1. Aanmaken van een standaard inrichting in Minox Online
Voor de conversie van administraties naar Minox Online wordt gebruikt gemaakt van een standaard ingerichte administratie uit Minox Online.
Je kunt een standaard-inrichting eenvoudig aanmaken door van een bestaande Minox administratie (eventueel met mutaties) een kopie te maken en die daarna naar eigen inzicht aan te passen.
Open hiervoor in Minox de gewenste voorbeeld administratie en klik op Administratie | Aanmaken.
Kies daarna voor de tweede optie, geef een nummer en naam en vink de optie “Behoud van alle stamgegevens” uit.
Klik daarna op de tab Stamgegevens en vink alle opties uit:
Klik dan op groene vink linksonder.
Wanneer geen bestaande Minox administratie aanwezig is om als standaard inrichting te gebruiken, dan kan één van de standaard rekeningschema’s van Minox gebruikt worden.
Klik op Administratie | Aanmaken en selecteer dan een van de rekeningschema’s:
2. Aanvullen van de standaard inrichting voor conversie
De standaard inrichting voor de conversie moet minimaal de volgende gegevens bevatten:
1 - Een volledig grootboekschema.
Via Onderhoud | Grootboek kan de grootboekschema nog worden aangevuld of aangepast.
Voor de conversie dienen extra grootboekrekeningen aangemaakt te worden voor debiteuren en crediteuren verzamelrekeningen uit de bron-administratie.
De omschrijving van de extra rekeningen moet zijn: “Conversie debiteuren” en "Conversie crediteuren".
Je kunt de bestaande verzamelrekeningen eenvoudig kopiëren naar een nieuw nummer (via de button in de knoppenbalk). Bijvoorbeeld:
1300 (Debiteuren) wordt gekopieerd naar 1310 (Conversie debiteuren)
1600 (Crediteuren) wordt gekopieerd naar 1610 (Conversie crediteuren)
2 - Btw-codes.
Via Onderhoud | Algemeen | BTW-gegevens kunnen de BTW-codes nog worden aangevuld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan BTW-codes voor o.a. inkoop of verkoop binnen of buiten de EU.
3 - Dagboeken
Naast de reguliere dagboeken voor Beginbalans, Inkoop, Verkoop, Kas, Bank, Memo moeten voor de conversie extra dagboekcodes worden aangemaakt. Het aantal extra dagboeken wordt bepaald door het aantal verschillende dagboeken wat overkomt uit de bron-administratie.
Om de extra dagboeken aan te kunnen maken, moet voor elk dagboek eerst een tegenrekening worden aangemaakt in het grootboekschema via Onderhoud | Grootboek.
Daarna kunnen de extra dagboeken worden aangemaakt via Onderhoud | Algemeen | Dagboeken. De extra dagboekcodes moeten beginnen met de letter “C” en moeten van het type “Memoriaal” zijn. Bijvoorbeeld:
Zorg ervoor dat er voldoende dagboekcodes worden aangemaakt (ca. 10). De extra dagboeken kunnen eventueel in een volgend boekjaar weer worden verwijderd.
4 - Een vrije reeks grootboeknummers
Tijdens de conversie worden automatisch extra grootboekrekeningen aangemaakt voor alle Kas- en Bank rekeningen. Hiervoor is een vrije reeks in het grootboekschema nodig, zodat in die reeks nieuwe nummers aangemaakt kunnen worden. Bepaal welke reeks in de standaard inrichting nog vrij is om te gebruiken.
In onderstaand voorbeeld zijn alle grootboeknummers van 2200 t/m 2299 nog beschikbaar:
Tijdens de conversie moet deze “vrije” reeks worden opgegeven.
3. Wat kun je van de conversie verwachten
Met de conversie worden alle financiële mutaties en de stamgegevens van debiteuren en crediteuren uit de bron administratie overgezet.
Tijdens de conversie vertaal je via een brugstaat de grootboeknummers en dagboeken uit de bron-administratie naar de grootboeknummers en (conversie)dagboeken in de standaard-inrichting van Minox.
Kas- en banksaldi worden in de conversie-dagboeken geboekt op nieuw aangemaakte conversie rekeningen.
Alle mutaties voor debiteuren/crediteuren worden geboekt op opgegeven conversie-grootboekrekeningen.
Debiteuren en crediteuren krijgen automatisch een nieuw nummer, gebaseerd op de nummer-reeksen die zijn gekoppeld aan het in- en verkoopboek uit de standaard inrichting.
Alle BTW zal rechtstreeks (en gecomprimeerd per periode) op de BTW-rekeningen uit de standaard inrichting worden geboekt.
Tijdens de conversie moeten de openstaande posten uit de bron-administratie handmatig worden ingegeven. Deze worden daarna geboekt op de nieuw toegewezen relatienummers.
Kas en Bank saldi worden (gecomprimeerd tot 1 mutatie per periode) terug geboekt van de conversie-rekeningen in de uiteindelijke dagboeken voor Kas- en Bank.
4. Het conversie-proces
Onderstaand schema geeft alvast een overzicht van het conversie proces
5. Inloggen in je conversie-account
6. Uploaden Twinfield administratie(s)
7. Aanvullen conversie-client en koppelen met Minox
