In een dagboekblad leg je per dagboek(soort) de mutaties vast. Aan het eind van een dagboekblad worden de automatische tegen- en/of verzamelboekingen gegenereerd. 
Het is mogelijk om meerdere dagboekbladen voor eenzelfde boekingsperiode aan te maken.

Dagboekcode en omschrijving

Toets de gewenste dagboekcode in. De omschrijving van het dagboek wordt automatisch getoond.

Er kan door middel van F4 of door het vergrootglas in het dagboekcode-veld worden gezocht naar een van de aanwezige dagboekcodes.
Automatisch wordt een lijst van de aanwezige dagboekcodes getoond.

Indien de gewenste dagboekcode niet aanwezig is in de lijst, kan deze door middel van de blauwe plus-knop direct worden aangemaakt.

Dagboekbladnr.

Automatisch wordt het laatst gebruikte dagboekbladnummer van het geselecteerde dagboek weergegeven.

Er kan door middel van F4 of door het vergrootglas in het dagboekbladnummer-veld worden gezocht naar een van de aanwezige dagboekbladen.
Automatisch wordt een lijst van de aanwezige dagboekbladen getoond. . Het jongste dagboekbladnummer staat automatisch bovenaan.

Van ieder dagboekblad wordt in de lijst de volgende informatie getoond:

• Dagboekbladnr.

• Periode

• Laatste mutatiedatum

• Hoogste factuurnummer

• Aantal mutaties

Extra informatie bij Kas/Bank:

• Beginsaldo

• Mutaties

• Eindsaldo

Indien achteraf blijkt dat aan een dagboekblad een onjuiste periode is toegekend, kan men dit aanpassen door middel van de knop “Wijzigen Periode”.

Open

Nieuw periodenr.

Toets hier het juiste periodenummer in en bevestig uw keuze. Het nieuwe periodenummer mag niet van een geblokkeerde of afgesloten periode zijn.

Nieuw dagboekblad  
Door te klikken in het veld dagboekbladnummer en een nieuw (opeenvolgend) nummer in te geven, gevolgd door <ENTER>, maak je automatisch een nieuw dagboekblad aan.

Periodenr.

Default wordt hier, bij het aanmaken van een nieuw dagboekblad, de periode weergegeven waarin de boekingsdatum valt. De boekingsdatum is de datum die wordt ingegeven bij het openen van de administratie.

Het is mogelijk om hier een ander periodenummer in te toetsen. Het is niet mogelijk om een periodenummer in te toetsen van een periode die is afgesloten. Het aantal perioden wordt ingegeven bij het aanmaken van een administratie in Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.
Voor een dagboek met de soort BB (= beginbalans) is het niet mogelijk om een periode in te geven. De boekingen die in een beginbalansdagboek worden gemaakt, vallen altijd in periode 0 (nul).

Een dagboekblad dat wordt aangemaakt geldt voor één periode. Indien er in een nieuwe periode moet worden geboekt, is het aanmaken van een nieuw dagboekblad noodzakelijk.

Naast het ingestelde aantal perioden bestaat er ook nog een zogenaamde correctieperiode. De correctieperiode is altijd het hoogste periodenummer + 1. 

Soort

Hier wordt het dagboek-soort van het gekozen dagboek weergegeven. Dit kan een van de volgende soorten zijn:

• Kas

• Bank

• Beginbalans

• Memoriaal

• Inkopen

• Verkopen

Grootboekrekening nr.

In dit veld wordt de tegenrekening of de verzamelrekening van het gekozen dagboek getoond. Het is het grootboekrekeningnummer dat is ingegeven in Onderhoud | Algemeen | Dagboeken. De boekingen op dit grootboekrekeningnummer worden automatisch door Minox gegenereerd. De datum die voor deze boeking wordt gebruikt is, de jongste datum die gebruikt is in het dagboekblad. Dit geldt tevens voor alle andere automatische boekingen aan het eind van een dagboekblad.

Beginsaldo

Automatisch wordt hier het beginsaldo van het dagboekblad getoond. Het beginsaldo van een dagboekblad is automatisch gelijk aan het eindsaldo van het vorige dagboekblad. In het eerste dagboekblad van een boekjaar wordt in dit veld het saldo van de beginbalans getoond van de dagboekrekening.
Dit veld is alleen van toepassing bij een Kas- of Bankdagboek.

Mutaties

Automatisch wordt hier het saldo van de mutaties bijgehouden.
In een kas- of bankdagboek wordt het saldo van debet en credit bijgehouden. Het getoonde bedrag wordt automatisch tegengeboekt op de grootboekrekening van het dagboek. In een inkoop- of verkoopdagboek wordt in dit veld het reeds geboekte bedrag getoond. Een positief bedrag dient in de kolom Credit te worden afgeboekt. Een negatief bedrag dient in de kolom Debet te worden afgeboekt.

Eindsaldo

Automatisch wordt hier het eindsaldo van het dagboekblad berekend en getoond. Het eindsaldo van een dagboekblad is automatisch gelijk aan het beginsaldo van het volgende dagboekblad.
Dit veld is alleen van toepassing bij een Kas- of Bankdagboek.

Een correctieperiode wordt vaak gebruikt voor afschrijvingen, correcties ten behoeve van de balans, voorraadcorrecties, voorafgaande journaalposten enz. Meestal wordt deze correctieperiode gebruikt in een memoriaal-dagboek.

In de boekingsregels is het mogelijk om mutaties in te voeren of te bekijken. De bovenste regel is waar je een regel toevoegt en invoert, de regels die daaronder worden getoond ( bij een reeds gevuld dagboekblad) kun je pas bewerken als je erop klikt.

Automatisch worden nieuwe regels aan de bestaande regels toegevoegd.

Je kunt meerdere regels achter elkaar invoeren.

Open

De ingebrachte mutaties worden automatisch opgeslagen en kunnen worden bekeken. Met behulp van de navigatietoetsen kan men zich door de mutaties bewegen. Je kunt terugkeren naar de bewerkingsmodus door te kiezen voor Aanmaken of Tussenvoegen in de knoppenbalk.

Navigatie

Navigeren door de boekingsregels kan met behulp van de pijltoetsen. Voor bijvoorbeeld het invoegen, verwijderen of opslaan gebruik je de knoppen in de menubalk (zie Knoppen)

Info

Bovenin het boekingsscherm staat automatisch vermeld:

• Dagboekcode

• Omschrijving dagboek

• Dagboekblad

• Periode

Daaronder staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening:

Omschrijving rekeningnr.

Na de ingave van het rekeningnummer op de boekingsregel, treft u hier informatie aan:

Memo

Indien in de basisgegevens het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Openstaande post info

Totalen

Bij alle velden is het mogelijk om naar een vorig of volgend veld te navigeren:

Regelnr.

Het regelnummer begint voor ieder dagboekblad met 1 en wordt bij iedere regel automatisch met 1 opgehoogd. Het is niet mogelijk om zelf het regelnummer aan te passen.

In een dagboekblad is het mogelijk om maximaal 8999 regels te boeken. Vanaf regel 9000 worden de automatische tegen- en/of verzamelboekingen gegenereerd. Het is uiteraard mogelijk om meerdere dagboekbladen voor eenzelfde boekingsperiode aan te maken waardoor het aantal van 8999 regels geen restrictie vormt.

Rekeningnr.

In een inkoopboek kan men uiteraard niet de debiteurengegevens benaderen en in een verkoopboek kunnen de crediteurengegevens niet worden benaderd. Het ingegeven rekeningnummer dient aanwezig te zijn in de betreffende tabel.

Als er sprake is van een tegenboeking (in een inkoop- of verkoopdagboek) kan hier automatisch een grootboekrekeningnummer verschijnen als dat is aangegeven in het veld Voorstel tegenrekening van de debiteur of crediteur.

Hier kan direct een rekeningnummer worden ingegeven van een debiteur, crediteur of grootboek. Ingave van een niet-bestaand rekeningnummer, resulteert in een foutmelding.

Het is wel mogelijk om (een gedeelte van) een nummer in te toetsen, gevolgd door de functietoets <F4>.Daardoor wordt automatisch het zoekvenster geopend.

Door niet een nummer, maar een zoektekst in te geven, kan direct worden gezocht in de tabellen Grootboek, Debiteuren en/of Crediteuren. De zoektekst dien je te bevestigen met de functietoets <F4>.

Voorbeeld

Indien wordt gezocht op de term "comp" kan dat in meerdere tabellen een zoekresultaat opleveren:

Afhankelijk van de dagboeksoort wordt er gezocht in de tabellen:

Zoekcodes

Factuurnr.

Hier kan direct een factuurnummer worden ingegeven van een openstaande post van een debiteur of crediteur. Ingave van een niet bestaand factuurnummer, resulteert in een Kas/Bank-boek in een melding: "Geen openstaande post". Hierdoor is het mogelijk een vooruitbetaling te boeken.

Per dagboeksoort:

Boekstuknr.

Hier kan direct een boekstuknummer worden ingegeven.
Het boekstuknummer is een intern nummer. Het boekstuknummer hoeft niet uniek te zijn. 

Per dagboeksoort:

Datum

Hier kan direct een datum worden ingegeven. 

De datum hoeft niet binnen de periode te liggen die is geselecteerd voor dit dagboekblad. Indien je handmatig een datum ingeeft, dien je geen scheidingstekens te gebruiken. Nadat de datum is bevestigd, worden de scheidingstekens automatisch geplaatst.
Het is mogelijk om alleen een andere dag in te toetsen en daarna de datum te bevestigen met Enter. De maand en het jaar van de vorige boekingsregel worden dan automatisch overgenomen. Wordt er zowel een dag als een maand ingetoetst dan wordt alleen het jaar van de vorige boekingsregel overgenomen.

Vervaldatum

Hier kan direct een datum worden ingegeven. 

De vervaldatum wordt automatisch berekend aan de hand van de datum van de boekingsregel in combinatie met de betalingsconditie die is ingegeven bij debiteur of crediteur.

Indien er geboekt wordt op een grootboekrekening dan is dit veld niet van toepassing.

Het veld wordt automatisch overgeslagen. Met Shift+Tab is het mogelijk om terug te gaan naar de kolom Vervaldatum en kan de datum desgewenst worden aangepast.

De datum hoeft niet binnen de periode te liggen die is geselecteerd voor dit dagboekblad. Indien je handmatig een datum ingeeft, dien je geen scheidingstekens te gebruiken. Nadat de datum is bevestigd, worden de scheidingstekens automatisch geplaatst.
Het is mogelijk om alleen een andere dag in te toetsen en daarna de datum te bevestigen met Enter. De oorspronkelijk weergegeven maand en het jaar blijven staan.

Kostenplaats

Alleen indien er bij de ingetoetste grootboekrekening sprake is van een kostensoort, stopt de cursor in deze kolom. De kostensoort die van toepassing is, wordt bovenin het scherm getoond.

Valuta

De volgende valutacode wordt default gebruikt:

Het veld wordt automatisch overgeslagen. Met Shift+Tab is het mogelijk om terug te gaan naar de kolom Valutacode en kan de code desgewenst worden aangepast.

Debet / Credit

Hier is de ingave van een bedrag mogelijk. Een negatief bedrag kan worden ingetoetst door middel van het min-teken (-), gevolgd door het bedrag.

Bij een tegenboeking of een betaling wordt automatisch het af te boeken bedrag weergegeven. U kunt dan volstaan met het geven van Tab om het bedrag te bevestigen.

Of de cursor automatisch stopt in het veld Debet of het veld Credit is o.a. afhankelijk van de soort rekening die is ingetoetst.

Het is mogelijk om zowel in de kolom Debet als in de kolom Credit geen enkel bedrag in te geven. Dit wordt gezien als een zogenaamde nul-boeking.

Aantal

Indien in de basisgegevens van de grootboekrekening de optie "Aantal van toepassing" is aangevinkt, kan hier een aantal worden ingetoetst.
Er zijn twee decimalen mogelijk. 

BTW

Bij het berekenen van de BTW, gaat het programma er standaard van uit dat het bedrag dat is ingegeven in de kolom Debet of Credit, inclusief BTW is. Door te kiezen voor een BTW-code wordt uit dit bedrag, de BTW gehaald.

Beschikbare BTW codes

BTW-bedrag

Er is alleen een ingave in dit veld mogelijk als er gebruik is gemaakt van een BTW-code.

Aan de hand van de ingetoetste BTW-code wordt het BTW-bedrag automatisch berekend. Het is evenwel mogelijk om het bedrag handmatig aan te passen.

Omschrijving

 Toets hier een omschrijving in ter verduidelijking van de gemaakte boeking.

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in het dagboekblad.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.