Quick Guide: Van start met Minox

Je hebt van ons de inloggegevens ontvangen en wilt van start met Minox. Maar waar begin je?

 

Een Minox voor Windows administratie naar een Minox Online administratie converteren? Lees hier: Conversie naar Minox Online

 

Stap 1: Administratie aanmaken

Tab Algemeen

  • Kies de gewenste optie om een nieuwe administratie aan te maken. Optie 1 gebruik je om een een standaard administratie te kiezen van Minox en Optie 2 gebruik je wanneer je een kopie wilt maken van een administratie. 

Tab Basisgegevens

  • Alleen aanpassen indien niet met 12 maanden wordt gewerkt.
    Let op: Ook bij een kwartaal-aangifte van de OB, wordt doorgaans gekozen voor 12 perioden.

Tab Stamgegevens

  • Alleen van toepassing wanneer je bij tab algemeen hebt gekozen voor optie 2

Stap 2: Basisgegevens invullen

Tab Algemeen

  • Zoek de bedrijfsnaam op in de KvK-database met behulp van <F4>

  • BTW-identificatienr. ingeven

  • E-mailadres ingeven

  • KvK-nummer: ingeven

Tab Documenten

  • Lay-outs voor de diverse documenten instellen.
    Zie betreffende Quick Guides.

Tab BTW

  • Aangiftetype en Verzendwijze ingeven

Tab Verkoop

  • Eerste documentnummers voor de diverse documenten bepalen.

Stap 3: Scan & Herken instellen

Scan & Herken email adres aanmaken

Standaard wordt het volgende e-mailadres aangemaakt:
12345678@minoxscan.nl (waarbij 12345678 = het KvK-nummer van de administratie).

Kies voor een van de Scan & Herken-abonnementen:

Realtime herkenning

Premium herkenning

Via een robot worden de documenten snel herkend met een steeds hogere herkenningsgraad.   

Via een robot worden de documenten verwerkt, waarna mensen dit werk nog controleren. Hogere kosten en een hogere herkenningsgraad.   

Standaard 50 documenten in Ondernemers abonnement.

Standaard 100 documenten in Accountants abonnement.

Standaard niet inbegrepen.

Additionele documenten Ondernemers abonnement: €0,10

Additionele documenten Accountants abonnement: €0,10*

*via Bizcuit tegoed

Kosten per document: €0,35

 

Werkt met Whitelist. Alleen de emailadressen in de whitelist kunnen insturen naar de Premium herkenningsinbox.

Belangrijk:

Maak, ongeacht welke soort herkenning je gebruikt, extra e-mailadressen aan om in te sturen (in ieder geval een extra e-mailadres voor het insturen van verkoopfacturen). Bijvoorbeeld:

Per e-mailadres wordt de soort herkenning (Premium of Realtime) bepaald.

Voor facturen, die periodiek kunnen worden opgehaald bij een leverancier, kan een koppeling worden gemaakt met Factuurconnectie.
Bijvoorbeeld voor Bol.com, Essent, KPN e.d.


Klik op het + teken en zoek de leverancier op die je wilt koppelen.

Voer eenmalig de gebruikersnaam en het wachtwoord in (die je van de leverancier heeft ontvangen om in te loggen in hun portal)

Klik op het opslaan icoontje.

Stap 4: Bankenkoppeling instellen

Maak dagboeken aan voor de banken die worden gebruikt, of pas deze aan indien deze al aanwezig zijn.

Tab Kas/Bank

  • IBAN

  • BIC

 Tab Bankenkoppeling

Tab Scan & Herken app

  • Toets het E-mailadres van de cliënt in.

  • Klik op Gebruiker aanmaken.

  • De cliënt volgt de aanwijzingen in de mail op.

App op telefoon

  • Administratie aanmaken (Instellingen | Administraties) :
    Naam
    KvK-nummer

Inkomend e-mailadres
Uitgaand e-mailadres = adres dat is ingesteld in Onderhoud → Algemeen → S&H

  • Toevoegen aan startscherm telefoon

 *  Uitgebreide informatie over de Bizcuit-app staat in de help van Minox; support.minox.nl

Stap 4: Overige Instellingen

Maak de volgende crediteurennummers aan voor het insturen van de volgende documenten:

Crediteurnr.

Document

KVK-nr.

50000

Kas

99999999

50001

Pin

99999998

50002

Declaratie

99999996

50003

Inkoopverklaring

99999995

Deze crediteuren kun je ook in je standaard administratie opnemen.

Open dagboek BB - Beginbalans en toets in ieder geval de saldi in van:

  • Kas

  • Bank

  • Openstaande posten debiteuren

  • Openstaande posten crediteuren

 

Handige tip! Kijk ook eens hier: Overzicht van de functietoetsen tijdens het boeken.

Zoals in de voorgaande pagina beschreven, is het handig om bij Onderhoud Crediteuren een aantal vaste crediteuren op te nemen in de basisadministratie.

Zo kun je de basisadministratie aanpassen op de wensen van je eigen kantoor. De volgende instellingen zijn daarbij handig:

Onderhoud | Grootboek                                                                                                         

Kies voor de RGS-mapper.
Op basis van mappings die door andere gebruikers zijn gedaan, kunnen alle rekeningen met een 100% match, worden bevestigd.
Desgewenst kunnen de mappings worden aangepast.

Onderhoud | Algemeen | Balans/WV-codes                                                                   

Pas de aanwezige Balans/WV-codes aan op uw kantoor.

Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities                                                                  

Vul deze tabel aan met bijvoorbeeld condities voor:

  • Vooruitbetaling

  • Contant betaald

  • Per PIN betaald

  • Binnen 8 dagen

  • Wordt geïncasseerd

Onderhoud | Algemeen | Boekingsteksten                                                                      

Bijvoorbeeld de volgende boekingsteksten zijn handig:

       1      periode januari

       2      periode februari

       3      periode maart enz.

     41      eerste kwartaal

     42      tweede kwartaal

     43      derde kwartaal

     44      vierde kwartaal

     50      beginbalans

Taken | Scan & Herken                                                                                                           

Instellingen Scan & Herken voor Inkoop én Verkoop controleren. Vink in ieder geval de volgende opties aan:

  • Dagboekbladen aanvullen o.b.v. periode

  • Overnemen KvK-nummer

Taken | Verwerking bankmutaties                                                                                       

Instellingen Verwerking bankmutaties controleren. Vink in ieder geval de volgende opties aan:

  • Dagboekbladen aanvullen o.b.v. periode

   Tips: 

  • Klik in ieder Minox onderdeel op het vraagteken in de menubalk voor meer informatie.

  • Je kunt ook factureren met Minox, om hier mee van start te gaan lees de Quick Guides Instellen Factuur Layout en Factureren in Minox.

  • Met Scan & Herken bespaar je veel tijd en handmatig werk, Minox verwerkt de PDF’s tot handige voorstellen. Lees de Quick Guides Scan en Herken/UBL en Onderhoud Scan en Herken om hier meer over te weten te komen.