Indien gebruik wordt gemaakt van internetbankieren, kunnen bankafschriften elektronisch worden ingelezen. Met de module Verwerking bankmutaties kun je deze bankmutaties automatisch in de Minox administratie laten verwerken.

Nadat je de bankmutaties hebt opgehaald, kun je in de klantomgeving van internetbankieren de gegevens exporteren naar een bestand op de harde schijf van de computer. Dit exportbestand kan vervolgens door Minox worden ingelezen. ( Je kunt het beste een CAMT bestand bij de bank downloaden. Een MT940 is ook mogelijk, maar de CAMT is een versie van hetzelfde bestand dat qua structuur beter aansluit bij andere software, zoals boekhoudpakketten)

Tevens kun je in Minox een automatische bankenkoppeling maken via Bizcuit om de bankmutaties automatisch door Minox te laten downloaden naar de module Verwerking Bankmutaties. Hiervoor koppel je de administratie in Minox met Bizcuit. Klik hier voor verdere informatie over deze koppeling en zie deze Quick Guide voor het verder inrichten van deze koppeling.

Het verwerken van deze bankmutaties bestaat uit 4 stappen:

Het inlezen van het bestand met bankmutaties, wat je met via internetbankieren heeft klaargezet. (N.B.: Indien u een automatische bankenkoppeling heeft, hoef je geen bestand in te lezen. De mutaties worden automatisch door Minox gedownload)
Op basis van de bankmutaties doet het programma met behulp van een herkenningsprocedure een voorstel tot verwerking van de bankmutaties in de administratie.
Vervolgens kun je wijzigingen in het voorstel aanbrengen.
De bankmutaties worden definitief verwerkt. De dagafschrift-informatie wordt tezamen met eventuele ingebrachte wijzigingen verwerkt in de administratie.

Met de optie Herkenningsteksten kun je teksten of nummers, die in een betalingskenmerk kunnen voorkomen, koppelen aan een debiteuren-, crediteuren- of grootboekrekeningnummer.

Instructievideo
Bekijk een video met een uitleg over Verwerking bankmutaties.

Instellingen

De instellingen vind je via de knop Instellingen in de knoppenbalk

of via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties.

Er zijn twee verschillende soorten instellingen. De instellingen voor het boeken en de instellingen voor de herkenning en verwerking.

We bespreken eerst de instellingen voor het Boeken:

Boekstuknummer

Een van de volgende opties kan worden gekozen:

Overname uit 'Onderhoud \| Algemeen \| Dagboeken'	:	Het laatst gebruikte boekstuknummer uit het bankboek wordt vermeld in Onderhoud \| Algemeen \| Dagboeken. Dat nummer kan worden overgenomen in de bankmutatie in het veld Boekstuknummer.
Eigen nummer	:	Iedere bankmutatie bevat in het veld Boekstuknummer het nummer dat hier wordt ingetoetst.

Sortering/Verwerking

Een van de volgende opties kan worden gekozen:

Standaard	:	De volgorde van het bankbestand wordt gehanteerd. In deze volgorde levert de bank de mutaties aan.
Valutadatum	:	De mutaties worden gesorteerd op valutadatum.

Subadministratie

Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van de subadministratie (debiteuren of crediteuren). Een van de volgende opties kan worden gekozen:

Zoeknaam debiteur/crediteur	:	De zoeknaam van de debiteur of crediteur zoals die is vermeld in de basisgegevens van Minox wordt overgenomen in de omschrijving van de bankmutatie.
Omschrijving uit bankbestand	:	De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie.
Naam uit bankbestand	:	De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie.
Eigen tekst	:	Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie.

Grootboek

Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van een grootboekrekening. Een van de volgende opties kan worden gekozen:

Omschrijving uit bankbestand	:	De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie.
Naam uit bankbestand	:	De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie.
Eigen tekst	:	Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie.

OK

De ingegeven selecties zijn akkoord en de tab Voorstel wordt geopend.

Annuleren

Het programma Verwerking bankmutaties wordt afgesloten.

Instellingen Herkenning en verwerking

Herkennen op openstaande posten:

De herkenning van de mutaties op basis van openstaande posten in de administratie kan op basis van alleen het bedrag, of op basis van het bedrag in combinatie met de datum worden uitgevoerd. In beide gevallen kan de toegestane afwijking naar keuze worden toegepast, of geen afwijkingen worden toegestaan.

Toegestane afwijking:

Deze kan zowel in bedragen als in percentages worden opgegeven en worden alleen toegepast indien aangevinkt bij “herkennen openstaande posten”.

Optie:

Niet vragen om herkenningstekst: indien deze optie is aangevinkt wordt er na het aanpassen/aanvullen van een bankmutatie niet gevraagd of er een herkenningstekst moet worden aangemaakt.

Opties voor verwerken voorstel:

Dagboekbladen aanvullen op basis van periode: Indien NIET aangevinkt wordt er voor ieder voorstel een nieuw dagboekblad aangemaakt, ongeacht de periode van de mutaties en of er voor deze periode al een dagboekblad bestaat. Indien aangevinkt worden de mutaties, indien er voor de periode van de mutaties al een dagboekblad bestaat, toegevoegd aan het bestaande dagboekblad. Indien er voor deze periode nog geen dagboekblad bestaat wordt deze aangemaakt.
Beta: Mutaties realtime doorboeken naar dagboeken: Indien deze optie is aangevinkt, wordt er geen voorstel aangemaakt maar worden de mutaties rechtstreeks doorgeboekt naar het betreffende bankdagboek. Het voordeel van deze optie is een versnelde verwerking van de bankmutaties. Houd er echter wel rekening mee dat de mutaties dan worden geboekt zoals Minox ze herkend denkt te hebben en de controle door de gebruiker ontbreekt. Hierdoor kunnen er bijvoorbeeld veel meer mutaties op de rekening voor boekings of betalingsverschillen terecht komen omdat deze niet zijn herkend. Deze optie is nog in beta-stadium en wordt derhalve niet door ons ondersteund.

Herkenning betalingskenmerken belastingdienst

Stel hier per belastingstroom een (grootboek-)rekening in waar de betalingen en/of ontvangsten naar toe geboekt moeten worden. Dit kan per RSIN/BSN nummer worden opgegeven. Klik op het informatie icoontje bij deze instelling voor meer informatie.

Herkenningsteksten

Door te kiezen voor Herkenningsteksten wordt een venster getoond waarin teksten aan een rekeningnummer kunnen worden gekoppeld.

Tekst

Geef zoveel mogelijk herkenningsteksten in. Herkenningsteksten zijn met name belangrijk voor de herkenning van bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.).

In de tabel met herkenningsteksten kun je opgeven naar welke rekening een bedrag moet worden geboekt als in het betalingskenmerk van een bankmutatie een bepaalde tekst of code voorkomt.

Voorbeeld:

Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van

"BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 22101803-7".

In dit voorbeeld kunt u als tekst opgeven "22101803-7" en verwijzen naar grootboekrekening 4150 - Gas, licht en water. De bankmutatie zal dan altijd automatisch worden herkend.

Ook IBAN-nummers kunnen als herkenningstekst worden gebruikt en aan grootboek-, debiteuren- of crediteurennummers worden gekoppeld.

Belangrijk is dat een herkenningstekst uniek is en in elke volgende bankmutatie naar verwachting weer terug zal komen.

Rekeningnr.

Hier kan een grootboekrekening-, debiteuren- of crediteurennummer worden ingetoetst. Op deze rekening zal automatisch het bedrag worden geboekt.

Kostenplaatsnr.

In geval van een grootboekrekeningnummer met een kostensoort, ben je verplicht om een kostenplaatsnummer in te geven. Het kostenplaatsnummer kan eventueel later nog worden aangepast door de bankmutatie op te vragen en de regel te wijzigen.

Via de knop “Herkenningsteksten” kun je de ingevoerde herkenningsteksten afdrukken

Voorstel

Navigatie

Navigeren door de regels in de tab Voorstel kan met behulp van de pijltoetsen.

	Je kunt naar de eerste regel van het Voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de eerste regel staat.
	Je kunt naar de vorige regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de eerste regel staat.
	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar de volgende regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de laatste regel staat.
	Je kunt naar de laatste regel van het Voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de laatste regel staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.
Dit is mede afhankelijk van de tab (Voorstel of Details) waarin je je bevindt.

Knop	Omschrijving	Beschikbaar in Tab
	Aanmaken Er wordt een nieuwe regel aangemaakt. Deze regel wordt toegevoegd aan het eind van de bestaande regel(s).	Details
	Tussenvoegen Er wordt een nieuwe regel aangemaakt die wordt tussengevoegd in de bestaande regels.	Details
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuwe aangemaakte regel.	Details
	Opslaan en nieuwe regel Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuwe aangemaakt regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart.	Details
	Instellingen Hier kun je verschillende opties voor het herkenningsproces instellen. Gebruik de Informatie knoppen bij de diverse onderdelen voor meer informatie over wat je hier precies kunt instellen	Voorstel
	Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een regel. Ook het aanmaken van een nieuwe regel wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.	Details
	Verwijderen regel Een regel verwijderen. De te verwijderen regel dient eerst te worden geselecteerd. Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.	Voorstel Details
	Filters Met behulp van een filter kan worden bepaald welke regels men wenst te zien: Door het instellen van een filter met bijv. de Niet (geheel) bevestigde regels, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden. NB.: Dit filter is een visueel filter, om het overzicht te behouden bij een lange lijst mutaties. Als je niet bevestigde of niet geheel bevestigde regels eruit filtert, betekent dit NIET dat deze mutaties niet worden verwerkt als je op “Verwerken” klikt. Als je het voorstel verwerkt terwijl er nog niet (geheel-) bevestigde mutaties zijn, worden deze op de rekening geboekt die is gedefinieerd voor boekingsverschillen. (onderhoud>algemeen>basisgegevens Administratie: Tabblad Grootboek)	Voorstel
	Afdrukken Er kan een overzicht worden geprint van de regels in het Voorstel. Er kan een keuze worden gemaakt welke regels moeten worden afgedrukt: Niet bevestigd Bevestigd Alle	Voorstel Details
	Verwerken Klik op verwerken indien alle mutaties akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in de financiële administratie. Automatisch wordt het onderdeel Verwerken opgestart.	Voorstel Details

Regels

Nadat vanuit het tabblad Selectie voor Voorstel is gekozen, verschijnt het tabblad Voorstel op scherm. Er is dan een verwerkingsvoorstel aangemaakt op basis van het geselecteerde bestand.
Aan de hand van een uitgebreide herkenningsprocedure wordt een verwerkingsvoorstel aangemaakt.

Indien de laatste keer dat er gebruik is gemaakt van het programma Verwerking bankmutaties, niet is gekozen voor Verwerken maar voor Sluiten, verschijnt direct dit tabblad op scherm met daarin het laatste betalingsvoorstel.

Alleen bankmutaties die betrekking hebben op een bank- of gironummer dat is opgegeven bij een van de dagboeken in Onderhoud → Algemeen → Dagboeken, worden in het verwerkingsvoorstel opgenomen.

De procedure, die elke bankmutatie door middel van een aantal controles probeert te herkennen, is als volgt:

	Crediteurenbetalingen die verricht zijn met het onderdeel Automatische betalingen worden direct herkend. Deze posten zullen worden afgeboekt van de grootboekrekening Automatische betalingen die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.
	Debiteurenontvangsten die afkomstig zijn van het onderdeel Incasso worden direct herkend. Deze posten zullen worden afgeboekt van de grootboekrekening Incasso die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.
	Aan de hand van het bank- of gironummer van de tegenpartij, wordt gezocht bij de bank- en gironummers die zijn ingegeven bij de debiteuren en crediteuren. Indien het nummer wordt gevonden, gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen.
	In de omschrijving van de bankmutatie wordt gezocht naar een debiteuren- of crediteurennummer. Indien er een wordt gevonden, gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen.
	In de omschrijving van de bankmutatie wordt gezocht naar een herkenningstekst. Wanneer een tekst wordt gevonden, die verwijst naar een grootboekrekening, dan is daarmee de bankmutatie herkend en stopt de procedure. Wordt een tekst gevonden, die verwijst naar een debiteuren- of crediteurennummer, dan gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen.
	Indien in de omschrijving van de bankmutatie een (factuur)nummer is vermeld, dan wordt het hele openstaande posten-bestand gecontroleerd op aanwezigheid van dat nummer. Indien dit niet lukt, dan wordt de herkenningsprocedure gestopt en is de bankmutatie niet herkend.
	Nadat is vastgesteld op welke debiteur of crediteur de mutatie betrekking heeft, wordt verder gezocht naar een bijbehorende openstaande post. Dit gebeurt door in de bankmutatie te zoeken naar een opgegeven factuurnummer of factuurnummers. Wordt er geen factuurnummer gevonden, dan blijft het bij een gedeeltelijke herkenning: Status "Niet geheel bevestigd".

Het programma is in staat om eventuele verzamelbetalingen te verwerken, mits de factuurnummers, waarop de betaling betrekking heeft in het betalingskenmerk zijn opgenomen. Nadat een eerste factuur is herkend en het betaalde bedrag is groter dan het factuurbedrag dan gaat het programma op zoek naar een volgende factuur, totdat het volledige bedrag is afgeletterd of totdat er geen factuur meer wordt gevonden. In het laatste geval blijft er een onverwerkt bedrag over en zal de bankmutatie als "Niet bevestigd" worden gemarkeerd.

Wijzigen regel (naar tabblad Details)

Bestaande regel wijzigen. Automatisch komt de cursor in de Bewerkingsmodus.

(Dit kan ook door op de tab Details te klikken.)

Zie ook de beschrijving van de knoppen in de knoppenbalk voor nog meer mogelijkheden.

Details

Voorstel gegevens

Bovenin het scherm staat de volgende informatie:

IBAN	Dit is het bankrekeningnummer zoals dat voorkomt in het te verwerken bestand. Het is niet mogelijk om dit nummer aan te passen. Het rekeningnummer dient te zijn ingevuld in één van de dagboeken met de soort Bank in Onderhoud → Algemeen → Dagboeken. Indien er verschillende bankrekeningnummers aanwezig zijn in het bestand dan worden deze regels ook in verschillende dagboeken ingelezen.
IBAN-tegenrekening	Aan de hand van dit bank- of gironummer van de tegenpartij, wordt gezocht bij de bank- en gironummers die zijn ingegeven bij de debiteuren en crediteuren.
Afschriftnummer	Het nummer van het bankafschrift. Dit nummer wordt automatisch door Minox gegenereerd en bestaat uit de dag en de maand van de systeemdatum (bijvoorbeeld 1209 voor 12 september).
Valutadatum	Dit is de valutadatum zoals die vermeld is op het bankafschrift. De datum op de boekingsregel mag afwijken van deze valutadatum.
Omschrijving	Dit is de omschrijving zoals die vermeld is op het bankafschrift. O.a. aan de hand van deze omschrijving probeert Minox de bankmutatie automatisch in te lezen.
Status	Er zijn drie mogelijkheden:
Rekening herkend op	Criteria waarop een rekening wordt herkend: Herkenningsteksten IBAN Naam Rekeningnummer in de omschrijving Automatische betalingen kenmerk
OP herkend op	Mogelijkheden: Factuurbedrag Factuurnummers in de omschrijving
Naam	De naam van de tegenpartij.
Bedrag	Afhankelijk van de mutatie (betaling van debiteur of betaling aan crediteur) staat hier een positief of negatief bedrag.
Verwerkt	Het bedrag dat hier staat moet (nog) worden afgeboekt. Als de mutatie correct is afgeboekt, staat hier hetzelfde bedrag als in het veld Bedrag.
Te verwerken	Voor het correct verwerken van een bankmutatie moet de rubriek Te verwerken leeg zijn als u de tab Details sluit. Alle bedragen die hier staan, worden tijdens de definitieve verwerking van het verwerkingsvoorstel geboekt op de rekening Boekingsverschillen die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.

Status

De status wordt automatisch door Minox bepaald:

Herkend

Bankmutaties krijgen de status Herkend als:

zowel een debiteurennummer als een factuurnummer gevonden is en het bedrag van de bankmutatie precies overeenstemt met de gevonden openstaande post(en).
er sprake is van een crediteurenbetaling die is verricht met het onderdeel Minox Automatische betalingen.
er sprake is van een debiteurenontvangst afkomstig van het onderdeel Minox Incasso.
er sprake is van een gevonden grootboekrekening via de herkenningsteksten.

Deels Herkend

Bankmutaties krijgen de status Deels herkend als:

er wel een rekeningnummer gevonden is, maar geen factuurnummer.
er een rekeningnummer en factuurnummer gevonden zijn, maar het bedrag van de bankmutatie is kleiner dan het bedrag van de gevonden openstaande post. De openstaande post wordt niet volledig afgeboekt.
er een rekeningnummer en factuurnummer gevonden zijn, maar het bedrag van de bankmutatie is groter dan het bedrag van de gevonden openstaande post(en). Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een verzamelbetaling, waarbij niet alle factuurnummers zijn herkend. Er blijft een bedrag over dat nog uitgesplitst moet worden.
er geen rekeningnummer (grootboek, debiteur, crediteur) gevonden is.

NIET herkend

Bankmutaties krijgen de status Niet herkend als er geen rekeningnummer en geen openstaande post is gevonden.

Desgewenst is het mogelijk om hier de status aan te passen, klik op de status en selecteer een van de andere twee opties. (zie afbeelding hieronder)

Info

In het midden van het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening:

Omschrijving rekeningnr.

Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, treft u hier informatie aan:

Grootboek	:	Grootboekrekeningnummer, Omschrijving en Voorstel BTW-code.
Debiteur	:	Nummer, Naam, Adres en Woonplaats.
Crediteur	:	Nummer, Naam, Adres en Woonplaats.

Memo

Indien in de basisgegevens van de rekening het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Omschrijving kostensoort/-plaats

Indien bij een grootboekrekening sprake is van een kostensoort en -plaats, worden hiervan de nummers en omschrijvingen getoond.

Openstaande post info

Ingeval van een debiteur of crediteur wordt hier de informatie weergegeven van de openstaande post.

Factuurnr.	:	Het factuurnummer van de openstaande post.
Datum	:	De datum waarmee de openstaande post is ingeboekt.
Valuta	:	De valutacode van de openstaande post wordt hier vermeld.
Bedrag	:	Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).
Betaald	:	Hier staat het reeds betaalde bedrag van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).
Saldo	:	Hier staat het saldo van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). Het veld is leeg indien de post in zijn geheel is betaald.
Kredietbeperking/ Betalingskorting	:	Indien van toepassing, wordt weergegeven of er sprake is van Kredietbeperking of Betalingskorting.
Restant	:	Bedrag dat na betaling nog openstaat.

Regel bewerken

Wanneer een bankmutatie geheel of gedeeltelijk is herkend, staan hier de door Minox voorgestelde boeking(en).

Deze boekingsregels kun je aanvullen of wijzigen. De werking van dit gedeelte is identiek aan die van de boekingsprogramma's.

Wanneer een openstaande post niet volledig is betaald, blijft de post openstaan met het restant-bedrag. Als het restant-bedrag afgeboekt mag worden, dient u zelf de noodzakelijke boekingen toe te voegen (Betalingsverschillen / aan Debiteuren).

Verwerken

Bankmutaties verwerken t/m

Hier kun je aangeven tot en met welke datum je de in het voorstel beschikbare mutaties wilt verwerken. Indien je bijvoorbeeld mutaties van 3 maanden in het voorstel hebt staan maar alleen de eerste maand heeft nagekeken en bevestigd, kies je de laatste dag van deze eerste maand. De mutaties van de andere twee maanden blijven dan in het voorstel staan.

Let op: in tegenstelling tot de NIEUWE versie van het verwerken van bankmutaties ( realtime doorboeken van bankmutaties - Verwerken Bankmutaties Nieuw) kun je hier NIET per selectie verwerken. Dus je kunt NIET alleen de herkende mutaties verwerken. Als je het voorstel verwerkt, wordt alles verwerkt. De enige uitzondering hierop is zoals hierboven beschreven op datum.

Overnemen IBAN

Een van de belangrijkste sleutels voor herkenning van een bankmutatie is het bank/gironummer van de tegenpartij. Dit nummer is uniek en wordt altijd in de bankmutatie vermeld. Wanneer een bankmutatie is bevestigd, kun je het bank/gironummer automatisch op laten nemen in de stamgegevens van de herkende debiteur of crediteur.

Minox Online

Taken | Verwerking bankmutaties