Taken | Scan en Herken UBL

Owned by Boban Tubic (Unlicensed)
Last updated: Jun 30, 2023 by Carin Lam
17 min read

Met Scan & Herken is het mogelijk om gescande inkoopdocumenten en verkoopdocumenten snel en eenvoudig in de administratie te verwerken. Met bijvoorbeeld je mobiel of scanner maak je van de factuur een kopie. De kopie mail je vervolgens naar het e-mailadres dat met de administratie is gekoppeld.

Zie ook extra informatie over het aantal facturen in een email aan Scan en Herken

Aan de hand van het KvK-nummer van de leverancier koppelt Minox de inkoopfactuur aan de bijbehorende crediteurenrekening. Dit nummer kun je opslaan in het tabblad Financieel van Onderhoud | Crediteuren. Toets hier ook een voorstel tegenrekening in, zodat Minox een complete journaalpost in het Scan & Herken- voorstel genereert. Je hoeft dan alleen nog maar het voorstel te verwerken, zodat de posten uit het voorstel in het inkoopboek worden doorgeboekt.  
Ook een verkoopfactuur kan worden verwerkt in Scan & Herken. 

Wat is een UBL?

Een kopie wordt meestal als PDF of afbeelding (jpg, png, bmp) ingezonden.  Deze formaten zijn echter elektronisch niet leesbaar en worden om die reden eerst vertaald naar een UBL alvorens ze in Minox worden ingelezen. 

Universal Business Language (UBL) is in Nederland een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, dus ook voor het opstellen van facturen. UBL staat voor een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt, facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt.



Bekijk hier een video over Scan & Herken:





Basisgegevens

Voordat je een eerste opdracht voor Scan & Herken kunt maken, dien je de volgende onderdelen in de administratie te controleren en/of in te voeren:

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | tab Algemeen

Indien je met Premium herkenning gaat werken, dienen ten minste de volgende velden te worden ingevuld.

E-mailadres

Het e-mailadres dat hier wordt ingevuld, wordt automatisch door het programma Scan & Herken opgegeven bij de e-mailadressen vanaf welke documenten kunnen worden opgestuurd voor Scan & Herken.

KvK-nummer

Hier dien je je nummer van de Kamer van Koophandel in te toetsen. 

Realtime herkenning of Premium herkenning?

Maak je keuze en leg deze vast in Onderhoud → Algemeen → Scan & Herken / UBL.
Klik hier voor meer informatie.

Onderhoud | Crediteuren | Tab Financieel

Voorstel tegenrekening

Een inkoopfactuur wordt door Scan & Herken altijd tegengeboekt op één vaste tegenrekening. Deze tegenrekening kan worden vastgelegd per crediteur. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingevoerd, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een tegenrekening, wordt deze inkoopfactuur derhalve maar gedeeltelijk herkend.

Geen tegenrekening?

Grootboekrekening Boekingsverschillen wordt gebruikt

Voor facturen die niet worden herkend bij het inlezen, gebruikt Minox de grootboekrekening Boekings-/betalingsverschillen. Deze grootboekrekening is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Om ook de facturen waarop BTW wordt berekend op een juiste manier te laten verwerken, is het verstandig om bij de grootboekrekening Boekingsverschillen de optie "BTW wijzigbaar aan te vinken". Je geeft geen voorstel BTW-code in.
De juiste BTW-code wordt dan gebruikt bij het inlezen van de factuur. Hierdoor zal het aanpassen van de regel naar de juiste grootboekrekening (bijv. inkopen of kosten) gemakkelijker verlopen.

K.v.K.-nummer

Het nummer van de Kamer van Koophandel van de leverancier dient te worden vastgelegd. O.a. op basis hiervan wordt bepaald op welk crediteurennummer de inkoopfactuur wordt geboekt. 
Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een KvK-nummer, wordt deze inkoopfactuur aangemerkt als "gedeeltelijk herkend". 

Kasbonnen, declaraties, etc.

Behalve inkoopfacturen, Kun je de volgende documenten sturen naar KvK-nummer@minoxscan.nl . Je dient voor deze documenten een crediteur aan te maken met een fictief KvK-nummer. Hierdoor worden bijv. de kasstukken geboekt op de crediteur met KvK-nummer 99999999. Er kunnen verschillende crediteuren worden aangemaakt voor de volgende documenten:

Document

K.v.K.-nummer

Document

K.v.K.-nummer

Kas 

99999999

Pin 

99999998

Declaratie 

99999996

Inkoopverklaring 

99999995

Belastingdienst

27365323

Automatisch crediteuren aanmaken

Het is niet noodzakelijk om crediteuren aan te maken voordat je gaat werken met Scan & Herken. Je kunt ervoor kiezen om deze automatisch aan te laten maken door het Scan & Herken programma. Zie instellingen.

Inkoopverklaring

Koop je veel van particulieren of heb je veel contante inkopen? Inkoopverklaringen kun je ook via premium herkenning laten verwerken. Dit doe je zo:

  1. Maak een apart emailadres aan, bijvoorbeeld inkoopverklaring@minoxscan.nl

  2. Maak een template waarop duidelijk staat. Hier hiernaast voor een voorbeeld template.

  3. Vul deze in, maak direct een kopie en stuur hem in naar het hierboven gebruikte emailadres.

 

Voorbeeld inkoopverklaring

> Klik op de afbeelding om deze te vergroten.

Onderhoud | Debiteuren | Tab Financieel

Voorstel tegenrekening

Een verkoopfactuur wordt door Scan & Herken altijd tegengeboekt op één vaste tegenrekening. Deze tegenrekening kan worden vastgelegd per debiteur. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingevoerd, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

Indien een verkoopfactuur wordt aangeboden van een debiteur zonder een tegenrekening, wordt deze factuur daarom maar gedeeltelijk herkend.

Geen tegenrekening?

Grootboekrekening Boekingsverschillen wordt gebruikt

Voor facturen die niet worden herkend bij het inlezen, gebruikt Minox de grootboekrekening Boekings-/betalingsverschillen. Deze grootboekrekening is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

KvK-nummer

Door de aanwezigheid van het nummer van de Kamer van Koophandel van de debiteur, wordt een verkoopfactuur sneller herkend. Het is niet noodzakelijk het nummer in te vullen voordat je gaat werken met Scan & Herken. Bij het verwerken van de eerste verkoopfactuur van de debiteur, biedt Minox aan om dit nummer op te slaan in de kaart van de betreffende debiteur.

Automatisch debiteuren aanmaken

Het is niet noodzakelijk om debiteuren aan te maken voordat je gaat werken met Scan & Herken. Je kunt ervoor kiezen om deze automatisch aan te laten maken door het Scan & Herken programma. Zie instellingen.

Krijg ik een bevestiging als mijn inkoopdocument is ontvangen?

Doorgaans staan documenten, die door Minox verwerkt kunnen worden, binnen 4 uur gereed als boekingsvoorstel om in het inkoopboek of verkoopboek verwerkt te worden.

Alleen als een document niet verwerkt kan worden ontvangt u een retour-mail met een verklaring. Mogelijke verklaringen zijn:  

Spookfacturen

Zgn. spookfacturen van afzenders die bekend zijn bij de Kamer van Koophandel worden direct door het systeem herkend en onderschept.

Dubbele facturen

Dubbele inkoopfacturen worden herkend en slechts eenmaal verwerkt. Let op! Kas- en pinbonnen bevatten niet altijd een uniek nummer, waardoor een automatische controle op dubbele waarden niet mogelijk is. Hierdoor kunnen dezelfde bonnen meerdere malen worden verwerkt. Voor scans van kas- en pinbonnen is derhalve zorgvuldigheid bij de gebruiker gewenst.

Onleesbare facturen

De factuur moet goed leesbaar zijn om te kunnen worden verwerkt.

Facturen zonder geldig K.v.K.-nr.

In de database van de Kamer van Koophandel wordt gecontroleerd of het KvK-nummer van de leverancier klopt.

Geen inkoopdocument

Indien het document geen inkoopfactuur is - maar bijvoorbeeld een afleverbon, opdrachtbevestiging of betalingsherinnering, wordt deze niet verwerkt

 

Bij het opstarten en selecteren van een administratie in Minox ziet de gebruiker, naast het administratienummer en -naam, het aantal in te lezen documenten (UBL's) voor Scan & Herken. Dit aantal wordt continu bijgewerkt en blijft staan totdat de documenten verwerkt zijn in de administratie. 

Opvragen E-mailhistorie

Alle documenten die zijn ingestuurd, worden hier getoond. In de tab OCR kun je bijvoorbeeld zien of een factuur geaccepteerd is of nog in behandeling.
Ook als een document niet van een geldige afzender komt of wordt afgekeurd, is dat hier zichtbaar.

Je vindt dit programma in het menu:
Opvragen | E-mailhistorie





Het Boekingsvoorstel

Aan de hand van de ingestelde basisgegevens genereert Minox een boekingsvoorstel in het programma Taken | Scan & Herken UBL. Indien er geen gegevens zijn gevonden wordt dit in de "status" aangegeven.

Onderaan deze helppagina vind je een overzicht van alle beschikbare knoppen. Hieronder een aantal functies die vooral voor de tab Voorstel van Scan & Herken van belang zijn:

Omschrijving

Omschrijving

Deze knop geeft aan of je inkoopfacturen verwerkt of verkoopfacturen. Klik op de knop om te kunnen wisselen tussen deze onderdelen.

Instellingen Inkoop

Factuurnr.

Het is mogelijk om aan te geven welk factuurnummer gehanteerd dient te worden bij de doorboeking naar het inkoopboek:

  • Intern factuurnummer

  • Extern factuurnummer *

  • Indien het externe factuurnummer niet numeriek is of meer dan 8 cijfers bevat, worden de laatste cijfers van het externe factuurnummer gebruikt (maximaal 8 cijfers). Als er geen factuurnummer op het document staat, wordt van de datum een nummer gemaakt.

Automatisch aanmaken crediteur

Door deze optie aan te vinken, wordt een crediteur die nog niet aanwezig is in de basisgegevens, automatisch aangemaakt door Scan & Herken.

Omschrijving

Verder kan voor de crediteur en/of grootboek de volgende informatie worden opgenomen in de omschrijving van de boekingsregel:

  • Naam leverancier (zoals vermeld op de factuur)

  • Zoeknaam crediteur (uit Minox)

  • Extern factuurnummer

  • Eigen tekst

Het is mogelijk om één of meerder opties aan te vinken. Hierbij dient te worden opgemerkt dat maximaal 50 tekens kunnen worden opgeslagen. Tussen de verschillende omschrijvingen wordt een koppelteken (-) geplaatst.

Opties voor verwerken:

Dagboekbladen aanmaken op basis van periode

Om een goed overzicht te houden van de verwerkte facturen is het belangrijk deze optie aan te vinken. Alle bladen met dezelfde periode worden in hetzelfde dagboekblad verwerkt. Hierdoor komen alle facturen van januari in blad 1, februari in blad 2 enz.

Overnemen KvK-nummer

Bij crediteuren waar geen KvK-nummer bekend is en deze wel beschikbaar zijn op de ingelezen documenten, kan het KvK-nummer door Minox worden aangevuld.
Vink daarvoor deze optie aan.

Tegenrekening aanvullen voor crediteur

Is er nog geen tegenrekening ingvuld bij de crediteur? Door het aanvinken van deze optie wordt dit bij het verwerken van het voorstel gecontroleerd en aangevuld indien van toepassing.

 

 Instellingen Verkoop

Belangrijk! De knop Instellingen is ook beschikbaar bij de Verkoopfacturen. Controleer ook daar of alle instellingen juist zijn.

 

 

Inlezen UBL
Indien je facturen in UBL-formaat ontvangt, Kun je deze direct in Minox inlezen.
Voor Facturen die tegelijk in PDF en UBL-formaat naar minoxscan.nl-mailadres worden gestuurd, worden geen kosten in rekening gebracht.

Voor de overige bestandsformaten worden kosten in rekening gebracht. Zie Onderhoud Scan & Herken voor uitleg.

Voorwaarde voor het direct inlezen van een inkoopfactuur in Scan & Herken is, dat de betreffende factuur is opgemaakt in het UBL-formaat.

In het onderstaande venster kiest u voor Bestanden selecteren.

 

Het is mogelijk om één of meerdere inkoopfacturen te selecteren en in te lezen.

Een factuur die door middel van deze knop alleen in PDF formaat wordt ingelezen, gaat NIET langs de herkenningsservice. Bij het inlezen van PDF-bestanden, zal de omschrijving "Ingelezen PDF" verschijnen. De factuur / bon moet handmatig worden aangevuld zodat hij kan worden verwerkt.

Inlezen bulk
Om een bestand te kunnen verwerken dat meerdere facturen en/of bonnen bevat, kan deze knop worden gebruikt. 

Zie voor een beschrijving de Quick Guide over Inlezen bulk.

Herlezen
Indien gegevens zijn gewijzigd die betrekking hebben op de aanwezige inkoopfacturen, dan kunnen deze worden herlezen.
Bijvoorbeeld een crediteur die (alsnog) is aangemaakt of een tegenrekening die is toegekend aan een crediteur.

Crediteuren / Debiteuren
Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd.

Met name als een nieuwe crediteur of debiteur automatisch is aangemaakt, is dit een handige knop. Gegevens als de betalingsconditie, voorstel tegenrekening en betalingsreferentie kunnen worden aangevuld in de crediteuren-/debiteurenkaart.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Zie onderdeel Knoppen onderaan deze pagina voor een compleet overzicht van alle Knoppen.

Regels

Wijzigen

Door te klikken op de icoon Wijzigen, wordt het tabblad Details geopend. Van de geselecteerde inkoopfactuur worden de specificaties getoond. Je kunt i.p.v. op deze icoon, ook met de muis op de tab Details klikken.

Status

De status van een inkoopfactuur is belangrijk voor de verdere verwerking in de financiële administratie. 
Door te klikken op de kolomtitel Status is het mogelijk om inkoopfacturen te sorteren op status. Hierdoor heeft u direct inzicht in de nog aan te passen documenten.

Status

Omschrijving

Status

Omschrijving

Bevestigd
Indien van de betreffende inkoopfactuur zowel het KvK-nummer als de voorstel tegenrekening bekend is, krijgt de inkoopfactuur de status Bevestigd.
De factuur is gereed voor verwerking in de financiële administratie.

Externe factuurnummer is ingekort
Deze melding betekent dat het factuurnummer van de leverancier te groot is voor het veld Factuurnummer van Minox. De laatste 8 posities van het externe factuurnummer worden door Minox overgenomen in Factuurnummer. In de Omschrijving staat het complete externe factuurnummer.

Niet gevonden
De crediteur is niet door Minox gevonden.
Het programma biedt de mogelijkheid om de crediteur aan te maken. Nadat u het crediteurennummer heeft toegekend, worden (aan de hand van het nummer van de KvK) de naam, adres, postcode en woonplaats ingevuld.

Foutief bestand
Indien een bestand niet door Scan & Herken kan worden verwerkt, verschijnt deze melding. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn van een foutief BTW-percentage, zoals 6% in administratie van 2019 of later.

Geblokkeerd
Het is mogelijk om een post te blokkeren, bijvoorbeeld omdat de post niet in de huidige verwerkingsperiode valt.
Iedere status kan worden gewijzigd in de status "Geblokkeerd". Hiermee wordt voorkomen dat de post in de huidige verwerking wordt opgenomen. 

Geen Kvk-nr.
Een post krijgt deze status indien de crediteur wel wordt herkend, maar niet het KvK-nummer.
Indien de post wel door u aan de crediteur wordt toegekend, zal Minox automatisch het KvK-nummer in de basisgegevens van de crediteur plaatsen. Hierdoor zal de post een eventueel volgende keer sneller worden herkend.

Crediteur zonder tegenrekening
Bij de betreffende crediteur is geen tegenrekening vermeld in de basisgegevens. Het bedrag zal door Minox worden geboekt op de grootboekrekening Boekingsverschillen. Zie hiervoor Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie → tab Grootboek. Het is mogelijk om alsnog deze tegenrekening aan te passen in de Details.

Dubbele facturen
Een factuur die handmatig wordt ingelezen, middels de knop Inlezen UBL, wordt indien deze factuur voor de tweede keer wordt ingelezen door Minox herkend.
Afhankelijk van de situatie, wordt in de omschrijving aangegeven:
Factuur is reeds als openstaande post aanwezig
of
Factuur is reeds in het voorstel aanwezig

Geen kostenplaatsnr.  
Indien de tegenrekening van de crediteur een kostensoortnummer bevat, is de ingave van een kostenplaatsnummer verplicht.

 

Rekeningnummer, Naam en Plaats

In deze kolommen worden van de crediteur het nummer, de naam en de woonplaats vermeld.

Factuurdatum

De datum waarmee de openstaande post wordt ingeboekt.

Periodenr.

De periode waarin de factuur zal worden verwerkt.

 Klik op het periodenummer om de periode en/of boekjaar te wijzigen waarin de factuur verwerkt moet worden.

Valuta

De valutacode van de openstaande post.

Bedrag

Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).

Details



Verwerken

Knoppen