. Er kan dus ook met een gebroken boekjaar worden gewerkt. Uiteraard dient de einddatum verder te liggen dan de begindatum.

Einddatum boekjaar

Het boekjaar hoeft niet gelijk te zijn aan een kalenderjaar. Er kan dus ook met een gebroken boekjaar worden gewerkt. De einddatum wordt automatisch door het programma berekend. Het is mogelijk om de datum handmatig aan te passen.

Aantal perioden

Als er een nieuwe (lege) administratie wordt aangemaakt, kan eenmalig het aantal perioden worden ingetoetst. Dus alleen als er geen mutaties en openstaande posten in de administratie aanwezig zijn, is het mogelijk om het aantal perioden op te geven.
Er zijn vier mogelijkheden:
1: jaar
4: kwartalen
12: maanden
13: vier weken

Standaard gaat Minox uit van maanden (12). Het aantal perioden wordt opgeslagen in de basisgegevens administratie en wordt onder meer gebruikt bij de budgetverdeelsleutels, opvragen grootboek, debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen, artikelen en het boekingsprogramma.
Naast het ingestelde aantal perioden bestaat er ook nog een correctieperiode. De correctieperiode wordt automatisch aangemaakt door het programma.

Valutacode

De valutacode die hier wordt ingetoetst is de zogenaamde boekhoudvaluta. Deze code kan later niet meer worden gewijzigd. Standaard wordt er uitgegaan van EUR (= euro). De code dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Valuta.
Facturen en/of boekingen die worden gemaakt in een vreemde valuta, worden altijd ook in de boekhoudvaluta bijgehouden.

Stamgegevens

Dit tabblad is alleen van toepassing indien de optie "Behoud van alle stambestanden" in het tabblad Administratiegegevens is uitgevinkt.

Er kan worden gekozen voor:

Overname Debiteuren
Overname Crediteuren
Overname kostensoorten/-plaatsen
Verwijderen budgetten

De overige stamgegevens (zoals Basisgegevens administratie, Grootboek, Valuta enz.) worden altijd overgenomen.

Knoppen

Knoppen:

Knop	Omschrijving

Knop	Omschrijving
	OK Door te kiezen voor OK kan men een nieuwe administratie aanmaken. Indien nog niet alle benodigde velden zijn ingevuld, verschijnt hiervan een melding.
	Annuleren Klik op Annuleren om het onderdeel Aanmaken administratie af te sluiten.