Wanneer uw email door Minox niet verwerkt kan worden ontvangt u een retour-mail waarin de reden van de afwijzing wordt gegeven:
 

"De module Scan & Herken / UBL dient eerst te worden geactiveerd en op de juiste manier te worden ingesteld in het Minox programma"
Scan & Herken dient in Minox eerst geactiveerd te worden voordat u documenten kunt inzenden. Ga naar  Onderhoud → Algemeen →  Basisgegevens Administratie  en controleer of de checkbox achter uw K.v.K.-nummer is aangevinkt. Uiteraard dient eerst uw K.v.K.-nummer te zijn opgeslagen. Probeer vervolgens opnieuw uw document te mailen naar (uw K.v.K.-nummer@minox.nl).

"Het email adres wat u gebruikt om in te sturen is niet gemachtigd om in te sturen voor dit KvK-nummer. Stel de email adressen in bij de basisgegevens"
Uw e-mailadres staat in Minox niet op de whitelist met geautoriseerde e-mailadressen. Ga naar  Onderhoud → Algemeen →  Basisgegevens Administratie  en klik op het icoontje achter uw K.v.K.-nummer. Controleer of uw e-mailadres op de lijst staat.

U kunt meerdere e-mailadressen opgeven. Hierbij is het toegestaan om gebruik te maken van zgn. wildcards: een asterisk (*) staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens, het vraagteken voor exact één willekeurig teken.  Door bijvoorbeeld het e-mailadres   *@minox.nl  in te toetsen, is het aan alle adressen vanaf @minox.nl toegestaan om gescande inkoopfacturen te mailen.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Factuur is meerdere malen aangeleverd"
Om dubbele boekingen te voorkomen kunnen facturen niet meerdere malen worden verstuurd. Controleer of de factuur al in uw Scan & Herken -voorstel staat.  Doorgaans staan documenten, die door Minox verwerkt kunnen worden, binnen 4 uur gereed als boekingsvoorstel om in het inkoopboek verwerkt te worden.

"Hoewel u staat gemachtigd als geldige zender van documenten heeft u nog geen attachment meegestuurd voor verwerking. Vergeet niet om de ingescande documenten toe te voegen aan uw email als attachment"
Uw e-mail bevat geen bijlage. Verstuur opnieuw een e-mail op met uw document als bijlage.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Onleesbaar"
Minox kan op basis van het document geen boekingsvoorstel maken, omdat het document niet leesbaar is. U kunt het document zelf in het inkoopboek boeken.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Geen inkoopdocument"
Documenten die via Scan & Herken worden verwerkt worden doorgeboekt in het inkoopboek. Daarom kunnen alleen inkoopdocumenten via @minoxscan.nl worden verwerkt.