In dit onderdeel worden alle grootboekrekeningen ingetoetst. Indien er mutaties aanwezig zijn voor een bepaalde grootboekrekening, kan de betreffende rekening niet vervallen.

Het grootboek is van wezenlijk belang voor de administratie. Gegevens worden op grootboekrekeningnummer verzameld en opgeslagen. Automatisch worden er cumulatieven van de grootboekmutaties opgebouwd. In meerdere bestanden en invoerprogramma's dient het grootboekrekeningnummer te worden ingegeven. In het gehele systeem worden controles op de grootboekrekeningnummers uitgevoerd zodat de administratie op een juiste wijze bewaakt kan worden.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Grootboekrekeningen getoond met (standaard) de volgende informatie:

Grootboekrekeningnr.
Omschrijving

Zoeken

Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Grootboekrekening door het intoetsen van:

- Nummer:
  Door het intoetsen van een nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt.
- (een gedeelte van de) Omschrijving:
  Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.

Zoeken naar een nummer in de omschrijving kan door achter het betreffende nummer een spatie te gebruiken. Zonder de spatie, zal Minox alleen in de kolom "Nummer" zoeken.

Verwijderen zoekopdracht

Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Klik hier om naar de Quick Guide over de RGS mapper te gaan.

Kaart

Navigatie en Knoppen

Navigatie

	Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
	Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
	Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Een nieuw record maken.
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
	Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.
	Dupliceren record Een reeds opgeslagen record dupliceren.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Algemeen

Grootboekrek.nr.

Geef hier een uniek nummer in ter identificatie van de grootboekrekening. Het grootboekrekeningnummer moet groter zijn dan 0 (nul) en kan maximaal 6 posities hebben.

Een of meerdere grootboekrekeningnummers worden o.a. gebruikt in:

Basisgegevens administratie
Betalingscondities
Boeken
BTW-gegevens
Crediteuren
Dagboeken
Debiteuren

Omschrijving

De omschrijving van de grootboekrekening wordt hier ingetoetst.

Sterstotaal (2 N)

De sterstotalen worden in overzichten gebruikt om bovenliggende gegevens in totaalvelden te cumuleren. Indien een sterstotaal wordt ingegeven, zijn alleen de velden Nummer en Omschrijving nog van toepassing. Het veld Blokkeren wordt automatisch op Ja gezet.
Op een grootboekrekening met een sterstotaal kan nooit geboekt worden.

Voor sterstotalen zijn meerdere niveaus mogelijk (1 t/m 5). Een grootboekrekening met sterstotaal 1 zal alle voorgaande grootboekrekeningen optellen, een grootboekrekening met sterstotaal 2 zal alle voorgaande rekeningen met sterstotaal 1 optellen enz.

Voorbeeld:

Grootboek	Sterstotaal
3000 Voorraad Pennen	0
3010 Voorraad Calculators	0
3992 TOTAAL RUBRIEK 3	2
3993 BALANSTOTAAL	3
4000 Salarissen	0
4020 Vakantiegeld	0
4040 Bedrijfsvereniging	0
4091 TOTAAL PERSONEELSKOSTEN	1
4802 Afschrijvingskosten gebouwen	0
4835 Afschrijvingskosten inventaris	0
4852 Afschrijvingskosten personenauto's	0
4891 TOTAAL AFSCHRIJVINGEN	1
4992 TOTAAL RUBRIEK 4	2
.......
9993 TOTAAL WINST OF VERLIES	3
9994 TOTAAL GROOTBOEK	4

Om te voorkomen dat "3992 Totaal rubriek 3" wordt opgeteld bij "4992 Totaal rubriek 4", heeft 3992 een sterstotaal 2 gekregen in plaats van sterstotaal 1. Het is niet noodzakelijk dat voor sterstotaal 2 een sterstotaal 1 wordt aangemaakt.

BTW J/N

Hier kan worden aangegeven of er voor deze grootboekrekening BTW van toepassing is als er op deze rekening wordt geboekt in een van de dagboeken.

J

:

BTW-berekening is van toepassing.

Ook voor grootboekrekeningen waarop u BTW-verlegd boekt, dien je hier voor Ja te kiezen.

Vervolgens geef je bij "Voorstel BTW-code" de juiste BTW-code in. Dit is o.a. van toepassing op verwervingen en leveringen binnen de EU en buiten de EU.
Tijdens het boeken wordt er in dat geval uiteraard geen BTW-bedrag geboekt.

N

:

BTW-berekening is niet van toepassing. Als er Nee is ingevuld in dit veld dan is het veld Voorstel BTW-code niet van toepassing. Er is geen BTW-uitsplitsing mogelijk in de dagboeken.

Voorstel BTW-code

Dit veld is uitsluitend van toepassing indien in het veld BTW J/N is gekozen voor Ja. De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in Onderhoud | Algemeen | BTW gegevens.
O.a. in verband met het juist kunnen printen van een BTW-aangifte, is het niet mogelijk om voor eenzelfde grootboekrekening zowel Te vorderen BTW als Af te dragen BTW te gebruiken in het boekingsprogramma. In dat geval dien je twee grootboekrekeningen aan te maken.

BTW soort	Informatie
Af te dragen (1a, 1b)	Voor grootboekrekeningen met een "Te betalen BTW-code" (omzetrekeningen), geef je hier de juiste BTW-code in. Om een correcte BTW-aangifte te kunnen genereren met MINOX, is het tijdens het boeken niet mogelijk om een andere BTW-code te kiezen. Er wordt uiteraard geen BTW-bedrag berekend en geboekt.
Te vorderen (5b)	Voor grootboekrekeningen met een "Te vorderen BTW-code" (kostenrekeningen), geef je hier de (meest gebruikte) BTW-code in. Tijdens het boeken is het desgewenst mogelijk om een andere (Te vorderen) BTW-code te kiezen met een ander percentage.
Verlegd binnenland (levering en verwerving)	Geef hier de juiste BTW-code in. Om een correcte BTW-aangifte te kunnen genereren met MINOX, is het tijdens het boeken niet mogelijk om een andere BTW-code te kiezen. Er wordt uiteraard geen BTW-bedrag berekend en geboekt.
Verlegd binnen en buiten EU (verwerving)	Idem
Als u goederen exporteert naar EU-landen en het gaat om een intracommunautaire levering, dan moet uw factuur aan extra eisen voldoen: Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van u én uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant. U factureert met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat het een intracommunautaire levering is. Vermeld op de factuur in elke gewenste taal: 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'	Idem
Bij afstandsverkopen betaalt u de BTW niet in het vestigingsland, maar in Nederland. Bij een afstandsverkoop voldoet u aan de volgende 2 voorwaarden: Indien afstandsverkopen op u van toepassing zijn, moet u zich registreren bij de Belastingdienst/kantoor Buitenland. Je levert de goederen af bij de koper in Nederland. Dit kun je zelf doen, maar je kunt hiervoor ook een ander bedrijf inschakelen. Van belang is dat het vervoer door jou is gedaan, of voor jouw rekening komt. Je verkoopt in een kalenderjaar voor meer dan het drempelbedrag van € 100.000 aan Nederlandse particulieren of rechtspersonen zonder BTW -identificatienummer.	Idem
In het geval van een intracommunautaire dienst:	Idem

Voorstel debet/credit

Deze code geeft aan in welke kolom je default het bedrag wenst in te toetsen tijdens het boeken: debet of credit. Het is tijdens het boeken mogelijk om handmatig naar de andere kolom te gaan.

De volgende codes zijn mogelijk:

Debet: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 4, 5, 6 of 7.
Credit: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom credit. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die beginnen met een 8.
Geen voorkeur: Cursor staat in de boekingsprogramma's default in de kolom debet. Dit is standaard voor alle grootboekrekeningen die niet met een van de bovenstaande nummers beginnen.

Een en ander is ook afhankelijk van de ingave bij Voorstel BTW-code:

Voorstel BTW-code	Voorstel debet/credit
Te vorderen	Debet (er mag bij Voorstel debet/credit niet worden gekozen voor "Credit").
Af te dragen	Credit (er mag bij Voorstel debet/credit niet worden gekozen voor "Debet").

Zodra er mutaties aanwezig zijn voor een grootboekrekening, is het niet meer mogelijk om de volgende velden te wijzigen:

BTW
Voorstel BTW-code
Voorstel debet/credit

Balans/WV-code

De hier ingegeven code dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Balans/WV-codes. Het is niet mogelijk om een (sters)totaalrekening uit de tabel Balans/WV-codes in te toetsen.

Balans
Het betreft een Balansrekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

0 (of geen ingave)
100 t/m 299

De omschrijving van de geselecteerde Balanscode wordt weergegeven. Er kunnen geen tientallen worden geselecteerd.

Winst/Verlies
Het betreft een W/V-rekening indien een van de volgende waarden wordt ingegeven:

1 t/m 99

De omschrijving van de geselecteerde Winst- & verliescode wordt weergegeven. Er kunnen geen sterstotalen worden geselecteerd.

Na het inbrengen van de grootboekrekeningen is het verstandig het controleoverzicht af te drukken met daarop:

de grootboekrekeningen zonder een Balans/WV-code
de grootboekrekeningen met een Balans/WV-code die niet aanwezig is in de basisgegevens Balans/WV-codes

Zie Afdrukken Grootboek → Controleoverzicht → Balans/WV-codes.

Blokkeren

In dit veld kan worden aangegeven of een grootboekrekening geblokkeerd dient te worden. Een grootboekrekening kan om verschillende redenen zijn geblokkeerd:

Code	Blokkeren	Omschrijving
N	Niet geblokkeerd	Voor een grootboekrekening waarop gewoon geboekt mag worden, dien je N in te vullen (is default).
N	In gebruik door BTW	Dit is een van de grootboekrekeningen die is opgegeven bij de BTW-gegevens. Er kan wel worden geboekt op deze grootboekrekening.
J	Geblokkeerd door MINOX	Dit betreft een handmatige blokkering die door de gebruiker zelf is ingetoetst. Dit is de enige code die (later) door de gebruiker kan worden uitgezet. In de netwerkversie wordt "MINOX" vervangen door de gebruikersinitialen van de gebruiker die de blokkering heeft geactiveerd.
J	Geblokkeerd door dagboek	Dit is een van de grootboekrekeningen die is opgegeven bij de dagboeken.
J	Geblokkeerd door sterstotaal.	Geblokkeerd door sterstotaal.

Voor alle grootboekrekeningen met de code Blokkeren op Ja, geldt dat zij niet in andere tabellen worden getoond. Ook in de registratieprogramma's (bijvoorbeeld boeken) kunnen deze grootboekrekeningen niet worden gebruikt. Deze grootboekrekeningen worden uiteraard wel getoond in de lijst van Onderhoud | Grootboek.

Extra

Verdichten

Er kan worden gekozen voor:

J: Door te kiezen voor Ja, worden alle boekingen die betrekking hebben op deze grootboekrekening per dagboekblad verdicht op het rekeningoverzicht.
N: Er vindt geen verdichting plaats.

Alle dagboekrekeningen, verzamelrekeningen en BTW-rekeningen worden automatisch verdicht, ongeacht hetgeen in dit veld is ingegeven.

Aantallen

Indien u tijdens het boeken gebruik wenst te maken van aantallen, dient u dit veld aan te vinken.
Het veld wordt overgeslagen indien het veld niet aangevinkt is.

Kostensoortnr.

Meerdere grootboekrekeningen kunnen tot één kostensoort behoren. Alleen als er sprake is van een kostensoorten/-plaatsenadministratie, vult u hier een nummer in. Er kan alleen een nummer worden ingetoetst als er nog geen mutaties aanwezig zijn voor deze grootboekrekening. Een goed moment om kostensoorten en -plaatsen te activeren is na een jaarafsluiting.
Het hier ingegeven kostensoortnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Kostensoorten/-plaatsen → Kostensoorten.

Budgetverdeelsleutelnr.

Het hier ingetoetste budgetverdeelsleutelnummer dient aanwezig te zijn in Onderhoud → Algemeen → Budgetverdeelsleutels.
De budgetverdeelsleutel betreft de wijze waarop het Jaarbudget wordt verdeeld over de perioden.

Jaarbudget

Er kan een budget worden ingetoetst in de boekhoudvaluta. Er zijn geen decimalen mogelijk. Een credit-budget, zoals bij opbrengstrekeningen, dient men negatief (met een min-teken) in te toetsen. Het ingetoetste bedrag is van toepassing op een heel jaar.

Memo

Memo tonen

Er kan worden gekozen voor:

J: Tijdens het boeken wordt na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch het veld Memo getoond.
N: Er kan wel tekst worden ingevoerd in het veld Memo maar de tekst wordt niet automatisch getoond tijdens het boeken.

Memo

Hier kan tekst worden ingevoerd die o.a. kan worden geraadpleegd tijdens het boeken. Het memoveld is een toelichting op de grootboekrekening en kan automatisch worden getoond tijdens het boeken. Indien het veld Memo tonen op Ja staat, wordt tijdens het boeken na ingave van het betreffende grootboekrekeningnummer automatisch deze tekst getoond, tenzij er geen tekst is ingevoerd in dit veld.