Op 1 januari 2019 wordt het lage btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Wat houdt dit in voor uw administratie? Omdat de verhoging wordt doorgevoerd bij de start van een nieuwe boekjaar is de impact voor uw administratie goed te overzien. Hieronder volgt een overzicht van de zaken waar u rekening mee moet houden.

Wat te doen in boekjaar 2018

1. Orders en facturen
   In het uitzonderlijke geval dat u in 2018 al met 9% wilt factureren, past u tijdelijk het btw-percentage aan via Onderhoud → Algemeen → Btw-gegevens. 
   U maakt de factuur en u   en verwerkt deze direct  . 
   Na het verwerken zet u het percentage weer terug. 
   
   Zorg er voor dat andere gebruikers op de hoogte zijn van deze tijdelijke btw-verhoging.
   
   Houd er rekening mee dat proeffacturen waarin o.a. 6% btw is gehanteerd NIET meegaan naar boekjaar 2019. In 2019 mag, uitzonderingen daargelaten, niet meer 6% worden gefactureerd.
     
2. Boeken
   Wanneer u in 2018 al wilt boeken met het nieuwe btw tarief, dan kunt u het btw-bedrag in de boekingsregel handmatig aanpassen.
     
3. BTW-aangifte
   Als in 2018 al één of meerdere keren met 9% btw wordt geboekt of gefactureerd, dan zal de BTW-aangifte een melding in beeld geven: “Bedragen lijken niet in overeenstemming”. De grondslag voor 1b (6%) sluit namelijk niet meer aan bij de werkelijk berekende btw bedrag. Op de grondslag-analyse die u op dat moment kunt afdrukken ziet u om welke boekingen het gaat. Als het alleen de mutaties met het nieuwe tarief betreft, mag u de melding negeren.
    

Aanmaken nieuw boekjaar

Via Taken → Opties → Aanmaken nieuw boekjaar maakt u het nieuwe boekjaar aan. De volgende opties kunnen worden geselecteerd:

►   Subadministraties overnemen                                                               (Advies = aanvinken)

Openstaande posten van debiteuren en crediteuren (subadministraties) worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Hiervoor worden automatisch journaalposten aangemaakt in het dagboek met soort BS (Beginbalans Systeem). Deze journaalposten kunnen niet worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen in het oude boekjaar kunt u later alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar. Kies hiervoor Taken } Opties } Opnieuw overnemen beginbalans. Alleen als u expliciet de openstaande posten niet wilt meenemen, zet u deze optie uit.

►   Saldi van de balansrekeningen overnemen                                             (Advies = aanvinken)

De eindsaldi van de grootboekrekeningen (met de Balans/WV-code = Balans) van het oorspronkelijke boekjaar worden in het nieuwe boekjaar overgenomen in de beginbalans. Hiervoor worden automatisch journaalposten aangemaakt in het dagboek met de soort BS. Deze journaalposten kunnen niet worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen in het oude boekjaar kunt u later alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar. Kies hiervoor Taken } Opties } Opnieuw overnemen beginbalans.

►   Uitsluitend saldi van Kas- en Bankrekeningen overnemen                        (Advies = aanvinken)

Door het aanvinken van deze optie worden de eindsaldi van de dagboeken met de soort Kas en Bank in het nieuwe boekjaar overgenomen in de beginbalans. Dit gebeurt automatisch indien gekozen is voor "Saldi van de balansrekeningen overnemen". Als het niet wenselijk is om alle saldi over te nemen, maar wel die van de Kas- en Bankrekeningen dan kan dus deze optie "Saldi van de Kas- en Bankrekeningen overnemen" worden gebruikt.

►   Totalen van de kostensoorten/-plaatsen overnemen                                (Advies = niet aanvinken)

Indien u de kostensoorten/plaatsen-administratie gebruikt voor projecten die ‘over het jaar heen lopen’, dan kunt u de totalen meenemen naar het nieuwe boekjaar. Voor totalen van kostensoorten/plaatsen worden geen beginbalans journaalposten aangemaakt.

Tevens kunt u er voor kiezen of u geblokkeerde kostenplaatsen wel of niet mee te nemen naar het nieuwe jaar.

►   Technische voorraad van de artikelen overnemen                                   (Advies = aanvinken)

Indien u in het bezit bent van de voorraad-module, dan neemt MINOX standaard de technisch voorraad van alle artikelen mee naar het nieuwe boekjaar. Correcties in het nieuwe boekjaar zijn uiteraard nog mogelijk. Wilt u toch de technische voorraad niet meenemen, vink deze optie dan uit. U kunt dan eventuele nieuwe voorraden via de optie Taken > Voorraad > Invoeren beginbalans weer invoeren.

►   Saldi van de WV-rekeningen overnemen in de rubriek budget                   (Advies = aanvinken)

De eindsaldi van winst- en verliesrekeningen kunt u overnemen als budget voor het nieuwe boekjaar. Indien u in het bezit bent van een MINOX-Pro uitvoering, heeft u de beschikking over het winst- en verliesoverzicht en daarbij de mogelijkheid om budgetten af te laten drukken. Indien u deze eindsaldi meeneemt als budget heeft u daarmee een vergelijking met het resultaat van het vorige boekjaar. U dient bij Onderhoud > Grootboek dan wel de winst- en verliesrekeningen te voorzien van een budget­verdeelsleutel. Dit kan groepsgewijs door gebruik te maken van de toetscombinatie Ctrl-W.

Ga in het nieuwe boekjaar naar Onderhoud → Algemeen → Btw-gegevens en wijzig het btw-percentage voor zowel te vorderen als te betalen btw van 6% naar 9%.

Wat te doen in boekjaar 2019

1. BTW-gegevens
   In Onderhoud → Algemeen → Btw-gegevens wijzigt u bij de btw-codes met een percentage van 9% het percentage in 6%. De omschrijving van de code kan zo nodig ook worden aangepast.
   
   
2. Prijzen
   Wanneer u inclusief btw factureert, dan wilt u wellicht de prijzen van de artikelen, die onder het lage tarief vallen, aanpassen. Afhankelijk van de Minox-uitvoering die u gebruikt kunt u hiervoor naar Onderhoud → Facturering → Artikelprijzen wijzigen  of naar Onderhoud → Artikelen.
   
   
3. Orders en facturen 
   In het uitzonderlijke geval dat u in 2019 nog met 6% wilt factureren (bijvoorbeeld voor creditnota’s betrekking hebbend op 2018), past u tijdelijk het btw-percentage aan via Onderhoud → Algemeen → Btw-gegevens. U maakt dan de factuur en u  en verwerkt deze direct  . 

   Na het verwerken zet u het percentage weer terug. 
   
   Zorg er voor dat andere gebruikers op de hoogte zijn van deze tijdelijke btw-verhoging.
   
    Het is NIET raadzaam om een nieuwe btw-code aan te maken voor 9%. In dat geval zou bij alle artikelcodes van het lage tarief de btw-code moeten worden aangepast.
   Wij hebben vernomen dat de belastingdienst rondom de btw-verhoging zal accepteren dat de grondslag en het btw-bedrag voor 1b niet op elkaar aansluiten.  
   
   

4. Boeken
   Wanneer u in 2019 nog wilt boeken met het oude tarief van 6%, dan dient u het btw-bedrag in de regel handmatig aan te passen.
   
   
5. BTW-aangifte
   Als in 2019 nog een of meerdere keren met het oude BTW-tarief (6%) is geboekt of gefactureerd, dan zal de btw-aangifte een melding in beeld geven: "Bedragen lijken niet in overeenstemming". 
   De grondslag voor 1b (6%) sluit namelijk niet meer aan bij het werkelijk berekende btw-bedrag. Op de grondslag-analyse die u op dat moment kunt afdrukken ziet u om welke boekingen het gaat. Als het alleen de mutaties met het nieuwe tarief betreft, mag u de melding negeren.
   
   
6. Vaste journaalposten
   Wanneer u gebruik maakt van vaste journaalposten, controleer dan of u mutaties moet aanpassen in verband met het nieuwe tarief. Ga hiervoor naar Taken → Vaste journaalposten. 
   
   
7. Periodieke orders
   Wanneer u gebruik maakt van periodieke orders met o.a. laag tarief, neem dan contact op met Customer Support. In overleg kunnen de periodieke orders dan worden gewijzigd naar 9%.

Wat te doen bij een gebroken boekjaar?

In geval van een gebroken boekjaar is het raadzaam om de administratie maximaal bij te werken tot en met 31 december 2018. Daarna kunt u het btw-percentage wijzigen van 6% naar 9% via Onderhoud → Algemeen → Btw-gegevens.

Verder gelden dezelfde aandachtspunten, zoals hierboven beschreven.