Taken | Opties | Opnieuw overnemen beginbalans
- Joke van Schaik (Unlicensed)
- Carin Lam
Dit programma zorgt voor het opnieuw overnemen van de beginbalans. Met dit programma kan men in een boekjaar opnieuw de beginbalans overnemen op basis van de eindbalans van het vorige boekjaar (= huidig boekjaar -1).
Tijdens de taak Aanmaken nieuw boekjaar worden de cijfers van de subadministratie altijd overgenomen (tenzij je alle vinkjes uitzet) en naar keuze ook de cijfers van de balansrekeningen en de kostensoorten/-plaatsen. Nu is het zeer wenselijk dat men al kan gaan boeken in het nieuwe boekjaar, maar onder andere ook nakomende inkoopfacturen in het oude boekjaar kan inboeken. Na verloop van enkele weken kan men dan de nagekomen posten alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar als beginbalansposten.
Indien in het vorige boekjaar debiteuren en/of crediteuren zijn aangemaakt die nog niet aanwezig zijn in het huidige boekjaar dan volgt een foutverslag met daarop de ontbrekende debiteuren en/of crediteuren. Maak dan de ontbrekende debiteuren/crediteuren ook aan in het huidige boekjaar en neem de beginbalans nogmaals over. Ook grootboekrekeningen en kostensoorten/-plaatsen die in het huidige boekjaar niet voorkomen worden op het foutverslag afgedrukt en dienen in het huidige boekjaar alsnog te worden aangemaakt.
Sinds 2021 is er een voorziening in Minox opgenomen die ervoor zorgt dat Minox, bij het aanmaken in het oude boekjaar (terwijl je het nieuwe al hebt aangemaakt) van een nieuwe debiteur, crediteur of grootboek rekening, vraagt of je deze ook wilt aanmaken in het nieuwe boekjaar.
Indien in het nieuwe boekjaar reeds handmatig een beginbalans is geboekt, verschijnt een melding op het beeldscherm. Het is verstandig om, na het uitvoeren van dit programma, te controleren of deze handmatig geboekte beginbalans nog noodzakelijk is.
Voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van dit programma is uiteraard dat er een administratie met hetzelfde nummer aanwezig is waarin de gegevens van het vorig boekjaar staan.
Het opnieuw overnemen van de beginbalans neemt alleen de wijzigingen mee die je in het oude boekjaar nog hebt aangebracht nadat je het nieuwe boekjaar al had aangemaakt. Boekingen die je in het nieuwe boekjaar hebt gemaakt, worden bij deze actie ongemoeid gelaten.
Het verdient aanbeveling, om in je administratie onder Beheer | Instellingen de instelling "Melding geven opnieuw overnemen beginbalans" aan te zetten. Deze instelling zorgt ervoor, dat bij het openen van de administratie in het meest recente boekjaar gekeken wordt of er in het vorige boekjaar nog wijzigingen zijn geweest die invloed hebben op de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Als je deze instelling hebt aangevinkt krijg je bij het openen van het meest recente boekjaar dan de vraag of je de beginbalans opnieuw wilt overnemen. Op deze manier vergeet je niet om wijzigingen die meegenomen moeten worden door te voeren naar het nieuwe boekjaar. Klik op het informatie icoontje achter deze instelling voor meer informatie.
Instellingen