Belasting over Toegevoegde Waarde komt er op neer dat u BTW verschuldigd bent over uw totale omzet, maar u mag de BTW die andere ondernemers bij u in rekening brengen daarvan aftrekken. In feite betaalt u dus belasting over de waarde die u toevoegt: het verschil tussen de inkoopprijs en de verkoopprijs.

Het voeren van een administratie met behulp van Minox vergemakkelijkt het doen van de BTW-aangifte. Het is wel van belang dat alle instellingen in Minox correct zijn om het juiste resultaat te kunnen weergeven.

BTW op grootboek of subadministratie

De mogelijkheid bestaat om uit een ingebracht bedrag automatisch de BTW te berekenen, naar keuze uit een bruto of netto ingegeven bedrag.
Het BTW-bedrag zelf wordt automatisch geboekt op de, via de code aangegeven, BTW-rekening in het grootboek. Bij boekingen op sub-rekeningen (debiteuren en crediteuren) is het mogelijk om openstaande posten op te vragen en desgewenst automatisch af te boeken.

Standaard wordt in Minox bij de inkoop- en verkoopdagboeken de BTW op het grootboek geboekt. Het boeken van de BTW op grootboekniveau biedt controletechnisch voordelen.
Het controleren of op de betreffende grootboekrekening de juiste BTW is geboekt, is een van de mogelijkheden om vast te stellen of er een correcte BTW-aangifte wordt of is gedaan. Is bijvoorbeeld de grootboekrekening 8000 (in Onderhoud Grootboek) gekoppeld aan de categorie van de BTW-aangifte “Leveringen/diensten belast met 21%”, dan kan het handig zijn om de mutaties van deze rekening te controleren of consequent de juiste BTW-code is gebruikt.

Het is ook mogelijk om de BTW op de subadministratie te boeken. De regel(s) daarna boekt u het grootboek, zonder een BTW-code. Hierdoor is het mogelijk om zeer snel de boekingen te verrichten.

 Deze keuze kan alleen worden gemaakt als er nog geen boekingen zijn, bijvoorbeeld bij het starten van een nieuwe administratie of direct nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt.

Het boeken van de BTW bij kas of bank is altijd op grootboekniveau. Om ook in het in- en verkoopboek de BTW op grootboekniveau te kunnen boeken, dient de optie "BTW op grootboek" te zijn ingeschakeld in de tab BTW van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie. Tevens geeft u in die tab het bedrag in tot welke Minox eventuele BTW-verschillen automatisch mag corrigeren.

In- en verkoopboek

De reden om de BTW in de eerste regel bij de debiteur of crediteur te boeken is de snelheid van boeken, in combinatie met de controle op de BTW. Het factuurbedrag wordt ingetoetst en aan de hand van de ingestelde BTW-code bij de debiteur of crediteur, toont Minox het BTW-bedrag. Als dit bedrag klopt, kan men zich concentreren op de tegenrekening(en).
Heeft een factuur slechts één tegenboeking, dan zal het weinig verschil uitmaken of de BTW op de regel van sub- of op de grootboekrekening wordt geboekt.

BTW op grootboek

Kiest u voor de methode om bij de grootboekrekeningen de BTW te boeken, dan boekt u eerst het factuurbedrag (inclusief BTW) bij de debiteur of crediteur, maar dan zonder een BTW-code. Daarna verschijnt automatisch de gekoppelde tegenrekening. Als deze grootboekrekening wordt bevestigd, vult Minox automatisch het bedrag (exclusief BTW), de BTW-code en het BTW-bedrag in. Het komt in de praktijk voor, dat de BTW op de ontvangen factuur iets afwijkt van het totaal van de per regel berekende BTW. Als men het bedrag aanpast, dan kan Minox het verschil automatisch corrigeren op het BTW-bedrag. U kunt zelf instellen hoe groot deze afwijking mag zijn (bijvoorbeeld 0,05).

Automatische journaalposten

De journaalposten, die Minox automatisch genereert vanuit de facturering en de in- en verkooporderadministratie worden op dezelfde wijze geboekt als wanneer u dit handmatig zou doen. Als u gekozen heeft om de BTW op grootboekniveau te boeken, zal Minox dit bij automatisch gegenereerde journaalposten ook doen.

Controle

Bij het opvragen en afdrukken van de grootboekmutaties is de controle, of BTW en de juiste BTW-code zijn geboekt, eenvoudig. Zo dient bijvoorbeeld bij een omzetrekening altijd dezelfde BTW-code gebruikt te zijn.

Onderstaande grootboekrekeningen dienen slechts als voorbeeld en kunnen per rekeningschema verschillen:

De volgende BTW-codes kunnen worden aangemaakt:

*Bij de BTW-codes voor Inkoop EU en buiten EU moet 21% worden ingegeven. De BTW wordt vervolgens automatisch verrekend via de voorheffing (rubriek 5B), zodat er effectief geen BTW geheven wordt, maar het wel geadministreerd is.

Dit overzicht is bedoeld om u inzicht te geven hoe de bedragen van de aangifte binnen Minox tot stand zijn gekomen. Hiertoe worden de bedragen in een aantal groepen bij elkaar gebracht en uiteindelijk worden de eindcijfers in een recapitulatie bij elkaar gebracht. De groepen zijn achtereenvolgens Grondslagen, BTW af te dragen, BTW te vorderen, BTW verlegd buiten EU en BTW verlegd binnen EU.

De definitieve aangifte is hetzelfde formulier als de achterzijde van het aangifte formulier van de Belastingdienst.
De bedragen kunt u, indien gewenst, nog wijzigen. Nadat de bedragen door u akkoord bevonden zijn, vraagt Minox het tijdvak waar de aangifte betrekking op heeft. De definitieve BTW-aangifte wordt hierna afgedrukt. Na deze afdruk beschouwt Minox de aangifte als definitief.

Indien er leveringen aan het buitenland (binnen de EU) zijn gedaan waarbij geen BTW is berekend dan zijn dat zogenaamde Intracommunautaire Prestaties. Deze leveringen moeten eens per kwartaal worden gemeld bij de fiscus.
Het overzicht wordt gesorteerd en gecomprimeerd op BTW-nummer van de debiteur. De eerste 2 posities van het BTW-nummer zijn de landcode en dus is het overzicht impliciet ook gesorteerd op land. Bij de wisseling van de landcode wordt een tussentotaal afgedrukt.

In dit overzicht worden de BTW-bedragen per periode weergegeven

In dit overzicht worden de bedragen en de datums van reeds definitief verzonden BTW-aangiftes afgedrukt.

Qua presentatie is dit overzicht gelijk aan de BTW-opstelling. Echter, de BTW-opstelling gaat uit van de actuele gegevens van de gekozen periode, terwijl de uitgebreide Aangiftehistorie zich baseert op de (historische) BTW-aangifte. Indien nog geen definitieve BTW-aangifte is gemaakt, dan zijn er geen historische gegevens beschikbaar voor de Aangiftehistorie.

Dit overzicht wordt gebruikt ter controle van de definitieve BTW-aangifte. Indien de boekingen in het verkoopboek of inkoopboek niet juist zijn aangelegd, dan komt bij een definitieve BTW-aangifte automatisch de volgende melding in beeld: "Bedragen lijken niet in overeenstemming"

Er wordt namelijk door Minox gecontroleerd of bedragen van de berekende BTW bij de grootboekrekeningen van de grondslagen gelijk zijn aan berekende grondslagen van de grootboekrekeningen BTW (1501, 1502 etc..). De melding komt alleen als de afwijking meer dan EUR 1,00 bedraagt.