Quick Guide: Accountancy Dashboard

Open

Het dashboard is gebaseerd op vijf pijlers die jou als gebruiker helpen efficiënter te werken:

1. Het aanleverproces: door (geautomatiseerd) aanlevermails te laten sturen kun je veel tijd besparen.

2. Inzicht & overzicht: hierin kan de status worden bijgehouden. Wie, wat, wanneer en de status van btw aangifte. Tevens kun je inzicht krijgen in details van de administratie, hoe ver deze bijgewerkt is en wanneer de klant voor het laatst heeft gewerkt. Per dagboek krijg je te zien tot hoever het is bijgewerkt en hoeveel boekingen er zijn gemaakt.

3. Efficiency: de werkvoorraad is altijd zichtbaar in het accountancy dashboard. Met één druk op de knop kun je direct naar de juiste administratie springen. Tevens kun je de vraagposten die op de vraagpostenrekening staan zonder overtypen direct aan de klant mailen. Ook kun je ook acties en vaste afspraken vastleggen, deze zijn zowel zichtbaar op het accountancy dashboard als ook in de administratie.

4. Toegevoegde waarde: als de administratie is bijgewerkt wil je de klant inzicht geven in zijn cijfers. Met één druk op de knop worden de belangrijkste rapportages gegenereerd en kunnen dan direct naar de klant worden gestuurd.

5. Geschikt voor alle types klanten ongeacht het pakket: het dashboard biedt het meeste toegevoegde waarde als je werkt met Scan & Herken en bankenkoppelingen. Je ziet dan live je werkvoorraad en houdt inzicht in wat je nog moet doen, zo voorkom je de btw piekdrukte. Maar ook als je klanten orders brengen kun je nog veel van de toegevoegde waarde gebruiken, de werkvoorraad kun je handmatig ingeven en functionaliteit zoals automatische aanlevermails sturen, vraagpostenmails, rapportages mails, notities zijn gewoon beschikbaar. Zelf administraties die niet in Minox Online worden gevoerd maar bijvoorbeeld nog in Minox voor Windows of in een concullega pakket kunnen worden toegevoegd. Zo heb je op één plek al je administraties, het complete inzicht en kun je de status je acties en btw aangifte bewaken.

Het accountancy dashboard gebruikt een aantal bronnen die goed ingesteld moeten staan om het dashboard juist te laten werken. Per administratie gaat het om het instellen van het volgende:

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens tabblad Algemeen:

E-mails worden gestuurd aan de vaste contactpersoon van de administratie. Tevens wil je niet alle administraties op het dashboard tonen omdat de administratie bijvoorbeeld een standaard rekeningschema betreft of dat de klant geen klant meer is in het huidige boekjaar.

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens tabblad Grootboek:

Vul de vraagpostenrekening in om inzicht te krijgen in het aantal vraagposten voor de klant. Tevens kunnen er geautomatiseerd vraagpostenmails worden verstuurd, dat gaat ook via deze instelling.

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens tabblad BTW:

Het aangiftetype stuurt de btw-deadline aan op het accountancy dashboard en de interval waarmee het wordt verhoogd.

Beheer | Rechten | Gebruikers

Zorg dat voor alle medewerkers een account is aangemaakt en dat het emailadres wordt ingevuld. Het emailadres wordt gebruikt bij het mailen naar klanten als bcc (zodat je zelf ook een kopie ontvangt) en afzender (zodat de klant voor vragen jou kan mailen).

Beheer | Rechten | Toegang

Omdat het dashboard niet boekjaar gebonden is kijkt Minox of je rechten hebt op alle boekjaren. Alleen als je rechten hebt op ALLE boekjaren zie je de administratie op het dashboard. Het onderstaande voorbeeld zie je dus NIET op het accountancy dashboard.

Het accountancy dashboard kun je als je een accountants Xtra licentie hebt op twee plekken starten:

Via het accountants dialoog:

Of via Opvragen | Accountancy Dashboard

Voor het accountancy dashboard zijn er een paar instellingen die je kunt aanpassen naar de wensen van het kantoor. Instellingen kun je starten met de volgende knop:

Tabblad Algemeen:

De werksnelheid kun je instellen. Het werkt zoals in Agile Scrum, het geeft een grof inzicht in de hoeveelheid werk in uren incl. overhead van het doen van btw aangifte, rapporteren, etc. De ene administratie verwerk je sneller, een andere kost meer tijd. Maar in grove lijnen geeft het cijfer een goede indicatie van hoeveel werk er nog gedaan moet worden en het streven van ieder kantoor moet zijn dat dit cijfer door digitalisering geleidelijk omhoog gaat.

Tabblad mail:

De e-mails die gestuurd worden kun je zelf instellen. Default is deze al gevuld met een korte boodschap. Deze boodschap kun je aanpassen zodat het beter past bij jouw kantoor.

Je kunt een BCC toevoegen voor de mails die worden uitgestuurd zodat jij als gebruiker ( of aan specifieke andere gebruiker die hiervoor binnen je organisatie is aangewezen) een kopie krijgt van alle mails die via het accountancy dashboard worden uitgestuurd. 

Dit is hoe de BCC wordt bepaald:

1. Is “BCC altijd vullen met“ ingevuld in de instellingen van het accountancy dashboard en “BCC vullen met medewerker email“ niet? Het ingevulde BCC adres wordt gebruikt.

2. Is “BCC altijd vullen met“ niet ingevuld en staat “BCC vullen met medewerker email“ aan? Het email adres van de medewerker die is gekoppeld aan de administratie wordt gebruikt.

3. Is “BCC altijd vullen met“ niet ingevuld en staat “BCC vullen met medewerker email“ uit? Het email adres van de MINOX user (dus het email adres dat in de gebruikersgegevens is ingevuld bij de gebruiker MINOX) wordt gebruikt.

Er zijn vier types mails die je kunt aanpassen via de dropdown bij mailtype:

1. Aanlevermail

2. Vraagpostenmail

3. Rapportagemail

4. Nieuwe mail

Je kunt in de tekst de volgenden variabelen gebruiken:

• NAME haalt de aanhef en de naam uit de basisgegevens administratie op. Indien deze niet zijn gevuld wordt er teruggevallen op de bedrijfsnaam.

• EMPLOYEE vult de naam van degene aan wie de administratie is toegewezen. Mocht die niet zijn toegewezen dan selecteert hij de MINOX gebruiker.

• QUESTIONS vult de vragen in op basis van de gegevens op de grootboekrekening voor vraagposten.

Je kunt ook hyperlinks opnemen:

• Link naar een internetadres:

  • Type in de tekst de naam waar je naartoe wilt verwijzen, bijvoorbeeld "Bizcuit"

  • Selecteer dat woord (dus in het voorbeeld "Bizcuit")

  • Klik op de knop

    in de balk bovenaan

  • Voer het internetadres in, bijvoorbeeld "https://app.bizcuit.nl"

  • Je ziet dan dat in de mail het woord "Bizcuit" een hyperlink wordt, welke leidt naar https://app.bizcuit.nl

  • Dus: Bizcuit

• Link om een e-mail te versturen:

  • Type in de tekst de naam waar je naartoe wilt verwijzen, bijvoorbeeld "info@administratiekantoor.nl"

  • Selecteer dat woord (dus in het voorbeeld "info@administratiekantoor.nl")

  • Klik op de knop

    in de balk bovenaan

  • Voer het volgende in om een link te maken waarmee direct een e-mail verstuurd wordt: "mailto:info@administratiekantoor.nl?SUBJECT=Aanleveren"

  • Dus: info@administratiekantoor.nl

Tip:

Zo kan je bijvoorbeeld een mail maken met deze tekst er in:

Je kunt je bonnen, inkoop- en verkoopfacturen makkelijk aanleveren via de Bizcuit app.

Gebruik je Bizcuit al? Ga dan naar Bizcuit om de documenten aan te leveren.
Gebruik je Bizcuit nog niet of heb je hulp nodig bij het instellen? Neem dan contact op met info@administratiekantoor.nl voor meer informatie.

Ververs dashboard:

Daarmee wordt het hele accountancy dashboard opnieuw ingeladen.

Btw en bijwerken voor deadline updaten 

Alle ‘btw’ en ‘bijwerken voor’ deadlines die een groene vink hebben EN verstreken zijn (=voor de actuele datum liggen) worden dan klaargezet voor de volgende periode. In principe gebeurt dit iedere nacht maar je kunt het ook handmatig forceren.