Onderhoud | Debiteuren

 

In deze tabel bevinden zich de stamgegevens van de debiteuren. Debiteuren zijn afnemers ofwel schuldenaars.

Het is alleen mogelijk om debiteurengegevens vast te leggen als er tenminste één verkoopdagboek aanwezig is in Onderhoud | Algemeen | Dagboeken. In het verkoopdagboek wordt bepaald binnen welke range een aangemaakt debiteurennummer dient te liggen.
Doordat het mogelijk is meerdere verkoopdagboeken aan te maken, kunnen er verschillende nummerreeksen worden gemaakt, bijvoorbeeld voor "Debiteuren binnenland" en "Debiteuren buitenland".





Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Debiteuren getoond met (standaard) de volgende informatie:

  • Debiteurennr.

  • Naam

Zoeken

Zoeken

In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Grootboekrekening door het intoetsen van:

  •  

    • Nummer:
      Door het intoetsen van een nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt.
       

    • (een gedeelte van de) Omschrijving:
      Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.

Zoeken naar een nummer in de omschrijving kan door achter het betreffende nummer een spatie te gebruiken. Zonder de spatie, zal MINOX in de kolom Nummer zoeken.

Verwijderen zoekopdracht

Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

 

Met behulp van dit icoon is het mogelijk om voor de lijst van Debiteuren de weer te geven informatie aan te passen.

Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

 



Kaart

Navigatie

Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.

Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.

Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.

Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.

Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop

Omschrijving

 

Aanmaken
Een nieuw record maken.

Opslaan
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. 

Opslaan en Nieuw record
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart. 

Annuleren
Het opheffen van gemaakte wijzigingen.

Verwijderen record
Een reeds opgeslagen record verwijderen. 

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven



Tabblad Algemeen

Debiteurennr.

Het debiteurennummer is uniek en dient binnen de range van een verkoopdagboek te liggen. De daar aangemaakte range bepaalt dus ook uit hoeveel posities het debiteurennummer bestaat.

Het bepalen van het debiteurennummer kan automatisch geschieden door het aanvinken van de optie "Automatisch toekennen" in de basisgegevens van het verkoopdagboek (zie Onderhoud | Algemeen | Dagboeken).

Door het gebruik van "Automatisch toekennen" stelt MINOX, bij het aanmaken van een nieuwe debiteur een nieuw nummer voor. Het nieuwe nummer is het hoogste debiteurennummer +1. Er zal dus niet een vrij nummer tussen bestaande nummers worden gehanteerd.
De cursor blijft in het veld Debiteurennummer staan. Dit nummer kun je bevestigen met <Enter> of desgewenst aanpassen. Indien er meerdere verkoop-dagboeken aanwezig zijn waarbij voor de automatische nummering is gekozen, zal MINOX vragen in welk dagboek je een debiteur wenst aan te maken. Vervolgens zal MINOX een nummer in dat dagboek blijven voorstellen totdat je het Onderhoud | Debiteuren hebt verlaten.

Sterstotaal

De sterstotalen worden gebruikt om in overzichten bovenliggende gegevens in totaalvelden te cumuleren. Indien een sterstotaal wordt ingegeven, zijn alleen de velden Debiteurennummer en Omschrijving sterstotaal nog van toepassing. Het veld Blokkeren wordt automatisch op Ja gezet. NB.: Op een debiteur met een sterstotaal mag nooit geboekt worden.

Voor sterstotalen zijn meerdere niveaus mogelijk (1 t/m 5). Een debiteur met sterstotaal 1 zal alle voorgaande debiteuren optellen, een debiteur met sterstotaal 2 zal alle voorgaande debiteuren met sterstotaal 1 optellen enz.

Voorbeeld:

Debiteur

Sterstotaal

10010 Fa. A. van Aken, Voorburg

0

10020 Van der Heiden B.V., Ede

0

14998 TOTAAL DEBITEUREN BINNENLAND

2

15010 C.S. Computer Systeme GmbH, Ingolstadt

0

15998 TOTAAL DEBITEUREN DUITSLAND

1

16010 Gorwick Trading Company, San Jose

0

16998 TOTAAL DEBITEUREN U.S.A.

1

19998 TOTAAL DEBITEUREN BUITENLAND

2

19999 TOTAAL DEBITEUREN

3

Om te voorkomen dat "14998 Totaal debiteuren binnenland" wordt opgeteld bij "19998 Totaal debiteuren buitenland", heeft 14998 een sterstotaal 2 gekregen in plaats van sterstotaal 1. Het is niet noodzakelijk dat voor sterstotaal 2 een sterstotaal 1 wordt aangemaakt.

Omschrijving sterstotaal

Ingeval van een sterstotaal kan hier een omschrijving worden ingetoetst.

Eenmalige debiteur

Indien dit veld is aangevinkt, is er sprake van een zogenaamde eenmalige debiteur.
In dat geval geef je tijdens het boeken en/of factureren de naam van de debiteur in. Tijdens het boeken dient dit te gebeuren in de kolom Omschrijving.

Op de Openstaande postenlijst van de debiteuren, wordt de naam die is ingetoetst tijdens het boeken of factureren, afgedrukt.

Naam

Hier kan de (bedrijfs)naam van de debiteur worden ingegeven. Deze naam verschijnt o.a. tijdens het boeken op het beeldscherm.

 Klik hierop om direct te zoeken in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. 

Mogelijkheden:

Omschrijving

Overname van NAW-gegevens in Minox. De naam, zoals getoond in "Gevonden resultaten", wordt overgenomen.

Overname van NAW-gegevens in Minox. De naam van de ingeschreven rechtspersoon wordt overgenomen.

Annuleren en terug naar Minox.

Naam (vervolg)

Voor bijvoorbeeld lange bedrijfsnamen of de vermelding van een industrieterrein, kan dit veld worden gebruikt.

Contactpersoon

Hier kan men de contactpersoon of de betreffende afdeling vermelden.

Aanhef

Hier kan de aanhef van de contactpersoon worden ingetoetst. Indien in het veld Contactpersoon bijvoorbeeld "T.a.v. de heer A. van Aken" is ingetoetst, kun je in dit veld "heer Van Aken" ingeven. Bij het afdrukken van aanmaningen wordt de inhoud van dit veld achter het woord "Geachte" afgedrukt. Heb je in Onderhoud | Algemeen | Aanmaningsteksten het woord "Geachte" vervangen door "Beste" dan kun je hier de voornaam van de contactpersoon intoetsen.

Telefoonnr.

Hier is een vrije omschrijving van het telefoonnummer mogelijk.

Faxnr.

Hier is een vrije omschrijving van het faxnummer mogelijk.

Zoeksleutel 1

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt. Automatisch verschijnen in dit veld de eerste 20 posities van de naam van de debiteur. De zoeksleutel kan echter afwijken van deze naam en handmatig worden gewijzigd. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.

E-mailadres

Hier is een vrije omschrijving van het e-mailadres mogelijk.

Postadres

Hier is een vrije omschrijving van het postadres mogelijk.

 Klik hierop om direct het juiste adres en woonplaats te selecteren. Je dient de postcode en het huisnummer in te toetsen.

Mogelijkheden:

Overname van NAW-gegevens in de debiteurenkaart.

Annuleren en terug naar de debiteurenkaart.

Postcode postadres en Plaats postadres

Hier kan men de postcode en plaats ten behoeve van het postadres intoetsen. De velden worden automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Landcode postadres

Geef hier de landcode in ten behoeve van het postadres. De landcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Landen. Standaard wordt hier de landcode weergegeven die is ingetoetst in het veld Landcode in Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens.

Taalcode

De taalcode wordt gebruikt voor het aansturen van de gewenste talen in externe documenten zoals de aanmaning, verkooporder en de factuur. Default staat hier de taalcode NL (= Nederlands).

De hier ingetoetste taalcode dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Talen.

Zoeksleutel 2

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt.
Automatisch verschijnen in dit veld de eerste 20 posities van de plaats van het postadres van de debiteur. De zoeksleutel kan echter afwijken van deze plaats en handmatig worden gewijzigd. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.

Zoeksleutel 3

De zoeksleutel is een hulpmiddel om een debiteur terug te vinden. De zoeksleutel kan in meerdere programma's, bijv. opvragen en boeken, worden gebruikt. Bij het afdrukken kan de zoeksleutel als sorteer- en/of selectiecriterium worden gebruikt.

Zoeksleutel 3 is geen voorgedefinieerde zoeksleutel en kan dus vrij worden gebruikt voor bijvoorbeeld postcode of vertegenwoordiger. De inhoud van dit veld wordt altijd in hoofdletters opgeslagen.



Tabblad Extra

In dit tabblad kunnen een extra contact persoon en een bezoek adres (afwijkend postadres) worden opgegeven.

Bezoekadres

Hier is een vrije omschrijving van het bezoekadres mogelijk.

Postcode postadres en Plaats postadres

Hier kan men de postcode en plaats ten behoeve van het bezoekadres intoetsen. De velden worden automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Landcode postadres

Geef hier de landcode in ten behoeve van het bezoekadres. De landcode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Landen. Standaard wordt hier de landcode weergegeven die is ingetoetst in het veld Landcode in Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens.

Breng hier alleen gegevens in als er een afwijkend bezoekadres van toepassing is ten opzichte van het in het tabblad Algemeen vermelde Postadres.

Indien hier een adres wordt ingevuld, moet het adres volledig worden ingevuld (dus met postcode, woonplaats en landcode). Als hier velden leeg worden gelaten, kan dit foutmeldingen veroorzaken bij bijvoorbeeld het aanmaken van een Audit file.

Tabblad Financieel

BTW J/N

Hier kan worden aangegeven of er voor deze debiteur BTW van toepassing is: 

Ja

:

Er is BTW van toepassing voor deze debiteur. In het veld Voorstel BTW-code kan de BTW-code worden ingevuld die het meest wordt gebruikt voor deze debiteur. Tijdens het boeken kan eventueel een andere code worden geselecteerd.

Nee

:

Er wordt geen BTW berekend voor deze debiteur en er kan geen code worden ingegeven in het veld Voorstel BTW-code.

Voorstel BTW-code

Dit veld is uitsluitend van toepassing indien in het veld BTW J/N is gekozen voor Ja. De hier ingegeven code dient te zijn gedefinieerd in de tabel BTW-gegevens. Uitsluitend BTW-codes met de soort "Te vorderen" kunnen worden ingegeven.

Voorstel tegenrekening

Tijdens het boeken in een verkoopdagboek, toont MINOX in de regel van de tegenboeking default dit grootboekrekeningnummer. Het is mogelijk om tijdens het boeken dit nummer te wijzigen.
Vaak is het zo dat de opbrengsten van een debiteur altijd betrekking hebben op dezelfde tegenrekening, bijvoorbeeld "Omzet binnenland detaillisten". Door de desbetreffende tegenrekening hier reeds in te vullen kan het boeken aanzienlijk worden versneld.

Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

BTW-identificatienr.

Hier kan het BTW-identificatienummer van de debiteur worden ingetoetst.

Dit nummer is van toepassing op debiteuren uit EU-lidstaten. Onder bepaalde voorwaarden (waaronder het vermelden van het BTW-identificatienummer op de factuur) kunnen deze debiteuren tegen 0% BTW geleverd worden. In het veld BTW J/N dien je in dat geval N(ee) in te geven. Indien een nummer wordt ingetoetst dat niet geldig is, verschijnt hiervan een melding op het beeldscherm. Het is mogelijk om deze melding te negeren.

De landcode, gevolgd door een aantal posities, vormt het BTW-nummer.

 

Land

Code

Aantal posities

Opmerkingen

België

BE

10

Het 1e cijfer na de landcode is altijd een nul ('0').

Bulgarije

BG

9 of 10

 

Cyprus

CY

9

De laatste positie is een letter.

Denemarken

DK

8

 

Duitsland

DE

9

 

Estland

EE

9

 

Finland

FI

8

 

Frankrijk

FR

11

 

De 1e en 2e positie na de landcode kunnen letters zijn.

Griekenland

EL

9

 

Hongarije

HU

8

 

Ierland

IE

8 of 9

De 2e positie na de landcode kan een letter zijn en de laatste positie is altijd een letter.

Italië

IT

11

 

Kroatië

HR

11

 

Letland

LV

11

 

Litouwen

LT

9 of 12

 

Luxemburg

LU

8

 

Malta

MT

8

 

Nederland

NL

12

De 10e positie na de landcode is altijd een 'B'.

Oostenrijk

AT

9

De 1e positie na de landcode is altijd een 'U'.

Polen

PL

10

 

Portugal

PT

9

 

Roemenië

RO

2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 of 10

Het 1e cijfer na de landcode mag geen nul ('0') zijn.

Slovenië

SI

8

 

Slowakije

SK

10

 

Spanje

ES

9

Dit nummer kan 2 letters bevatten (in de 1e en laatste positie na de landcode), maar heeft minimaal 1 letter.

Tsjechië

CZ

8, 9 of 10

 

Verenigd Koninkrijk

GB

9 of 12

Het 12-cijferige nummer wordt gebruikt voor onderdelen van fiscale eenheden.

Bij overheidsinstellingen bestaat het nummer uit 5 posities: de letters 'GD' + 3 cijfers. Bij gezondheidsinstellingen bestaat het nummer ook uit 5 posities, maar dan uit de letters 'HA' + 3 cijfers.

Zweden

SE

12

 

 

Valutacode

Hier dient de valutacode te worden ingetoetst waarin de debiteur doorgaans wordt gefactureerd. Tijdens het boeken of het factureren kan door de gebruiker alsnog een andere valutacode worden gekozen.

De valutacode die hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Valuta.

Blokkeren aanmaningen

Een van de volgende waarden is mogelijk:

Ja

:

Indien een debiteur geen aanmaning mag ontvangen, toetst u in dit veld Ja in. Voor eenmalige debiteuren verdient het aanbeveling om de code op Ja te zetten.

Nee

:

Default staat in dit veld Nee ingevuld, hetgeen betekent dat de debiteur mag worden aangemaand indien de betalingstermijn is verstreken.

Betalingsconditienr.

Het nummer dat hier wordt ingetoetst dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities.

Indien er geen betalingsconditienummer wordt ingegeven, wordt de betalingstermijn gebruikt die is ingevuld in het veld OP-termijn 1 van het bijbehorende verkoopdagboek in Onderhoud | Algemeen | Dagboeken.

Blokkeren

In dit veld kan worden aangegeven of een debiteur geblokkeerd dient te worden.

Code

Blokkeren

Omschrijving

N

Niet geblokkeerd

De debiteur is niet geblokkeerd en kan in alle noodzakelijke programma's worden benaderd.

J

Geblokkeerd door MINOX

Dit betreft een handmatige blokkering die door de gebruiker zelf is ingetoetst. Dit is de enige code die (later) door de gebruiker kan worden uitgezet.

Indien met een andere gebruikersnaam is ingelogd, wordt "MINOX" vervangen door de gebruikersinitialen van de gebruiker die de blokkering heeft geactiveerd.

J

Geblokkeerd door sterstotaal.

Geblokkeerd door sterstotaal.

Voor alle debiteuren met de code Blokkeren op Ja, geldt dat zij niet in andere tabellen worden getoond. Ook in de registratieprogramma's (boeken, verwerking bankmutaties enz.) kunnen deze debiteuren niet worden gebruikt. Deze debiteuren worden uiteraard wel getoond in de lijst van Onderhoud | Debiteuren.



Tabblad Bank



Tabblad E-mail

Tabblad Vrije velden



Tabblad Memo



Tabblad Verkoop



Bijgewerkte informatie

Indien debiteur of crediteur gegevens worden aangepast door middel van een koppeling met andere software, wordt er een melding getoond. Klik op verversen om de informatie zoals deze in je scherm worden weergegeven te verversen.