Waarom ontvang ik mijn Scan & Herken-mail retour?

Wanneer je email door Minox niet verwerkt kan worden ontvang je een retour-mail waarin de reden van de afwijzing wordt gegeven:
 

"De module Scan & Herken / UBL dient eerst te worden geactiveerd en op de juiste manier te worden ingesteld in het Minox programma"
Scan & Herken dient in Minox eerst geactiveerd te worden voordat je documenten kunt inzenden. Ga naar  Onderhoud |  Algemeen |  Basisgegevens Administratie  en controleer of de checkbox achter je K.v.K.-nummer is aangevinkt. Uiteraard dient eerst je K.v.K.-nummer te zijn opgeslagen. Probeer vervolgens opnieuw een document te mailen naar (je K.v.K.-nummer@minoxscan.nl).

"Het email adres wat u gebruikt om in te sturen is niet gemachtigd om in te sturen voor dit KvK-nummer. Stel de email adressen in bij de basisgegevens"
Je e-mailadres staat in Minox niet op de toegestane afzender-lijst met geautoriseerde e-mailadressen. 

• Ga naar  Onderhoud | Algemeen |  Scan en Herken/UBL  en klik op de knop Toegestane afzenders.

• Controleer of je e-mailadres op de lijst staat en voeg het toe wanneer dit niet het geval is

Je kunt meerdere e-mailadressen opgeven. Hierbij is het toegestaan om gebruik te maken van zgn. wildcards: een asterisk (*) staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens, het vraagteken voor exact één willekeurig teken.  Door bijvoorbeeld het e-mailadres   *@minox.nl  in te toetsen, is het aan alle adressen vanaf @minox.nl toegestaan om gescande inkoopfacturen te mailen.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Factuur is meerdere malen aangeleverd"
Alleen van toepassing bij Premium Herkenning. Om dubbele boekingen te voorkomen kunnen facturen niet meerdere malen worden verstuurd. Controleer of de factuur al in je Scan & Herken -voorstel staat.  Doorgaans staan documenten, die door Minox verwerkt kunnen worden, binnen 4 uur gereed als boekingsvoorstel om in het inkoopboek verwerkt te worden.

Bij Real Time Herkenning wordt het document niet geweigerd, maar als de herkenningsservice een dubbele factuur vermoedt, staat deze met een opmerking (dubbele factuur) in het voorstel. Het blijft dus belangrijk het voorstel goed te controleren voordat je het verwerkt.

"Hoewel u staat gemachtigd als geldige zender van documenten heeft u nog geen attachment meegestuurd voor verwerking. Vergeet niet om de ingescande documenten toe te voegen aan uw email als attachment"
Je e-mail bevat geen bijlage. Verstuur opnieuw een e-mail op met je document als bijlage.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Onleesbaar"
Minox kan op basis van het document geen boekingsvoorstel maken, omdat het document voor de Scan en Herken robot niet leesbaar is. Je kunt het document zelf in het inkoopboek boeken.

"Helaas is de herkenning van het document mislukt. De reden hiervoor is: Geen inkoopdocument"
Documenten die via Scan & Herken worden verwerkt worden doorgeboekt in het inkoopboek. Daarom kunnen alleen inkoopdocumenten via @minoxscan.nl worden verwerkt.