Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | tab Grootboek

De grootboekrekening voor Automatische betalingen moet zijn ingevuld. Deze (tussen)rekening wordt gebruikt om het saldo van alle betalingen tegen te boeken. Zodra de betalingen zijn verwerkt bij de bank, wordt het saldo weer tegengeboekt in het betreffende bankboek.
Indien je ook de module MINOX-Incasso gebruikt, mag daarvoor desgewenst dezelfde tussenrekening worden gebruikt. 

De rekening wordt dan ook wel "Gelden onderweg" genoemd.

Onderhoud | Algemeen | Betalingscondities

Maak de betalingscondities aan die je bij de crediteuren wilt hanteren. Het is ook mogelijk om betalingscondities aan te maken waarbij een eventuele betalingskorting wordt verrekend. Voor het verrekenen van de betalingskorting is de "Voorstel BTW-code" van de crediteur belangrijk. Aan de hand van deze code wordt een factuurbedrag teruggerekend naar een "goederen"-bedrag. Van dit exclusieve bedrag wordt de betalingskorting berekend en afgetrokken.

Voor crediteuren zonder een betalingsconditie, hanteert MINOX de eerste Openstaande Posten-termijn van het dagboek inkopen/crediteuren.

Onderhoud Crediteuren | tab Financieel

Geef, indien gewenst, per crediteur een betalingsconditie in. Aan de hand hiervan wordt de vervaldatum van een factuur bepaald. Wanneer je geen betalingsconditie ingeeft, wordt de eerste Openstaande Posten-termijn van het inkoop-, of crediteuren dagboek gehanteerd.

Onderhoud | Crediteuren | tab Bank

De volgende velden zijn van belang:

IBAN

Het IBAN (International Bank Account Number) staat voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC (Bank -of Business- Identifier Code) , die naar een bepaalde bank verwijst.

Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het Nederlandse IBAN heeft 18 tekens.

Het IBAN bestaat uit een landcode (2 letters), een controlegetal (2 cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

BIC

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt om een bank te identificeren. (sommige multinationals hebben ook een eigen BIC code)

De BIC heeft een lengte van 8 of 11 tekens. De BIC bestaat uit een bankcode (4 letters), een landcode (2 letters), een plaatscode (2 posities). Eventueel kan de code worden aangevuld met een filiaal- of afdelingsnummer (3 posities).

Betalingskenmerk

De inhoud van dit veld kan worden gebruikt als referentie bij de betalingen. Het betalingskenmerk is voor iedere betaling hetzelfde. Dat kan bijvoorbeeld je eigen debiteurennummer bij deze crediteur (leverancier) zijn.

Naam en plaats bank

Desgewenst kun je de naam en de plaats van de bank van de crediteur intoetsen.

Bankrekeningnr.

Het bankrekeningnummer is vanaf 1 februari 2014 niet meer te gebruiken voor betalingen. Je dient het IBAN in te toetsen of dit veld leeg te laten.

Automatische betaling blokkeren

Een crediteur uitsluiten voor automatische betalingen (bijvoorbeeld crediteuren die gebruik maken van een incasso), kan door het aanvinken van het veld "Automatische betaling blokkeren".

Onderhoud | Algemeen | Dagboeken

IBAN en BIC

Controleer of bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC zijn ingevuld. Bij het aanmaken van de definitieve betaalopdracht kun je uit deze nummers het IBAN kiezen, waarvan het bedrag afgeschreven moet worden.

Dagboek Automatische betalingen

Maak een dagboek aan voor de Automatische Betalingen. Het Soort dagboek moet Memoriaal zijn. De grootboekrekening die aan het dagboek gekoppeld wordt, is een tegenrekening. Dit mag niet dezelfde rekening zijn als de tussenrekening die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Een reeds bestaand Memoriaal-dagboek (bijvoorbeeld dat van de Incasso) voor de Automatische betalingen gebruiken, is eventueel ook mogelijk.

OP-termijnen

Controleer of bij het dagboek voor inkopen / crediteuren de drie termijnen zijn ingevuld in het tabblad Subadministratie. Wanneer bij een crediteur geen betalingsconditie is ingegeven, zal voor het bepalen van de vervaldatum van een factuur de eerste termijn worden gehanteerd (in het bovenstaande voorbeeld is dat 30 dagen).

Rekeningnr. Van - T/m

De selectie die kan worden ingegeven is afhankelijk van de gekozen Volgorde. De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Rekeningnummer) of op alfabet (Sleutel 1, Sleutel 2 of Sleutel 3) moet worden ingegeven.

Crediteuren die voor automatische betalingen zijn geblokkeerd, worden niet in het voorstel opgenomen. Zie ook het tabblad Bank in Onderhoud | Crediteuren.

Vervallen posten t/m

Hier kan een datum worden opgeven, waardoor uitsluitend vervallen posten tot en met die datum in het betalingsvoorstel worden opgenomen. Default staat hier de datum van vandaag vermeld. In dat geval zullen alle werkelijk vervallen posten in het betalingsvoorstel worden opgenomen. Het is ook mogelijk om een toekomstige datum in te toetsen.

Volgorde

Er kan worden gekozen voor:

• Rekeningnummer (= Crediteurennummer)

• Sleutel 1 (= Naam crediteur)

• Sleutel 2 (= Plaats crediteur)

• Sleutel 3 (= "Vrij")

De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Crediteurennummer) of op alfabet (Zoeksleutel 1, 2 of 3) moet worden ingegeven. Tevens worden in het tabblad Betalingsvoorstel de posten in deze volgorde weergegeven.

Overnemen als betalingskenmerk

Door de volgende rubrieken aan of uit te zetten, kun je zelf het uiteindelijke betalingskenmerk bepalen:

• Factuurnummer

• Omschrijving

• Betalingskenmerk

Afhankelijk van de boekingsmethode die je hanteert zal het factuurnummer van een inkoopfactuur in de rubriek "Factuurnummer" staan of (bij gebruik van interne factuurnummers) in de rubriek "Omschrijving".

"Betalingskenmerk" heeft betrekking op de gelijknamige rubriek in het tabblad "Financieel" van de crediteurenkaart. Hierin staat veelal het debiteurennummer wat door je leverancier (crediteur) aan je is toegewezen. Je kunt dus de bekende combinatie Debiteurennummer/ Factuurnummer als betalingskenmerk hanteren.

Creditnota's verrekenen

Door deze optie aan te vinken, worden eventueel aanwezige creditnota's verrekend en in het definitieve verwerkingsvoorstel opgenomen. De creditnota's zullen tevens worden afgeboekt.

Voorwaarde is dat er een of meerdere facturen aanwezig zijn waarmee de creditnota verrekend kan worden.

Geblokkeerde posten meenemen in het voorstel

In de tab Openstaande posten van Opvragen | Crediteuren is het mogelijk om posten te blokkeren. Door het aanvinken van de optie "Geblokkeerde posten meenemen in voorstel" kun je aangeven dat je deze geblokkeerde posten wel in het betalingsvoorstel wenst mee te nemen.

Knoppen:

Open	OK Door te kiezen voor OK wordt met de huidige selecties het tabblad Voorstel geopend.
Open	Annuleren Klik op Annuleren om het onderdeel Automatische betalingen af te sluiten.

Nadat in het tabblad Selectie voor OK is gekozen, verschijnt dit tabblad op scherm. Er is dan een betalingsvoorstel aangemaakt op basis van de ingegeven selectie.

Wanneer reeds een voorstel aanwezig is, volgt de vraag: "Er is reeds een bestaand voorstel. Opnieuw aanmaken?"
Indien voor Nee is gekozen, blijft het oude voorstel bewaard en wordt er geen gebruik gemaakt van de ingegeven (nieuwe) selecties.

Indien de laatste keer dat er gebruik is gemaakt van het programma Automatische betalingen, niet is gekozen voor Verwerken maar voor Sluiten, verschijnt direct dit tabblad op scherm met daarin het laatste betalingsvoorstel.

In het voorstel is het mogelijk om mutaties in te voeren of te bekijken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de bewerkingsmodus en opvraagmodus.

• Bewerkingsmodus:
  De bovenste regel in het scherm is de regel waarin je mutaties wijzigt of invoert. 
  
  

   

   

• Opvraagmodus:
  In de opvraagmodus kunnen de regels van het betalingsvoorstel worden bekeken. Met behulp van de navigatietoetsen kun je door de mutaties bewegen. Je kunt naar de bewerkingsmodus door te kiezen voor Aanmaken of door een bestaande regel aan te klikken voor bewerking.
  
  

Bewerkingsmodus: Regel bewerken

In de bewerkingsmodus, wordt een onderscheid gemaakt tussen het wijzigen van een bestaande betaling of het aanmaken van een nieuwe betaling. 

Status

Aan het begin van de regel, wordt door middel van (de kleur van) de status informatie gegeven over de post.

Crediteurennr.

Nummer: Bij het aanmaken van een nieuwe betaling, kan hier direct een crediteurennummer worden ingegeven. Het wijzigen van een crediteur nummer in een bestaande regel is niet mogelijk. Verwijder de regel en/of voeg een nieuwe regel toe.

Zoektekst: Door in plaats van een nummer een zoektekst in te geven, kan direct worden gezocht in de tabellen Grootboek, Debiteuren en/of Crediteuren. De zoektekst dien je te bevestigen met de functietoets <F4> of door te klikken op . Dit is alleen mogelijk bij het aanmaken van een nieuwe regel. 

Zoeken: Door gebruik te maken van de icoon Zoeken (de functietoets <F4>, CTRL +Y, of door te klikken op ) , wordt eerst een venster weergegeven waarin kan worden aangegeven waarnaar je wenst te zoeken:

Naam: De naam zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de crediteur. Aanpassen van de naam is mogelijk.

Factuurnr: Hier kan direct een factuurnummer worden ingegeven van een openstaande post van een crediteur, of worden gezocht met gebruik van de functietoets <F4>, CTRL +Y, of door te klikken op ) In een apart venster worden de openstaande posten van de gekozen crediteur getoond:

selecteer de gewenste openstaande post door een vinkje te zetten in de kolom “St.”

Vooruitbetalingen:
Je kunt ook nieuwe posten (vooruitbetalingen) aan het voorstel toevoegen. Er wordt dan een negatieve openstaande post gecreëerd met het ingegeven factuurnummer.

Boekstuknr.

Dit is het boekstuknummer van de openstaande post. Het boekstuknummer kan niet worden aangepast.

Alleen indien in de basisgegevens van het inkoopdagboek het boekstuknummer is vrijgegeven, staat hier een (afwijkend) intern boekstuknummer.
Is dat niet het geval, dan staat hier hetzelfde nummer als in de kolom factuurnummer.

Factuurdatum en Vervaldatum

Deze velden worden automatisch weergegeven en kunnen niet worden aangepast.

Betalingskorting

Hier kan een bedrag worden ingetoetst dat geldt als betalingskorting. Betalingskorting wordt in mindering gebracht op het te betalen bedrag (kolom Betaling). De openstaande post wordt volledig afgeboekt en de betalingskorting wordt geboekt op de rekening Betalingsverschillen die je hebt opgegeven bij het dagboek Inkopen/Crediteuren bij Onderhoud | Algemeen | Dagboeken.

Als bij de crediteur een betalingsconditie met betalingskorting van toepassing is, wordt het kortingsbedrag automatisch berekend en in dit veld weergegeven. MINOX houdt hierbij geen rekening met de termijn waarbinnen de betalingskorting van toepassing is. 
Voor het verrekenen van de betalingskorting is de "Voorstel BTW-code" van de crediteur belangrijk. Aan de hand van deze code wordt een factuurbedrag teruggerekend naar een "goederen"-bedrag. Van dit exclusieve bedrag wordt de betalingskorting berekend en afgetrokken. 

Voorbeeld:

• Voorstel BTW-code van de crediteur : Te vorderen 21% 

• Factuurbedrag : € 605,00. 

• Je mag 2% betalingskorting in mindering brengen. 

Aan de hand van de Voorstel BTW-code kan het factuurbedrag worden teruggerekend naar een bedrag exclusief BTW van € 500,00.
MINOX zal automatisch EUR 10,00 (zijnde 2% van het factuurbedrag exclusief BTW) aftrekken.

Aanpassen van het kortingsbedrag is te allen tijde mogelijk.

Betaling

In deze kolom staat het te betalen bedrag. Het is mogelijk om hier het bedrag aan te passen. Daardoor ontstaat een deelbetaling. Je ziet in dat geval bovenin het scherm in het veld "Restant" het bedrag dat overblijft.

Indien gebruik is gemaakt van een Betalingskorting dan is het getoonde bedrag het originele bedrag minus de ingetoetste betalingskorting.

Betalingskenmerk

Het betalingskenmerk is afhankelijk van de gekozen opties in de tab Selectie. Daar kan worden gekozen voor Factuurnr., Omschrijving en/of Betalingskenmerk. Het is mogelijk om hier het betalingskenmerk alsnog aan te passen.

IBAN

Hier staat het IBAN zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de crediteurenkaart. Het is mogelijk om het IBAN hier aan te passen.

BIC

Hier staat de BIC zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de crediteurenkaart. Het is mogelijk om de BIC hier aan te passen.

Plaats

De plaats zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de crediteur. Aanpassen van de plaats is mogelijk.

Opmerking

In dit veld staan opmerkingen en/of meldingen met betrekking tot de te betalen post.

In deze kolom verschijnen belangrijke mededelingen zoals:

Volgorde

De volgorde die is gekozen in het tabblad Selectie (Rekeningnummer of Zoeksleutel 1, 2 of 3) wordt in deze kolom weergegeven. 

Verwerken voorstel (Downloaden betaalbestand)

Omschrijving rekeningnr.

Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, tref je hier informatie aan:

Memo

Indien in de basisgegevens van de crediteur het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Openstaande post info