Quick Guide: Vaste activa

Leg het dagboek vast waarin je de activa mutaties en afschrijvingen wilt boeken, dit moet een dagboek zijn van het type memoriaal. Gebruik hiervoor bij voorkeur een speciaal activa dagboek die je hiervoor bij Onderhoud | Algemeen| Dagboeken hebt aangemaakt. In dit dagboek zal voor iedere periode een dagboekblad worden aangemaakt waarin de activamutaties en afschrijvingen zullen worden geboekt.

Open

Leg de tussenrekening voor de vaste activa vast. Let op dit is niet de tegenrekening van het dagboek maar een aparte tussenrekening die ieder jaar "op nul" zal lopen indien alle activa's juist worden ingeboekt. Gebruik hiervoor bij voorkeur een nieuwe activa tussenrekening die je hiervoor bij Onderhoud | Grootboek hebt aangemaakt.

Indien je Onderhoud | Activagroepen voor de eerste keer start worden er automatisch zes activagroepen aangemaakt. Deze zijn gevuld met default de afschrijvingsinstellingen die bij deze groep horen. Iedere groep dient actief gemaakt te worden door er de juiste grootboekrekeningen aan te koppelen. De activagroep code zal automatisch worden gebruikt voor de nummering van de activums. Dus indien voor de activagroep vervoersmiddelen met de activacode AUTO een eerste activum wordt geactiveerd zal deze automatisch AUTO0001 als voorstel krijgen.  

Open

De default afschrijvingsinstellingen worden op basis van een maandadministratie gevuld. Als er een activum is die in drie jaar zal worden afgeschreven zal je dit voor een maand boekhouding kunnen laten staan op 36 perioden. Echter voor een kwartaal boekhouding zal dit moeten worden aangepast naar 12 perioden, voor een jaarboekhouding 3 perioden en voor een 4 wekelijkse boekhouding zal dit 39 perioden moeten zijn. Het percentage afschrijving is puur indicatief en wordt overgenomen bij het aanmaken van een activum. Het beïnvloedt de berekening niet maar wordt wel afgedrukt op het totaal overzicht vaste activa.

Indien de ondernemer via het inkoopboek een mutatie op de tussenrekening vaste activa heeft geboekt kun je deze mutatie selecteren in de afschrijvingsstaat. Via nieuw activum start het scherm om een activum te activeren. Selecteer één of meer mutaties, van de eerste mutatie die wordt geselecteerd wordt automatisch de datum en omschrijving overgenomen. Het bedrag is de optelsom van de mutaties, dit kan handig zijn als bijvoorbeeld bij een verbouwing meerdere rekeningen als één activum moeten worden geactiveerd.  

Vervolgens kom je in het scherm activum en kunnen extra gegevens over dit activum worden vastgelegd en eventueel afwijkende afschrijvingsinstellingen worden gehanteerd.

Op basis van deze instellingen wordt er op het tabblad overzicht afschrijvingen een afschrijvingsvoorstel voor de looptijd gegenereerd. De afschrijvingen worden bepaald op datum, dus als je bijvoorbeeld op 11 mei een activum activeert in een maandadministratie, dan zal mei dus ongeveer voor 2/3 van een normale afschrijvingsperiode tellen. De laatste periode in het afschrijvingsvoorstel zal dan ongeveer 1/3 met wat afrondingsverschillen zijn. 

Het veld cum. afschrijving dient alleen gebruikt te worden indien reeds bestaande activa moet worden opgenomen in de activa module. Indien bijvoorbeeld op reeds bestaande inventaris van twee jaar oud met een aanschafwaarde van 10.000 al 4.000 is afgeschreven dan kan dit als volgt worden ingegeven in de activa module. Via een memoboeking boek je de bestaande aanschafwaarde van 10.000 / Cumulatieve afschrijving van 4.000 tegen en boek je het saldo van 6.000 over naar de tussenrekening vaste activa. Vervolgens maak je een nieuw activum aan, op tabblad algemeen vul je de originele aanschafdatum in. Op tabblad Afschrijving vul je de start van de afschrijving in de activamodule in en geef je als aanschafwaarde 10.000 in en als cumulatieve afschrijving 4.000. De resterende afschrijvingsgrondslag wordt dan keurig over het aantal resterende perioden berekend en de afschrijvingen van het bestaande activum worden vanaf dit moment via de activamodule geboekt.      

Op het tabblad overzicht afschrijvingen kun je het afschrijvingsvoorstel bekijken. Je kunt zolang er geen journaalposten zijn steeds opnieuw het afschrijvingsvoorstel genereren en bekijken. Nadat er afschrijvingen zijn geboekt komen deze ook in het afschrijvingsvoorstel te staan. Op dit moment kun je geen nieuw afschrijvingsvoorstel meer genereren. Je kunt op iedere regel in het afschrijvingsvoorstel klikken om de afschrijvingsgrondslag en de boekwaarde op die datum te bekijken.