Taken | AuditFile
- Joke van Schaik (Unlicensed)
- Carin Lam
Bedrijven en organisaties die in aanmerking komen voor controles door de belastingdienst, zijn verplicht hun administratieve bescheiden zeven jaren te bewaren. Dit geldt zowel voor de bescheiden zelf als voor de digitaal verwerkte gegevens. Het laatste betekent in de praktijk dat de financiële informatie van de te controleren onderneming via de computer benaderbaar moet zijn op het moment van controle.
Om de digitale bewaarplicht te vereenvoudigen heeft de belastingdienst een standaard formaat geïntroduceerd voor de opslag van de belangrijkste controlegegevens. Het komt er op neer dat de financiële gegevens (grootboek) vanuit het administratieve softwarepakket worden geëxporteerd naar een bestand. Dit bestand, dat de naam AuditFile draagt, kan vervolgens ingelezen worden in het controlepakket van de belastingdienst.
De AuditFile bevat een standaardgegevensset uit het financiële grootboek. Bij een belastingcontrole zal de Belastingdienst een ondernemer vragen om dergelijke gegevens uit zijn administratie te verstrekken.
Gegevens over bijvoorbeeld de projectenadministratie en de loonadministratie staan niet in de AuditFile.
De controleur is daardoor niet langer afhankelijk van het softwarepakket van de gecontroleerde onderneming, hetgeen aanzienlijke voordelen oplevert.
Niemand hoeft bijvoorbeeld tekst en uitleg te geven over de werking van het administratieve pakket en er hoeft geen rekening meer gehouden te worden met verouderde versies van de software, inclusief de daarmee gepaard gaande conversies naar leesbare formaten. Uitzondering op deze regel vormt de digitale informatie die niet in de AuditFile opgeslagen wordt (zoals subadministraties).
Belangrijkste pluspunt is dus de tijdsbesparing, zowel voorafgaand als tijdens de controle. Vooral voor accountants- en administratiekantoren kan dit bijzonder gunstig zijn omdat zij meestal de beheerders zijn van de digitale informatie. Voor een veilige uitwisseling van AuditFile-gegevens tussen de gebruiker en de Belastingdienst is een compressie- en beveiligingsapplicatie ontwikkeld.
De voordelen van deze elektronische aanlevering van gegevens zijn duidelijk:
Gemakkelijk kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Minder administratieve lasten.
Eenvoudig een deel van de boekhouding aanleveren bij controles door de Belastingdienst.
Een kortere doorlooptijd (en minder vragen) bij controles.
Het aanmaken van het Audit File
Knoppen
| OK |
| Annuleren |