Quick Guide: Aanmaningen

Indien je de module Debiteurenbeheer hebt aangeschaft, zijn er meer uitgebreide opties om aanmaningen te verwerken binnen je Minox administratie dan hieronder beschreven.

Deze Quick Guide betreft de basis module Aanmaningen.

Het instellen van de teksten voor aanmaningen en rekeningoverzichten/herinneringen doe je bij Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens Administratie in het tabblad Layouts documenten.

1: Betalingstermijnen

Ga naar Onderhoud | Algemeen | Dagboeken : Dagboeksoort Verkoop : Tab Subadministratie

Daar stel je in bij welke termijn ( 30>60>90 dagen bijvoorbeeld) je welke tekst wil gebruiken.

2: Debiteuren

Ga naar Onderhoud | Debiteuren

Tab Algemeen: Controleer de Taalcode. Deze bepaalt de juiste tekst voor de aanmaning.
Ga naar tab “Email” en in de regel voor de aanmaningen: selecteer weergeven als je de aanmaning of het rekeningoverzicht geprint wilt hebben of vink bij Email “pdf” aan en vul het email adres in als je ze per email versturen wilt. (allebei kan ook)
NB: In het Tab “Financieel” kun je een debiteur ook blokkeren voor aanmaningen

Verdere informatie over Debiteur instellingen: Onderhoud Debiteuren

3: Versturen

Ga naar Rapportage | Debiteuren | Aanmaningen

Vul alle velden naar wens in. Let op de volgende punten:

In het selectiescherm kun je de termijnen en tekst nummers, zoals je deze vooraf bij het dagboek Verkoop hebt ingegeven, nog wijzigen. Hiervoor zet je het vinkje bij “Termijnen dagboek hanteren” uit, waardoor de nieuwe gegevens ingevoerd kunnen worden. De nieuwe gegevens worden eenmalig gehanteerd en dus niet opgeslagen in het dagboek Verkoop.
Of je een pdf naar scherm wilt (om af te drukken en bijvoorbeeld per post te versturen) voor alle debiteuren Of de instellingen van de debiteur wilt hanteren (zie 2: Debiteuren)

Verdere informatie over het versturen van aanmaningen: Quickguide versturen aanmaningen

4: Aandachtspunten

Houd er rekening mee dat de factuurdatum voor een aanmaning niet relevant is. Omdat elke debiteur zijn eigen betalingstermijn kan hebben, is de vervaldatum bepalend voor een aanmaning of rekeningoverzicht

Een Rekeningoverzicht wordt pas afgedrukt als een debiteur minimaal één vervallen openstaande post heeft. In dat geval worden alle openstaande posten van de betreffende debiteur op het rekeningoverzicht afgedrukt. Ter indicatie wordt bij de vervallen openstaande posten een * afgedrukt.

Voor Aanmaningen dien je zelf een bepaalde termijn (datum-selectie) in te geven. Alle openstaande posten binnen deze termijn worden op de aanmaning afgedrukt. Standaard staat bij de rubriek “Vervaldatum t/m” de datum van vandaag, waardoor alleen vervallen posten op de aanmaning worden afgedrukt. Zet u de “Datum t/m” bijvoorbeeld 10 dagen terug, dan zijn alle posten op de aanmaning minstens 10 dagen of meer vervallen.