Taken | Verwerking bankmutaties ⭐
Realtime automatisch banktransacties ophalen bij de bank, boeken en afletteren
Sinds kort bestaat in Minox Online de mogelijkheid om banktransacties realtime door te laten boeken naar het bank-dagboek. Zodra de transacties binnenkomen in de administratie staan ze in het dagboek. Je kunt ze natuurlijk nog wel nalopen en desgewenst wijzigen.
Ook de bekende methode van zelf het voorstel controleren en eventueel aanvullen alvorens door te verwerken naar het dagboek blijft vooralsnog bestaan, zodat je als gebruiker zelf bepaalt wanneer je de overstap maakt naar nog makkelijker en efficiënter werken.
Je kunt de optie voor realtime automatisch bank verwerken per administratie aan (of uit) zetten bij Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties. Ook overstappen gedurende een boekjaar is mogelijk. De enige voorwaarde is dat er op het moment van wijzigen geen banktransacties in het verwerkingsvoorstel mogen staan.
Het realtime automatisch bank verwerken maakt tevens gebruikt van een nieuw scherm voor Verwerking bankmutaties. Dit biedt de gebruiker grip op het automatische proces en in dit artikel zal verder ingegaan worden op alle mogelijkheden van dit scherm.
Via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties | tab Herkenning kun je aangeven dat je gebruik wilt maken van “Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken”. Je kan ook de stappen volgen via Taken | Verwerking bankmutaties ⭐.
Aan de slag
Om te beginnen met realtime doorboeken van de banktransacties, adviseren we eerst een grootboekrekening aanmaken voor (nog-) niet herkende banktransacties. (zie Onderhoud | Grootboek voor uitleg over het aanmaken van grootboekrekeningen) Deze grootboekrekening moet worden vastgelegd in de basisgegevens van de administratie: Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | in het tabblad Grootboek;
Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, dan gaan banktransacties die niet toegewezen kunnen worden naar de rekening boekingsverschillen ( 2e veld in de afbeelding hierboven). Het nadeel hiervan is dat het voor de gebruiker niet direct zichtbaar (zonder verder klikken) is of de transactie vanuit Verwerking bankmutaties automatisch op deze rekening is geplaatst of dat dit een uitzoekpost betreft, die een gebruiker zelf op deze rekening heeft gezet, los van de banktransacties. Wij adviseren de extra rekening aan te maken zodat alles direct gescheiden en overzichtelijk blijft.
De eerste keer dat je naar het nieuwe Verwerking bankmutaties gaat, verschijnt het volgende scherm;
Klik op “aan de slag” om te beginnen.
Indien er op dat moment bij het “oude” Taken | Verwerking bankmutaties nog een voorstel open staat, volgt deze melding:
Verwerk eerst dit voorstel en keer dan terug naar Taken | Verwerking bankmutaties ⭐
Je kunt natuurlijk, als je voorstel relatief recente transacties bevat, er ook voor kiezen het “oude” voorstel te verwijderen en vervolgens bij het verwerken van de banktransacties nieuwe stijl de mutaties opnieuw op te halen.
Als je in de administratie een bankenkoppeling hebt opgezet, komen de banktransacties zonder verdere actie van de gebruiker binnen in het dagboek. Als je als gebruiker de banktransacties wilt controleren, ga je naar Taken | Verwerking Bankmutaties ⭐.
Als je geen bankenkoppeling hebt opgezet maar bestanden inleest, kun je ook gebruik maken van deze functie. Hoe je hier een CAMT of MT940 bestand van je bank kunt uploaden lees je verderop.
Werking van het scherm
We bespreken per onderdeel van het nieuwe Verwerking bankmutaties hoe e.e.a. werkt.
Bankrekeningen
Hier worden de bankrekeningen weergegeven waarvoor transacties zijn opgehaald of opgehaald kunnen worden. Selecteer de bankrekening hier, dan worden in de andere onderdelen van dit scherm de transacties van deze rekening getoond. De transacties die je hier aantreft, kunnen een van de volgende statussen hebben;
Toegewezen : Minox heeft een volledige match met een debiteur/crediteur/grootboekrekening en een openstaande post kunnen vinden en heeft de boeking op de overeenkomstige rekening geboekt.
Aandacht vereist: Iets in de transactie wijkt af van de openstaande post (bijvoorbeeld teveel of te weinig betaald).
Wachten op factuur: Minox heeft de debiteur of crediteur gevonden, maar er is nog geen factuur in de administratie geboekt die overeenkomt met deze banktransactie.
De Knoppen in het onderdeel Bankrekeningen
Het scherm verversen. Er worden indien beschikbaar ook nieuwe transacties opgehaald.
Onder de knop transacties vind je meerdere acties/opties:
Importeren/ Bestand uploaden: Door middel van deze optie kun je een MT940 of CAMT053 bestand wat je bij de bank hebt gedownload in Minox uploaden. Door middel van de knop “Bestanden selecteren” blader je naar het bestand dat je op je computer hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op openen en vervolgens op versturen.
Importeren: opnieuw ophalen: Deze optie maakt het mogelijk om transacties die eerder zijn opgehaald opnieuw op te halen. Ook bevestigde en verwijderde transacties keren hier door terug in je scherm.
De volgende melding verschijnt:
Selecteer de rekening en het tijdvak waarvoor je transacties opnieuw wilt ophalen, en klik op de groene vink.
Lijst afdrukken: Druk een lijst af van de transacties die voor de geselecteerde rekening zijn opgehaald of ingelezen. Je kunt hier ook op status en op datum filteren en de lijst exporteren naar bijvoorbeeld excel.
Selectie bevestigen: De geselecteerde transacties ( geselecteerd op bankrekening en status) worden bevestigd. Ze staan nu bevestigd in het bankdagboek en zijn niet meer zichtbaar bij Taken | Verwerking Bankmutaties ⭐
Selectie verwijderen: Deze opties verwijdert de geselecteerde transacties ( geselecteerd op bankrekening en status). Het is uiteraard nog mogelijk om ze opnieuw op te halen of in te lezen door middel van de hierboven genoemde opties.
Om te voorkomen dat je per ongeluk transacties verwijdert is er een extra controle noodzakelijk.
Voorbeeld:
de in grijs vermelde tekst moet in het veld worden getypt, en vervolgens door middel van de knop "Bevestigen" worden bevestigd,
Transacties
Hier vind je de opgehaalde of ingelezen banktransacties van de bij het onderdeel “Bankrekeningen” geselecteerde bankrekening. Je kunt door middel van de Filterknoppen op status bepalen welke transacties je wilt weergeven.
Transactiegegevens
In dit onderdeel zie je van de transactie die je in het onderdeel “Transacties” hebt geselecteerd/aangeklikt linksboven (1)de details met betrekking tot de gegevens die in het bankbestand ( of de door middel van de bankenkoppeling gedownloade transactiegegevens) door de bank zijn meegegeven.
Boven in het midden (2) zie je de status van de transactie, waarop eventueel de rekening ( debiteur/crediteur of grootboek)is herkend en waarop de openstaande post is herkend en de naam zoals deze is meegegeven door de bank. Je kunt hier ook handmatig de status aanpassen.
Rechts (3) vind je het (transactie-)bedrag, hoeveel van dit bedrag is verwerkt in de daaronder weergegeven boekingsregels en hoeveel er dan eventueel nog te verwerken overblijft.
De knoppen boven het onderdeel transactiegegevens:
Vorige (F7): niet beschikbaar bij de eerste transactie in de lijst: gaat naar de vorige transactie in de lijst
Volgende (F8): niet beschikbaar bij de laatste transactie in de lijst: gaat naar de volgende transactie in de lijst
Herkenningstekst: maak een herkenningstekst aan voor deze transactie. (zie Onderhoud | Algemeen | verwerking bankmutaties voor meer informatie)
Document tonen: het eventueel gekoppelde document ( factuur of bonnetje of anderszins) tonen
Bevestigen: bevestig de transactie definitief (boeking blijft in grootboek, transactie niet meer zichtbaar in het scherm.)
Verwijderen: verwijder de transactie (boeking wordt verwijderd uit het grootboek, transactie niet meer zichtbaar in het scherm).
Ook hier moet het verwijderen van de transactie worden bevestigd om te voorkomen dat transacties per ongeluk worden verwijderd:
Typ de aangegeven tekst en klik op "Bevestigen"
Knoppen binnen het onderdeel(4):
Omschrijving (5)
Hier vind je de omschrijving van de gevonden rekening ( debiteur/crediteur/grootboek), het eventueel bij de debiteur/crediteur/grootboekrekening opgeslagen memo en de omschrijving van de eventuele kostensoort en kostenplaats.
Regel bewerken/ de boekingsregel(s) (6):
Hier vind je de boekingsregel zoals Taken | Verwerking Bankmutaties hem in het bankdagboek heeft opgeslagen en kun je de regel nog bewerken, en eventuele regels toevoegen.