Quick Guide: Abonnementen

Basisgegevens

Om gebruik te kunnen maken van de abonnement module, moeten vooraf de volgende onderdelen worden ingevuld of gecontroleerd.

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie →tab Documenten

Controleer de layout van de nieuwe abonnement bevestiging.

Pas dit document naar eigen inzicht aan.

In de tab Voet kan optie "Onderdrukken financiële gegevens" worden aangezet. In dat geval wordt er geen sluitbalk met totaalbedragen onder aan het document afgedrukt.

Bij het onderwerp voor het verzenden van de documenten per mail kunnen de volgende variabelen worden gebruikt: <FACTUURNR> en <ABONNEMENTNR>

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie → tab Verkoop

Vul het eerste abonnement nummer in. Deze wordt automatisch met 1 opgehoogd bij het aanmaken van een nieuw abonnement.

Onderhoud → Debiteuren

Bepaal voor elk document of het weergegeven of gemaild moet worden (of beide). Wanneer geen e-mailadres wordt ingevuld, dan wordt het algemene e-mail adres van de debiteur gehanteerd. Het is mogelijk om aan een document één extra document te koppelen.. Als de optie “Bijlage” wordt aangevinkt, dan wordt dit bijlage-document mee gemaild met het betreffende hoofd-document.

Abonnementen

Het documenttype Abonnement kan worden gebruikt voor het terugkerend factureren voor dezelfde diensten of goederen.

Maak hiervoor een nieuw abonnement aan via Taken | Facturering en kies bij "Naar document" voor "Abonnement".  
Vul de datum in waarop je het abonnement voor de eerste keer wilt factureren, vul de eerste factuurdatum en de einddatum van het abonnement in en kies de frequentie waarmee het abonnement gefactureerd moet worden.

Bij het verwerken van het abonnement, volgt eerst een abonnementen-bevestiging. Daarna kan het abonnement opnieuw worden geopend en staat de rubriek “Naar document” ingesteld op “Factuur”.

Het abonnement kan nu voor de eerste keer worden verwerkt als factuur.  In tegenstelling tot facturen of orders, blijft een abonnement bestaan en kan telkens opnieuw als factuur worden verwerkt. 

Bestaande abonnementen

Bestaande abonnementen kunnen via een uitgebreid zoekscherm (F4 of vergrootglas in de rubriek Debiteurnummer) worden opgezocht. Via de zoekcodes C, OF, OB, PB, AF, en AB vind je de reeds verwerkte documenten. Via de zoekcodes TOF, TOB, TPB, TAF, TAB en TFA vind je de nog te verwerken documenten. De status AB is voor bestaande abonnementen.

Als je een document nogmaals wilt afdrukken of mailen, dan kan een Factuur terug worden gezet naar de eerdere abonnement status. Je selecteert het de te maken factuur (TAF) en zet de status terug naar “Abonnement”.

Rapportage → Onderhanden verkopen

Hiermee kun je een overzicht (in Excel-formaat) maken van alle actuele abonnementen. Vooraf selecteer je welke documenten en welke velden je in het overzicht wilt opnemen:

Wanneer je documenten als concept hebt opgeslagen (nog niet verwerkt), dan hebben ze nog geen documentnummer. Wanneer je bij de selectie kiest voor "Vanaf 0", dan worden dus ook alle concept documenten opgenomen in het overzicht. Wil je uitsluitend verwerkte documenten opnemen, kies dan voor "Vanaf 1".