Waarom komt de e-mail factuur niet aan?

Facturen die vanuit Minox worden verstuurd worden soms door ontvangende emailservers in de spam of ongewenste email folder geplaatst in de email account van de ontvangende partij.

Je kunt dit in de meeste gevallen oplossen door een vinkje te zetten in de instelling "Mailen uit naam van" onder Beheer | Instellingen;

klik op het informatie icoontje achter het kopje "Mail Instellingen" voor meer informatie.

In een klein aantal gevallen is de bovenstaande instelling niet afdoende gebleken.

Mogelijk maakt je e-mail domein dan gebruik van Sender Policy Framework (SPF). SPF is een protocol dat bijdraagt aan een vermindering van spam via e-mail. Ontvangende mailservers kunnen dan controleren of de server, waarvan een e-mailbericht wordt verstuurd, toestemming heeft om dit te doen.

Facturen die je per e-mail verstuurt met Minox Online worden verzonden met de domeinnaam “mailgun.org”. Deze e-mails kunnen door de ontvangende mailserver worden geweigerd door het SPF-beleid.

Je kan dit op twee manieren oplossen:

Voeg “mailgun.org” toe aan het SPF record. Dit zal mogelijk door de domeinbeheerder uitgevoerd moeten worden.
Op korte termijn kan je bijvoorbeeld noreply@minox-online.nl als afzender in Minox opnemen.

Daarnaast is het mogelijk dat email providers regels in hun systemen hebben ingebouwd waardoor emails die vanuit hetzelfde emailadres als het ontvangende emailadres worden verzonden, in de spam of ongewenste mail-folders in je mailbox binnenkomen. Het is daarom aan te raden om er in de layout van de factuur ( dit geldt overigens ook voor aanmaningen vanuit Minox) voor te zorgen dat het BCC adres (indien in gebruik) NIET hetzelfde adres is als het afzender adres wat is vastgelegd in de basisgegevens van de administratie.

Het email adres wat als afzender wordt gebruikt staat dus in de basis gegevens van de administratie:

Het wordt aangeraden ervoor te zorgen dat het BCC adres in de factuurlayout niet hetzelfde adres is: