Quick Guide: Verwerking bankmutaties

Met de bankenkoppeling via Bizcuit of via het inlezen van een exportbestand van de bank, kunnen bankmutaties worden verwerkt in de administratie.

Het verwerken van bankmutaties bestaat uit 3 stappen:

1. De bankmutaties worden opgehaald/ingelezen en er wordt een voorstel gemaakt

2. Het voorstel wordt gecontroleerd en waar nodig aangevuld/aangepast

3. Het voorstel wordt verwerkt.

Voordat je met de verwerking van de bankmutaties kunt starten, moet je eerst een aantal basisgegevens invoeren.

1. Instellen van Basisgegevens

Onderhoud Algemeen | Dagboeken

Controleer of, bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC is ingevuld.

Onderhoud | Debiteuren | tab Bank

Geef, voor zover bekend, het IBAN van de debiteur in. Omdat deze in elke bankmutatie van de tegenpartij wordt vermeld, vergroot u hierdoor de kans dat de mutatie wordt herkend.

Onderhoud | Crediteuren | tab Bank

Geef, voor zover bekend, het IBAN van de crediteur in. Omdat deze in elke bankmutatie van de tegenpartij wordt vermeld, vergroot u hierdoor de kans dat de mutatie wordt herkend.

Taken | Verwerking bankmutaties | Knop   (Ook te benaderen via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties)

Bepaal je keuze voor Boekstuknummer, Volgorde en de Omschrijving voor de boekingsregels die Minox voorstelt.

Bepaal je keuze voor o.a. de herkenning van openstaande posten, de toegestane afwijking en diverse opties.

Klik in dit scherm op de  voor meer informatie per optie.

Taken | Verwerking bankmutaties | Knop  

Het is wenselijk vooraf zoveel mogelijk herkenningsteksten aan te maken, waardoor met name bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren toch herkend kunnen worden. 

Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.).

Voorbeeld: Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van:

               "BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 221018"

Hiervoor kun je als herkenningstekst "Klantnr. 221018" aanmaken en verwijzen naar de grootboekrekening voor energie. De bankmutatie zal dan worden herkend en worden geboekt op de betreffende grootboekrekening.

Belangrijk is dat een herkenningstekst uniek is en in elke volgende bankmutatie naar verwachting weer terug zal komen. In dit voorbeeld zal het klantnummer altijd hetzelfde zijn, maar het kenmerk elke maand anders.

2. Een verwerkingsvoorstel aanmaken

Wanneer je gebruik maakt van de bankenkoppeling via Bizcuit, dan worden de bankmutaties automatisch opgehaald. Het verwerkingsvoorstel staat dan al voor je klaar. Dit voorstel wordt dan dagelijks aangevuld.

Als je zelf een bankbestand (CAMT/SWIFT/CSV) hebt opgehaald, dan kun je dit inlezen via de blauwe button in de knoppenbalk 

Voor het aanmaken van het verwerkingsvoorstel wordt de volgende procedure en volgorde aangehouden:

• Eerst wordt geprobeerd om een grootboek, debiteur of crediteur voor de bankmutatie te bepalen:

1. via de herkenningsteksten.

2. via IBAN, naam of debiteuren- of crediteurennummer in de bankmutatie

• Wanneer een debiteur of crediteur is herkend, dan wordt geprobeerd de bijbehorende openstaande post(en) te bepalen

1. via een factuurnummer(s) in de omschrijving

2. via een match op overeenkomend bedrag

• Wanneer geen grootboek, debiteur of crediteur is gevonden, wordt nog geprobeerd om een uniek factuurnummer (wel langer dan 3 posities) te herkennen in de openstaande postentabel.

In het verwerkingsvoorstel worden de bankmutaties uiteindelijk in drie statussen onderverdeeld:

3. Een verwerkingsvoorstel wijzigen

Het programma Verwerking bankmutaties heeft 3 tabbladen: “Voorstel”, “Details” en “Instellingen”

In het tabblad Voorstel zie je alle ingelezen bankmutaties met de status van herkenning.

Als je een regel wilt wijzigen, klik dan op het potloodje vooraan de regel. Je komt dan in het Detail-scherm.

Het detail-scherm bestaat uit 4 onderdelen:

1. De informatie uit het bankbestand en informatie over hoe de bankmutatie is herkend

2. De status van herkenning

3. Gegevens over de gevonden grootboek, debiteur of crediteur en eventueel de openstaande post

4. De journaalpost(en) die Minox voorstelt

Open

In blok 4 kun je de voorgestelde boeking aanpassen of - als een bankmutatie niet is herkend - de boeking aanmaken.

Uiteraard zijn meerdere boekingen mogelijk als er bijvoorbeeld sprake is van een verzamelbetaling of als er een restant afgeboekt moet worden.

Als de journaalpost is gemaakt en het volledige bedrag van de bankmutatie is geboekt, dan springt de status automatisch naar Bevestigd.

Met de knop “Volgende” in de knoppenbalk kun je naar de volgende mutatie of met “Vorige” naar de vorige mutatie. Je hoeft dus niet steeds terug naar het tabblad Voorstel.

4. Een verwerkingsvoorstel verwerken

Als alle mutaties zijn bevestigd, kun je het voorstel definitief verwerken door op de knop “Verwerken” te klikken.
Hou er rekening mee dat alle bankmutaties worden verwerkt, ongeacht de status. Mutaties die de status “Niet bevestigd” of “Niet geheel bevestigd” hebben zullen worden geboekt op de grootboekrekening voor Boekingsverschillen. Als alleen bevestigde mutaties verwerkt zouden worden, klopt de volgorde van de mutaties niet meer en is er geen aansluiting met het banksaldo.

In het verwerkingsscherm kun je een “Tot en met datum” ingeven, waardoor uitsluitend bankmutaties tot en met de opgegeven datum worden verwerkt. Mutaties van na die datum blijven dan staan in het verwerkingsvoorstel.