Via Taken | Debiteurenbeheer krijg je, als je hier voor de eerste keer op klikt, gelijk de mogelijkheid om het proces naar jouw wensen in te stellen. Wanneer wordt de eerste herinnering verstuurd, wanneer indien gewenst ook de tweede en derde, en wanneer de aanmaningen, etc.  Aanmaningen automatiserenDe eerste instelling die bepaald moet worden, is of je de aanmaningen automatisch of liever semiautomatisch wilt versturen.  Het informatie-icoontje achter de beide opties bevat verdere uitleg over de opties. “Automatisch” verstuurt de herinneringen en de aanmaningen zonder dat je, na het initieel instellen van het aanmaningsproces, verdere actie hoeft te ondernemen. Dit proces start (indien zo ingesteld) elke nacht. "Semi-automatisch" verstuurt niets zonder tussenkomst van de gebruiker. Je kunt door middel van de aanmaningsassistent de herinneringen en aanmaningen die je wilt versturen uitsturen (en/of blokkeren).
Semi-automatisch staat standaard aan en kan hier gewijzigd worden naar Automatisch. Alternatief e-mailadresVervolgens moet er een alternatief email adres worden opgegeven;  Dit adres wordt gebruikt als uitwijkmogelijkheid, voor het geval dat er bij de debiteur helemaal geen e-mailadres wordt opgevoerd. Tevens kan je deze optie gebruiken voor die debiteuren, die je geen aanmaningen via email wilt sturen. Je kunt dan de bijlage in de e-mail die aankomt - op het alternatieve e-mailadres dat hier staat ingesteld - printen en alsnog via de post versturen. Creditnota’s uitsluiten Standaard staat hier niets aangevinkt. Debiteurenbeheer zorgt dan dat op de rekeningoverzichten ALLE creditnota’s worden meegenomen. Op aanmaningen worden alleen creditnota’s meegenomen uit hetzelfde tijdvak als de facturen waarop wordt aangemaand zelf. Indien dit niet de bedoeling is kunnen de vinkjes in de bovenstaande afbeelding worden aangezet. Er zijn 7 stappen in het aanmaningsproces die je zelf kunt configureren. Stap 0 | kan niet worden geconfigureerd. Dit is de vervaldatum van de factuur. | Stap 1 | 1e herinnering. Voer hier in hoeveel dagen na de vervaldatum van de factuur deze verstuurd dient te worden, welke tekst er gebruikt dient te worden ( je kunt alleen kiezen uit de teksten voor het rekeningoverzicht in de administratie) en of een kopie van de factuur zelf wel of niet meegestuurd moet worden. NB: als je geen herinneringen wilt versturen maar rechtstreeks naar aanmaningen wilt gaan kan je de eerste 3 stappen ook uitgevinkt laten. Het aantal dagen dat je bij de 1e aanmaning invult is dan het aantal dagen na de vervaldatum. | Stap 2 | 2e herinnering. Voer hier in hoeveel dagen na de datum van de vorige stap/actie deze verstuurd dient te worden, welke tekst er gebruikt dient te worden ( je kunt alleen kiezen uit de teksten voor het rekeningoverzicht in de administratie) en of een kopie van de factuur zelf wel of niet meegestuurd moet worden. Als je deze tweede stap uitvinkt, gaat de derde stap automatisch mee. | Stap 3 | 3e herinnering. Zie de voorgaande stap. Het uitvinken van deze stap heeft overigens geen invloed op de voorliggende of hierna komende stap. | Stap 4 | 1e aanmaning. Voer hier in hoeveel dagen na de datum van de vorige stap/actie deze verstuurd dient te worden, welke tekst er gebruikt dient te worden ( je kunt alleen kiezen uit de teksten voor de aanmaningen in de administratie) en of een kopie van de factuur zelf wel of niet meegestuurd moet worden. Bij aanmaningen kunt u ook eventuele administratie kosten opgeven. De variabele moet wel in de aanmaningsteksten aan staan. | Stap 5 | 2e aanmaning. Voer hier in hoeveel dagen na de datum van de vorige stap/actie deze verstuurd dient te worden, welke tekst er gebruikt dient te worden ( je kunt alleen kiezen uit de teksten voor de aanmaningen in de administratie) en of een kopie van de factuur zelf wel of niet meegestuurd moet worden. Als je de tweede aanmaning uitvinkt, kan er ook geen derde aanmaning worden verzonden. Bij aanmaningen kunt u ook eventuele administratie kosten opgeven. De variabele moet wel in de aanmaningsteksten aan staan. | Stap 6 | 3e aanmaning. Zie de voorgaande stap. Het uitvinken van deze stap heeft overigens geen invloed op de voorliggende of hierna komende stap. | Stap 7 | Incassoprocedure. Er wordt geen correspondentie verstuurd, ook niet in het automatische proces. Stap 7 geeft alleen aan dat de post het stadium heeft bereikt om uit handen gegeven te worden. |
| Note |
|---|
Belangrijk om te onthouden met betrekking tot teksten voor rekeningoverzichten en aanmaningen: Als aan de debiteur met een openstaande post een taalcode is gekoppeld waarvoor GEEN eigen rekeningoverzicht en/of aanmaningstekst is opgezet, neemt het systeem automatisch de tekst voor taalcode NL. |
|