De dagboeken zijn van essentieel belang voor het kunnen boeken van de gegevens. Per dagboek worden (in Taken | Boeken) de dagelijkse mutaties vastgelegd. Voordat er geboekt kan worden, dienen de benodigde dagboeken te zijn gedefinieerd.

 In een boekhouding komen (bijna) altijd de volgende dagboeken voor:

• kas
• bank
• beginbalans
• memoriaal
• inkopen
• verkopen

Van een bepaalde dagboeksoort kunnen meerdere dagboeken worden aangemaakt, bijvoorbeeld meerdere bankboeken of een verkoopboek binnenland en een verkoopboek buitenland.

De in deze dagboeken vastgelegde informatie wordt vervolgens opgenomen in het grootboek. De totalen van het grootboekrekeningen vormen de saldi voor de financiële overzichten zoals de Kolommenbalans, Proef- en Saldibalans, Balans en Winst- en Verliesrekening. Een ingegeven dagboek mag daarom alleen worden verwijderd als er (nog) geen mutaties aanwezig zijn in het betreffende dagboek.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Dagboeken getoond met (standaard) de volgende informatie:

• Dagboekcode
• Omschrijving

 Klik hier voor meer info over Zoeken en Instellingen in de lijst.

Zoeken en Instellingen

Zoeken

Zoeken In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Dagboek door het intoetsen van: Nummer: Door het intoetsen van een nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt. (een gedeelte van de) Omschrijving: Door het intoetsen van een omschrijving (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt.  Zoeken naar een nummer in de omschrijving kan door achter het betreffende nummer een spatie te gebruiken. Zonder de spatie, zal Minox in de kolom Nummer zoeken.

Verwijderen zoekopdracht Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Dagboeken de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

Kaart

 Klik hier voor meer info over Navigatie en Knoppen.

Navigatie en Knoppen

Navigatie

	Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
	Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
	Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop	Omschrijving
	Aanmaken Een nieuw record maken.
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
	Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Algemeen

Dagboekcode

Hier dient een unieke code te worden ingegeven ter identificatie van het dagboek. Deze dagboekcode dient u te gebruiken als je wilt gaan boeken. Tevens wordt deze code op diverse overzichten zoals het Rekeningoverzicht afgedrukt om aan te geven uit welk dagboek een boeking afkomstig is.

Omschrijving

Toets hier een omschrijving in van het dagboek.

Soort dagboek

Hier dient het soort dagboek te worden geselecteerd. Van één dagboeksoort kunnen meerdere dagboeken worden aangemaakt.

De volgende dagboeksoorten zijn mogelijk:

Dagboekbladnr.

Het dagboekbladnummer mag alleen worden gewijzigd als er (nog) geen mutaties aanwezig zijn in het betreffende dagboek. Na het aanmaken van een nieuw boekjaar kan het bladnummer dus wel worden aangepast.
Indien er een nieuw dagboekblad wordt aangemaakt tijdens het boeken, wordt het bladnummer automatisch opgehoogd met 1.

Grootboekrek.nr.

Per dagboek dient een uniek grootboekrekeningnummer te worden ingetoetst. Een ingegeven grootboekrekening mag alleen worden gewijzigd als er (nog) geen mutaties aanwezig zijn in het betreffende dagboek. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek. Nadat het dagboek is bewaard, wordt automatisch de gebruikte grootboekrekening geblokkeerd.

Documenten koppelen

Je kunt, door het aanvinken van deze optie, aangeven dat je in het betreffende dagboek documenten wenst te koppelen.

Per dagboekblad en/of per boekingsregel kan tijdens het boeken een document worden gekoppeld door deze knop te gebruiken

Kas/Bank

Valutacode

De hier ingetoetste valutacode dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Algemeen | Valuta. Normaal gesproken wordt hier de default valutacode (= boekhoudvaluta) van de administratie ingevuld.
De valutacode is alleen van toepassing indien er sprake is van een Kas- of een Bankdagboek. Je toetst hier een afwijkende valutacode in als je gebruik maakt van een vreemde valuta kas of bankrekening, bijvoorbeeld US Dollars. Indien er eenmaal geboekt is in een dagboek dan kan de bijbehorende valutacode niet meer worden aangepast. Een dagboek dat in een vreemde valuta wordt gevoerd, wordt automatisch ook in de boekhoudvaluta (EUR) bijgehouden.

Boekstuknr.

Tijdens het boeken komt Minox standaard met het nummer dat in dit veld staat. Wordt tijdens het boeken het nummer gewijzigd, dan wordt dit nieuwe nummer automatisch in dit veld bijgehouden.

Negatieve kascontrole

Door het aanvinken van deze optie geef je aan dat tijdens het boeken in een kasboek een melding moet worden gegeven indien het saldo lager is dan 0.00 (nul).
Het is altijd mogelijk om verder te boeken, ongeacht of de negatieve kascontrole is geactiveerd.

IBAN

Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, is alleen van toepassing bij een bankboek en is van belang indien je werkt met de module MINOX-Automatische betalingen, MINOX-Verwerking bankmutaties en/of MINOX-Incasso.
Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het Nederlandse IBAN heeft 18 tekens. Het IBAN bestaat uit een landcode (2 letters), een controlegetal (2 cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Het IBAN staat voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst. Dit wordt ook wel het SWIFT-adres genoemd. Elke bank heeft een unieke code.

BIC

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt om een bank te identificeren.
De BIC heeft een lengte van 8 of 11 tekens. De BIC bestaat uit een bankcode (4 letters), een landcode (2 letters), een plaatscode (2 posities). Eventueel kan de code worden aangevuld met een filiaal- of afdelingsnummer (3 posities).

Controle op eindsaldo

Deze optie is alleen van toepassing op een Kas- of Bankboek. Je dient deze optie aan te vinken als je een controle op het eindsaldo wenst.

Met name bij het boeken van de bank kan het gemakkelijk zijn om een controle te laten uitvoeren op het eindsaldo. In het boekingsprogramma toets je, voordat een dagboekblad wordt geopend, het eindsaldo in. Bij het sluiten van het dagboekblad wordt gecontroleerd of het eindsaldo van het blad gelijk is aan het vooraf ingetoetste saldo.

Subadministratie

Debiteuren-/Crediteurenrange van - t/m

Alleen indien het soort dagboek Inkoop of Verkoop is, kan er een subadministratie worden gevoerd. Er wordt een nummerrange ingetoetst van respectievelijk crediteuren of debiteuren. Het is mogelijk om meerdere inkoopdagboeken of meerdere verkoopdagboeken aan te maken. De gedefinieerde range van de subadministratie mag niet de range van een ander dagboek overlappen.

Een range dient zorgvuldig te worden aangelegd omdat deze later niet zo maar veranderd kan worden. Indien bijvoorbeeld een range is aangemaakt voor de debiteuren van 10000 t/m 19999 en voor de crediteuren van 20000 t/m 29999, is het niet mogelijk om later nog extra debiteurennummers tussen te voegen. Er dient dan een nieuw verkoopboek met een nieuwe range te worden aangemaakt vanaf bijvoorbeeld 30000.

Automatisch toekennen

Door het gebruik van "Automatisch toekennen" stelt Minox, bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur in resp. Onderhoud Debiteuren en Onderhoud Crediteuren, een nieuw nummer voor.
Het nieuwe nummer is het hoogste debiteuren- of crediteurennummer +1. Er zal dus niet een vrij nummer tussen bestaande nummers worden gehanteerd.

Factuurnr.

Inkoop: Tijdens het boeken komt Minox standaard met het nummer dat in dit veld staat. Daarna wordt het nummer steeds automatisch opgehoogd met 1.
Werk je ook met een intern boekstuknummer, dan wijzigt dit factuurnummer bij iedere regel omdat het externe factuurnummer steeds afwijkt. Het nieuwe nummer wordt automatisch in dit veld bijgehouden maar heeft dan geen verdere functie. 

Verkoop: Indien met het onderdeel Facturering wordt gewerkt, mag het factuurnummer niet worden gewijzigd in een lager nummer. Het factuurnummer dat wordt ingegeven in de tab Verkoop van Basisgegevens administratie wordt daarvoor gebruikt.
Werk je alleen met de financiële administratie van Minox en toets je zelf de verkoopfacturen in, dan wordt het factuurnummer gehanteerd dat hier wordt ingevuld. Tijdens het boeken wordt per regel het factuurnummer opgehoogd met 1. 

Vrijgeven boekstuknr.

Deze optie is alleen van toepassing bij een Inkoop-dagboek. Kies je voor deze optie dan zal door Minox tijdens het boeken het factuurnummer niet automatisch worden verhoogd met 1. De externe factuurnummers van crediteuren zijn immers afwijkend. Het boekstuknummer wordt wel automatisch opgehoogd. Dit nummer wordt tijdens het boeken automatisch ingevuld en overgeslagen. Het is wel mogelijk om het boekstuknummer handmatig nog te wijzigen.

Grootboekrek.nr. Betalingsverschillen

Eventuele betalingsverschillen die tijdens het boeken automatisch worden afgeboekt, worden op deze grootboekrekening geboekt. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingetoetst, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek. Deze grootboekrekening mag niet geblokkeerd zijn.

Openstaande posten Termijn 1, 2 en 3

Een openstaande postenlijst kan worden uitgesplitst naar ouderdom. Het aantal dagen voor de eerste termijn wordt hier ingetoetst, bijvoorbeeld 30. De termijn wordt ook gebruikt voor het bepalen van de tekst voor Rekeningoverzichten en/of Aanmaningen.
Indien er gebruik wordt gemaakt van meerdere dagboeken van de soort I (inkoop) en/of V (verkoop), kan dit veld dus per dagboek afwijken.

 Indien bij een debiteur of crediteur geen betalingsconditie is ingevuld dan wordt dit veld gehanteerd als betalingsconditie. Tijdens het boeken wordt dan aan de hand van het aantal dagen dat hier is ingegeven een vervaldatum berekend.

Tekstnr. 1, 2 en 3

Dit veld is alleen van toepassing bij een Verkoopdagboek.

Het tekstnummer wat hier wordt ingetoetst, bepaalt samen met de Taalcode van de debiteur welke tekst er moet worden geprint bij de aanmaningen voor de eerste OP-termijn.
Voor iedere termijn kan een tekstnummer worden bepaald.