Taken | Opties | Aanmaken nieuw boekjaar

Met behulp van Taken | Opties | Aanmaken nieuw boekjaar is het mogelijk om een nieuw boekjaar aan te maken, ook al is het oude boekjaar niet afgerond en het resultaat nog niet verdeeld.
Indien er - nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt - mutaties zijn gedaan in het vorige boekjaar, kunnen deze in het nieuwe boekjaar worden ingelezen via Taken | Opties | Opnieuw overnemen beginbalans.

Wat is het optimale moment om een nieuw boekjaar aan te maken?
Doorgaans komen in het nieuwe jaar nog inkoopfacturen en dagafschriften binnen die betrekking hebben op het oude boekjaar. Maar het is vaak wenselijk in het nieuwe boekjaar snel weer verkoopfacturen te kunnen maken. Hoewel het niet strikt noodzakelijk is, is het raadzaam een nieuw boekjaar (pas) aan te maken als je alle verkoopfacturen in het oude boekjaar hebt gemaakt.

Automatisch maakt Minox de beginbalans aan. Het dagboek Beginbalans dient aanwezig te zijn, alvorens een nieuw boekjaar kan worden aangemaakt.

Het onverdeelde resultaat van het oude boekjaar kan naar een zelf te definiëren grootboekrekening worden geboekt. In de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie kun je in het veld Te verdelen resultaat de gewenste grootboekrekening invullen. Een ingave is echter niet verplicht. Is het veld leeg dan wordt de grootboekrekening die gekoppeld is aan het dagboek BS gebruikt. De afkorting "BS" staat voor "Beginbalans Systeem " . Bestaat het dagboek nog niet dan wordt het automatisch door Minox aangemaakt tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Als tegenrekening voor het dagboek Beginbalans Systeem, wordt de grootboekrekening van het dagboek Beginbalans gebruikt.

Instructievideo
Bekijk een video met een uitleg over het aanmaken van een nieuw boekjaar.

Nieuw boekjaar

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar kunnen de volgende opties worden geselecteerd:

Subadministratie automatisch overnemen (openstaande posten)

Standaard is deze optie aangevinkt. Openstaande posten van debiteuren en crediteuren (subadministraties) worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Hiervoor worden automatisch journaalposten aangemaakt in het dagboek met soort BS (Beginbalans Systeem). Deze journaalposten kunnen niet handmatig worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen in het oude boekjaar kun je later alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar met het programma Taken | Opties | Opnieuw overnemen beginbalans.
Wens je de subadministraties van debiteuren en crediteuren niet over te nemen dan kun je deze optie uitzetten.

Saldi van alle balansrekeningen overnemen

De eindsaldi van de balans-grootboekrekeningen (met de Balans/WV-code 0 - nul - of groter dan 99) van het oorspronkelijke boekjaar worden in het nieuwe boekjaar overgenomen in de beginbalans. Deze saldi staan in het dagboek met soort BS (Beginbalans Systeem). Deze journaalposten kunnen niet handmatig worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen in het oude boekjaar kun je later alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar met het programma Taken | Opties | Opnieuw overnemen beginbalans.
Deze optie vink je aan indien je de saldi van alle balansrekeningen wenst over te nemen.

Uitsluitend saldi van Kas- en Bankrekeningen overnemen

Door het aanvinken van deze optie worden uitsluitend de eindsaldi van de dagboeken met de soort Kas en Bank in het nieuwe boekjaar overgenomen in de beginbalans. Dit gebeurt automatisch indien gekozen is voor "Saldi van alle balansrekeningen overnemen". Als het niet wenselijk is om alle saldi over te nemen, maar wel die van de Kas- en Bankrekeningen dan kan dus deze optie "Saldi van de Kas- en Bankrekeningen overnemen" worden gebruikt.

Totalen van de kostensoorten/-plaatsen overnemen

Indien je het eindsaldo van de kostenplaatsen in het nieuwe jaar wilt overnemen als beginsaldo dan dien je deze optie aan te vinken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als de kostenplaatsen als projecten worden gehanteerd.

Geblokkeerde kostenplaatsen overnemen

Deze optie dien je alleen aan te vinken indien je geblokkeerde kostenplaatsen mee wenst te nemen naar het nieuwe boekjaar. Indien je door het blokkeren van een kostenplaats hebt aangegeven dat deze niet meer in gebruik is (bijv. indien een project ten einde is), dien je deze optie uit te schakelen.

Saldi van de WV-rekeningen overnemen in de rubriek budget

Door het aanvinken van deze optie wordt voor alle WV-rekeningen het eindsaldo overgenomen in de rubriek Budget. Hierdoor is het mogelijk om de cijfers van het vorige boekjaar te vergelijken met het huidig boekjaar.

Administratie optimalisatie

Het verdient aanbeveling om gebruik te maken van deze opties bij Administratie optimalisatie.

Het voorkomt een explosie aan dagboekbladen.
Je kunt sneller boeken met de juiste BTW-codes.
Je kunt direct aan de slag in het nieuwe boekjaar met het juiste BTW-percentage.

Dagboekbladen aanvullen aanzetten (Scan & Herken en Verwerken bankmutaties)

Door het aanvinken van deze optie wordt voor Scan & Herken en voor Verwerken bankmutaties de optie "Dagboekbladen aanvullen" aangezet. In dat geval wordt - bij gelijke periode - het laatste dagboekblad telkens aangevuld.
Indien de optie niet is aangevinkt, dan wordt bij elke verwerking een nieuw dagboekblad gecreëerd.

Op datum verwerken aanzetten (bij Verwerken bankmutaties)

Hiermee kun je de optie Sortering / Verwerking in de tab Instellingen van Verwerking Bankmutaties automatisch op "Volgorde boekdatum" laten zetten (i.p.v. volgorde bankbestand). Mutaties staan daardoor altijd op volgorde van Boekdatum in het Verwerkingsvoorstel en later in de dagboekblad van de bank.

BTW wijzigbaar aanzetten (bij kostenrekeningen)

Hierdoor wordt bij alle kostenrekeningen (dat zijn grootboekrekeningen met een "te vorderen" voorstel btw-code) de optie "Btw wijzigbaar" aangezet. Als Btw wijzigbaar aan staat, kun je tijdens het boeken de btw-code wijzigen. LET OP: bij omzetrekeningen (dat zijn grootboekrekeningen met een "te betalen" voorstel btw-code) kan de optie "Btw wijzigbaar" niet worden aangezet.

Basis voor nieuw boekjaar

Administratienr.

Het administratienummer van de huidige administratie wordt hier vermeld.

Boekjaar

Automatisch wordt hier het boekjaar van de huidige administratie weergegeven.

Klik hier voor een lijst met aandachtspunten bij het aanmaken van een nieuw boekjaar.